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企業投遞式財務報銷模式應用探討

2019-11-19 01:39:00朱江源
新財經 2019年19期

朱江源

[摘 要]傳統窗口式財務報銷模式存在流程冗長、效率較低等缺點,大量票據的錄入、審核、報銷、反饋對經辦人和財務人員來說繁重且低效,亟須一種新的理念和思路革新這一傳統流程。在此背景下,投遞式財務報銷模式應運而生,報銷人與財務人員之間無須面對面的溝通,大幅提升了報銷效率,但仍存在溝通成本較大、重復核算較多和單據傳遞不暢等問題。文章嘗試從軟硬件結合的角度,搭建規范高效的投遞式報銷平臺,以完善投遞式報銷模式在企業實際應用中的不足。

[關鍵詞]投遞式;財務報銷;流程優化

[中圖分類號]F812.42

1 前 言

財務報銷是企業財務部門工作的重要組成部分。傳統的財務報銷模式采用手工報銷的方式來實現,存在工作效率低、預算控制手段滯后、報銷流程冗長、單據錄入低效等一系列缺點。隨著企業信息化建設的飛速發展,網上報銷系統等信息化報銷手段出現了。網上報銷模式克服了傳統手工報銷模式的缺陷,簡化了報銷手續,實現了預算事前控制,加強了對財務活動的有效管控。盡管網報系統的財務報銷模式代替了傳統手工報銷模式,但整個流程并沒有實質上的改變,大量票據的錄入、審核、報銷、反饋對經辦人和財務人員來說仍然是繁重的。預約領號系統的引入在一定程度上維持了報銷等待的秩序,但“報銷難”的問題并沒有得到根本解決。

在報銷前臺,一面是財務人員繁忙的工作,一面是報銷經辦人的漫長等待以及其他經辦人此起彼伏的抱怨。傳統窗口式的報銷模式要求經辦人和財務人員配合完成,整個報賬流程按部就班的串行性,決定了這一順序過程的耗時和低效,亟須一種新的理念和思路革新這一傳統流程。為了實現這一目標,投遞式報銷模式應運而生。

2 投遞式報銷模式簡介和存在問題

投遞式報銷模式,是指報銷經辦人將粘貼好的報銷憑證裝入投遞袋,隨時投入到專門的投單柜,由財務人員集中辦理報銷及網銀無幣化支付的一種業務模式。在該模式下,報銷經辦人無須預約取號,免去等候報銷的時間,工作安排更為靈活;同時審核人員避免了無關打擾,更專注于單據審核點,可以有效地提升審核效率;此外,統一無幣化支付直接將報銷金額打入報銷經辦人銀行卡中,提升了結算效率,確保了資金安全。

在具備上述優勢的同時,投遞式報銷模式仍存在以下不足。

2.1 單據狀態的及時跟蹤和問題反饋

投遞式報銷模式下,經辦人無須和財務人員面對面交流,提升效率的代價是降低了溝通的便捷性。經辦人不能實時了解到報銷單據的狀態,審核人員即便發現單據問題,也沒有便捷有效的方式通知經辦人。基于電話、短信的傳統溝通方式均存在局限性,無法滿足實時信息傳遞反饋的要求。若經辦人未及時取回問題單據,時間久則導致財務人員手中存有大量不合格單據,后期再查找退回單據比較困難。

2.2 各部門問題單據的統計考核機制

投遞式報銷的問題單據數量和傳統窗口報銷數量相當。對經辦人而言,由于沒有針對問題單據的統計考核機制,同樣的錯誤可能屢次發生。一方面不利于提升經辦人的報銷單據質量意識,另一方面也加大了財務人員的重復核算負擔,反而降低了報銷效率。

2.3 單據傳遞的風險控制和責任劃分

投遞式報銷的操作流程基本包含投單、收單、審核和退單四個環節。一旦出現單據遺失,問題環節難以追溯確定。舉個例子,某報銷經辦人聲稱投了三張報銷單據,最后只報銷通過了兩張,另外一張既未顯示報銷成功,也未收到退單通知,哪個環節出了問題?原因不外乎兩種:一種情況是投單環節,經辦人并未投遞過這張單據;另一種情況是報銷人確實投遞了,財務人員在收單、審核過程中某個環節出了問題。不管實際是哪種情況,都很難追溯確定責任歸屬。

