行政單位人力資源檔案管理提升策略探究

■莊 震/江蘇省漣水縣總工會

一、前言

人力資源檔案管理工作與行政單位的自身發展有著緊密的練習，目前人力資源檔案管理上還存在諸多的漏洞，鮮少能夠在行政單位工作組織中為人事部門的考核、人員招用、分配提供實際的分析材料，由于管理的不全面，人力資源檔案的利用率較低，人力資源檔案管理流于形式化，應結合行政單位人力資源檔案管理目前存在的不足，提出相應的解決辦法，糾正管理中的混亂現象，更好的利用檔案實現行政單位的相應工作轉型，強化檔案的安全維護力度。

二、我國人事檔案存在的問題

（一）人事檔案管理方式落后

隨著時代的發展進步，行政單位迎來了諸多工作事項上的變革，使得檔案管理的任務更加復雜化、系統化，以往在檔案的管理中，存在零碎化管理的狀況，行政單位職工工作方面的信息缺失，無法進行人力條件的分析，職工調動與崗位的轉型，無法依托檔案進行分析，在人才的選拔與獎懲上，檔案無法起到實際上的數據影響力，部分檔案的信息虛假、遺漏、丟失、缺失等，使得人力資源管理中，檔案流于形式化，處于一紙空談的狀態中，難以結合科學技術的新型手段完善管理條例，推進管理的工作。

（二）單位對人事檔案的重視度不夠

行政單位的工作中由于對于檔案的利用率較低，因此整體上較為忽視檔案的管理工作，甚至認為檔案管理可有可無，可在人力資源的管理中一人身兼數職進行檔案的處理，紙質版的檔案長時間得不到整理，電子版的檔案信息安全度不高，存儲方式不當，檔案的查閱較為繁瑣，行政單位在檔案管理中投入的資金與人力條件均與工作量不符，檔案的管理始終處于停滯狀態。

（三）人事檔案管理人員的相關專業性弱

檔案的管理不僅要掌握新時期的相關軟件與系統，可進行電子版的檔案歸納處理，構建行政單位的數據庫，還需要管理人員有一定的資料統籌管理能力，可分門別類的進行檔案的存放歸類，這就對檔案管理人員的資質有一定的要求，實際的工作中，檔案管理人員的待遇不高，選用的管理人員多專業能力不強，內部又很少在檔案問題上進行培訓，管理人員缺乏自我進步的空間。

（四）檔案管理的信息化建設落后

檔案管理從紙質版的單一化管理模式，逐漸變得更加依賴信息化手段進行管理，但在實際的信息化建設中，出現了信息泄露、信息遺失、信息傳輸人選錯造成文件的泄露，信息選擇中勾選錯誤選項，導致傳輸資料無法撤回，浪費工作時間等，另外在信息化的建設中，由于管理人員對有關的軟件與技術把握不全面，操控起來較為費力，不懂得簡便的操控方式，反而加大了工作量，信息化無法與原本的紙質化管理形式銜接起來，工作模式不完善，管理中心力交瘁。

三、行政單位人力資源檔案管理提升策略

（一）制定高效檔案管理制度

檔案管理的效率不高，應制定全新的檔案管理計劃，在檔案的收錄、分析、整理、查閱、傳輸、整合、數據庫建立等不同的層面，分別銜接各個部門，建立溝通渠道，能夠及時性的將資料補充修正，按照行政單位目前的變革方向，了解各個部門工作的主要性征，跟隨實際行政單位的工作步伐，在檔案的管理中為行政單位提供科學的數據資料，在檔案的查閱中設定關鍵詞搜集器，能夠快速的通過標題的查找，搜羅出有關的信息內容，進而按照時間與文件的擴展名等，快速的抽調有用的資料輔助行政單位工作的思量，應制定檔案管理的規范制度，無論是電子版的信息查詢還是紙質版的資料翻閱，必然有一定的借閱與應用流程，落實檔案的出入痕跡，以便后期的檔案流失追責，對檔案進行統一的管理，制定標準的流程，篩選出部分較為繁瑣的查閱與管理流程，在簡明的檔案管理模式下，提高工作的效率。

