高職院校實驗實訓耗材管理系統設計與實現

黃清 江蘇海事職業技術學院

引言

隨著高職院校規模不斷擴大、專業增多，實驗實訓課程不斷增多，實驗實訓耗材的需求及管理難度越來越大。傳統的手工管理模式出現的數據混亂不便查詢等現象越發嚴重，特別是在實驗實訓耗材管理方面，傳統的手工管理，涉及耗材申領使用，耗材出庫入庫以及全院耗材采購計劃的管理，都依賴于紙質加excel 電子表格管理。相關實驗實訓耗材管理的人員工作量較大，手工統計容易出錯，耗材信息統計不及時，教學管理部門也無法從宏觀層面掌控學院耗材采購、庫存和使用情況，數據繁多且不便查詢，耗材信息的量化統計很難做到準確及時，耗材管理的效率相對低下。為方便對實驗實訓教學過程需要的耗材等低值易耗品進行有效管理，通過建立一套科學化的實驗實訓耗材管理系統可以提高管理的現代化水平，提高工作效率。

一、實驗實訓耗材管理現狀

實驗實訓耗材是指在實驗實訓教學等過程中使用的材料，一般是價值比較低可多次使用或只能使用一次，且不能納入固定資產管理范圍的物品。在高職院校中部分專業中存在著大量的實驗實訓耗材，而實驗實訓耗材管理工作主要包括耗材的申請、審批和領用三個步驟，涉及多個部門的多個人員，傳統的手工為主的管理模式不僅效率低且容易出錯。每學期末由各個二級學院提交電子和紙質的耗材采購申請表，該申請表里包括需要采購的耗材、規格、數量等信息；各院系單位提交的申請表經由實驗教學管理部門資產設備管理處的工作人員匯總統計，并保存成excel 表格形式，將提該匯總表交相關領導審批；得到審批后的耗材清單將交由負責采購的工作人員，由他們與供貨商聯系、詢價，簽訂采購合同；合同簽訂后，耗材庫存管理人員根據耗材庫存情況，與供貨商聯系供貨，手工登記供貨庫存情況。需要領用耗材物品的教師等人往往是通過電話或者親自到實驗室倉庫進行詢問所需耗材，進行耗材的領取；領取耗材后，耗材庫存管理人員借助excel登記領用信息。這種傳統的手工管理模式下耗材的申請信息、審批信息及領用信息的統計和反饋速度慢，效率低下，無法滿足日益增長的管理需求，嚴重影響了高校實驗室管理水平的提高。

二、系統設計與實現

根據現在高校耗材的管理模式，所設計的實驗實訓耗材管理系統主要實現各學院對本部門耗材的管理包括入庫、出庫、查詢、耗材計劃申報，面向申請使用耗材的任課教師、實訓室管理人員、學院領導。超級管理用戶可以查看全院的耗材情況，系統還可實現全校各個二級學院實驗室信息的維護，應該包含以下幾個模塊：系統管理模塊、耗材出入庫管理模塊、耗材庫存管理模塊、耗材申請模塊等，具體的功能模塊如圖所示：

系統管理模塊該模塊。該模塊主要功能管理耗材基本信息，用戶權限設置管理、二級學院專業的新增刪除修改、實訓中心基礎資料管理等信息。

耗材出入庫管理模塊。該模塊主要功能面向申請使用耗材的任課教師，實驗室管理人員與院系實訓室管理領導，登記、審核出入庫的耗材，審核通過以后的出入庫信息不可以進行修改。

耗材庫存管理模塊。該模塊主要功能可以查詢本學期及歷史耗材庫存情況，查詢耗材出入庫時間品種數量價格及領用人員等記錄。

三、結語

該系統主要針對高職院校實驗教學耗材申報、審批、領用整個工作流程進行設計，通過信息化方法使各部門的工作人員相互協作，免去了傳統教學耗材申報審批的復雜與煩瑣，把耗材數據的信息化進行存儲。實驗實訓耗材管理系統設計和開發彌補高職院校實驗教學耗材手工申報審批及領用管理模式的不足，對高職院校實驗實訓耗材進行科學規范的信息化管理，提高了工作人員的工作效率和管理水平，建立有效的實驗室量化管理機制，實現高校實驗室的專業發展，進而實現人才的專業化培養，提高學生的核心競爭力。