3 投遞式報銷平臺的搭建及流程設計

為了解決上述問題,可以在保留“投遞式”這一核心模式的前提下,充分利用網報系統資源,從軟件和硬件兩方面搭建投遞式報銷平臺,并設計規范高效的財務報銷流程和反饋機制,以實現“流程規范”“業務高效”的目標。

3.1 硬件方面

定制投單柜、退單柜,設計投遞袋和記錄卡片。記錄卡片上由投單人填寫投單日期、投單人姓名和單據數量等信息;投遞袋用來容納投遞單據和記錄卡片,防止單據散失;投單柜上端設置長條開口,可容納投遞袋放入,所有部門單據統一投入同一投單柜;退單柜按部門設置若干小格,小格鑰匙由各部門自行保存,保證經辦人退單修改的安全性和便捷性。

3.2 軟件方面

依托網上報銷系統構造“報銷看板”功能模塊,財務人員在審核單據時,將單據問題和更正建議實時記錄在報銷看板中。投單人可以登錄報銷看板,隨時查詢投遞單據狀態,及時掌握報銷進度。

3.3 流程設計

結合軟硬件條件,設計如圖1所示的企業投遞式財務報銷業務流程。流程共包含收單、審核、退單和獎懲四個環節。

(1)收單環節:經辦人填寫網報流程,打印粘貼報銷單放入投遞袋,在記錄卡片上填寫投單日期、投單人和投單數量等信息,投入投單柜中。財務人員按期收取投遞單據,收取時核驗記錄卡片信息,確保與投遞單據一致。

(2)審核環節:財務人員對報銷單據有無問題進行審核。若無問題,則審核通過;若存在問題需要更正,則將單據問題及更正建議實時填寫在網報系統報銷看板模塊。全部單據審核完畢后,將通過的單據交出納結算付款,將需要更正的單據及投遞袋放回相應退單柜。

(3)退單環節:經辦人可隨時登錄網報系統報銷看板跟蹤投遞單據狀態,查看單據問題和更正建議。并可在任意時間前往退單柜取回報銷單據進行更正,完畢后將單據按要求重新投入投單柜。

(4)獎懲環節:財務部門統計報銷看板中的問題數據,生成各部門單據問題率清單。企業可定期內部通報各部門單據問題率,按打分制或排名制將累計單據問題率納入部門考核。

4 投遞式財務報銷平臺的優勢

該投遞式財務報銷平臺具有以下三點優勢:

(1)既有效降低單據反饋溝通成本,又保證問題單據傳遞的安全便捷。財務人員在審核報銷單據的同時,將單據問題實時填寫在網報系統報銷看板模塊。經辦人可隨時登錄該模塊,自助查詢單據狀態、問題和更正建議。雙方無須通過電話、短信方式來聯系確認單據信息。

(2)建立部門問題單據獎懲機制,由財務部門進行考核。通過統計報銷看板中的問題數據,定期通報各部門單據問題率,同時將其納入部門考核。單據問題率獎懲制度可以提升經辦人單據質量意識,有效減少問題單據數量,降低財務人員重復核算負擔。

(3)加強投遞單據的過程記錄,在報銷投遞的各個環節出現問題均可追溯。在收單環節:投遞記錄卡片上由經辦人填寫投遞單據數量,放入投遞袋。財務人員收單后,第一時間核對投遞袋內單據數量,如與卡片不一致全部退單,不予辦理報銷。在退單環節:對于需要退回修改的問題單據,以部門為單位設置退單柜,保證經辦人退單修改的安全性和便捷性。此外,在投遞柜和財務處均安裝監控設施,以厘清事實依據。

5 結 語

文章通過與傳統窗口式報銷模式比較,發掘投遞式報銷模式的優勢和不足,提出從軟硬件兩方面來搭建企業投遞式報銷平臺,并設計合理高效的財務報銷流程與反饋機制,以完善投遞式報銷模式在企業實際應用中的不足。

在保證該平臺規范高效應用的前提下,后續可從改進結算方式、推廣信息渠道、支撐業務開展等方面進一步優化報銷流程,加強管理會計的職能,緊密推動業財融合,助力企業更好更快發展。

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