（二）豐富內容提高利用價值

應豐富檔案的內容，檔案的資料保障準確性與完整性，以此能夠提供更高的行政工作利用價值，其中應詳細的記錄職工的各項基礎資料，并將職工工作中的突出貢獻與不當工作記錄在檔案中，利用檔案分析職工的專業所長、潛在的工作能力，綜合分析其專業、文化程度、工作能力、心態、精神風貌等，為職工提供更合理的自我晉升空間，實現崗位的專人專崗，公平的展開行政單位的內部競爭，提高人才的利用率，避免行政單位內部的工作協調不佳，體現出檔案管理的意義。

（三）提高檔案管理人員素質

在行政單位中展開人員的培訓，給予檔案管理人員學習的機會，定期組織檔案管理人員外出學習，引進高新技術人才，利用高效的軟件與設備，制定網絡化的檔案管理系統流程，獎勵檔案管理的創新人員，設定管理的績效考核，有管理的各個環節專業負責人，各個部門通過設有與檔案管理人員的協調人員，共同協作完成檔案管理的完善工作。

（四）加強檔案管理數字建設

實現內部的檔案共享，結合行政單位的人員崗位職責，可限定部分賬號的密碼鎖，使得各自能夠查詢部門內部的信息，設有權限減少資料的流失幾率，動態化掌握員工的動向，合理進行工作配置?？稍谟嬎銠C內部建立檢索的有關目錄，這樣即使在龐大的數據下，也能夠更快的找到想要查閱的信息，同時在信息的傳輸傳閱中，可設定部分的權限，在選擇接收人的時候，部分信息只能傳輸給一定的領導階層，或者對應的部門工作者，避免信息的誤傳，目前有部分的軟件就可以設定一些信息借閱流程，如釘釘，每個環節都有詳細的記錄，這樣在信息出現漏洞問題時，可以第一時間的根據計算機的線索追責，快速的將錯誤信息銷毀，或者攔截在中途，避免信息泄露，在重重的安全審核模式下，檔案的后期利用都處于一個網絡化的監管保護空間中，在加密、權限限制、傳輸記錄等環節下，保障電子化的管理更為方便與安全。

四、人力資源檔案管理的發展趨勢

（一）思想意識的更新

現階段已經凸顯出傳統管理的不足，但仍舊保留一些老員工，采取傳統與現代化結合的模式進行管理，雖然科學技術的發達，未來更加注重對信息化人才的選用，會淘汰無法與時俱進，缺乏創新意識，缺乏組織管理能力，思想較為陳舊的行政人員，且目前我國的行政單位也迎來了工作的一系列創新轉型，往后將會更加需要新鮮血液的融合，招納更多兼備信息技術與管理的人才參與檔案管理工作，檔案管理的人員不再是處于行政單位的邊緣地帶，反而可能是行政單位中綜合能力較強的人才。相關的檔案管理工作也會越來越受重視。

（二）信息系統的建設

目前行政單位的檔案管理仍舊處于較為松散的狀態，各個行政單位都還在摸索信息化的手段，這個過程中雖然導入了部分的創新想法，但仍舊是各自為政，一些看似具有創新性的觀點，在實際的施行中與行政工作不符，現階段行政工作的檔案數量與資料的復雜性均有所增多，隨之而來的網絡安全問題也引起了重視，在檔案管理的發展過程中，我國結合有關的案例要求，在相應的法律法規上應對檔案管理的安全問題提出相應的監管措施，實現各個系統之間的鏈接，提高信息化電子檔案在處理中的法律效應。

（三）構建數字檔案信息服務平臺

檔案管理最終的目標是為了服務與行政單位的工作，檔案涉及的工作范圍較廣，應強化服務能力，在完善的設備與系統管理下，使得各個部門之間可通過信息管理的流程化，將實際的工作與電子檔案銜接起來，能夠分門別類的輔助各個部門的工作調查分析，同時部門可結合檔案進行自查與檢驗，當多個部門協作進行項目推進時，能夠通過后臺的設計使得相關參與項目的人員均可具備查閱的權限，做好保密處理的前提下，使得檔案信息高度貢獻，此時還能夠將部分的檔案資料透明化、大眾化，方便有關人員的自查自取，衡量檔案權限安全與應用效率之間的關系，使得服務更加周到。

五、結語

總之，新時期想要實現行政單位職工各司其職，在崗發揮出最大的效益，推動行政單位的工作積極變革，還需要依托于檔案資料，具體的分析職工的崗位能力與價值，以為職工謀求更好的發展。