企業投遞式財務報銷模式應用探討

朱江源

[摘 要]傳統窗口式財務報銷模式存在流程冗長、效率較低等缺點，大量票據的錄入、審核、報銷、反饋對經辦人和財務人員來說繁重且低效，亟須一種新的理念和思路革新這一傳統流程。在此背景下，投遞式財務報銷模式應運而生，報銷人與財務人員之間無須面對面的溝通，大幅提升了報銷效率，但仍存在溝通成本較大、重復核算較多和單據傳遞不暢等問題。文章嘗試從軟硬件結合的角度，搭建規范高效的投遞式報銷平臺，以完善投遞式報銷模式在企業實際應用中的不足。

[關鍵詞]投遞式;財務報銷;流程優化

[中圖分類號]F812.42

1 前 言

財務報銷是企業財務部門工作的重要組成部分。傳統的財務報銷模式采用手工報銷的方式來實現，存在工作效率低、預算控制手段滯后、報銷流程冗長、單據錄入低效等一系列缺點。隨著企業信息化建設的飛速發展，網上報銷系統等信息化報銷手段出現了。網上報銷模式克服了傳統手工報銷模式的缺陷，簡化了報銷手續，實現了預算事前控制，加強了對財務活動的有效管控。盡管網報系統的財務報銷模式代替了傳統手工報銷模式，但整個流程并沒有實質上的改變，大量票據的錄入、審核、報銷、反饋對經辦人和財務人員來說仍然是繁重的。預約領號系統的引入在一定程度上維持了報銷等待的秩序，但“報銷難”的問題并沒有得到根本解決。

在報銷前臺，一面是財務人員繁忙的工作，一面是報銷經辦人的漫長等待以及其他經辦人此起彼伏的抱怨。傳統窗口式的報銷模式要求經辦人和財務人員配合完成，整個報賬流程按部就班的串行性，決定了這一順序過程的耗時和低效，亟須一種新的理念和思路革新這一傳統流程。為了實現這一目標，投遞式報銷模式應運而生。

2 投遞式報銷模式簡介和存在問題

投遞式報銷模式，是指報銷經辦人將粘貼好的報銷憑證裝入投遞袋，隨時投入到專門的投單柜，由財務人員集中辦理報銷及網銀無幣化支付的一種業務模式。在該模式下，報銷經辦人無須預約取號，免去等候報銷的時間，工作安排更為靈活;同時審核人員避免了無關打擾，更專注于單據審核點，可以有效地提升審核效率;此外，統一無幣化支付直接將報銷金額打入報銷經辦人銀行卡中，提升了結算效率，確保了資金安全。

在具備上述優勢的同時，投遞式報銷模式仍存在以下不足。

2.1 單據狀態的及時跟蹤和問題反饋

投遞式報銷模式下，經辦人無須和財務人員面對面交流，提升效率的代價是降低了溝通的便捷性。經辦人不能實時了解到報銷單據的狀態，審核人員即便發現單據問題，也沒有便捷有效的方式通知經辦人。基于電話、短信的傳統溝通方式均存在局限性，無法滿足實時信息傳遞反饋的要求。若經辦人未及時取回問題單據，時間久則導致財務人員手中存有大量不合格單據，后期再查找退回單據比較困難。

2.2 各部門問題單據的統計考核機制

投遞式報銷的問題單據數量和傳統窗口報銷數量相當。對經辦人而言，由于沒有針對問題單據的統計考核機制，同樣的錯誤可能屢次發生。一方面不利于提升經辦人的報銷單據質量意識，另一方面也加大了財務人員的重復核算負擔，反而降低了報銷效率。

2.3 單據傳遞的風險控制和責任劃分

投遞式報銷的操作流程基本包含投單、收單、審核和退單四個環節。一旦出現單據遺失，問題環節難以追溯確定。舉個例子，某報銷經辦人聲稱投了三張報銷單據，最后只報銷通過了兩張，另外一張既未顯示報銷成功，也未收到退單通知，哪個環節出了問題？原因不外乎兩種：一種情況是投單環節，經辦人并未投遞過這張單據;另一種情況是報銷人確實投遞了，財務人員在收單、審核過程中某個環節出了問題。不管實際是哪種情況，都很難追溯確定責任歸屬。

3 投遞式報銷平臺的搭建及流程設計

為了解決上述問題，可以在保留“投遞式”這一核心模式的前提下，充分利用網報系統資源，從軟件和硬件兩方面搭建投遞式報銷平臺，并設計規范高效的財務報銷流程和反饋機制，以實現“流程規范”“業務高效”的目標。

3.1 硬件方面

定制投單柜、退單柜，設計投遞袋和記錄卡片。記錄卡片上由投單人填寫投單日期、投單人姓名和單據數量等信息;投遞袋用來容納投遞單據和記錄卡片，防止單據散失;投單柜上端設置長條開口，可容納投遞袋放入，所有部門單據統一投入同一投單柜;退單柜按部門設置若干小格，小格鑰匙由各部門自行保存，保證經辦人退單修改的安全性和便捷性。

3.2 軟件方面

依托網上報銷系統構造“報銷看板”功能模塊，財務人員在審核單據時，將單據問題和更正建議實時記錄在報銷看板中。投單人可以登錄報銷看板，隨時查詢投遞單據狀態，及時掌握報銷進度。

3.3 流程設計

結合軟硬件條件，設計如圖1所示的企業投遞式財務報銷業務流程。流程共包含收單、審核、退單和獎懲四個環節。

（1）收單環節：經辦人填寫網報流程，打印粘貼報銷單放入投遞袋，在記錄卡片上填寫投單日期、投單人和投單數量等信息，投入投單柜中。財務人員按期收取投遞單據，收取時核驗記錄卡片信息，確保與投遞單據一致。

（2）審核環節：財務人員對報銷單據有無問題進行審核。若無問題，則審核通過;若存在問題需要更正，則將單據問題及更正建議實時填寫在網報系統報銷看板模塊。全部單據審核完畢后，將通過的單據交出納結算付款，將需要更正的單據及投遞袋放回相應退單柜。

（3）退單環節：經辦人可隨時登錄網報系統報銷看板跟蹤投遞單據狀態，查看單據問題和更正建議。并可在任意時間前往退單柜取回報銷單據進行更正，完畢后將單據按要求重新投入投單柜。

（4）獎懲環節：財務部門統計報銷看板中的問題數據，生成各部門單據問題率清單。企業可定期內部通報各部門單據問題率，按打分制或排名制將累計單據問題率納入部門考核。

4 投遞式財務報銷平臺的優勢

該投遞式財務報銷平臺具有以下三點優勢：

（1）既有效降低單據反饋溝通成本，又保證問題單據傳遞的安全便捷。財務人員在審核報銷單據的同時，將單據問題實時填寫在網報系統報銷看板模塊。經辦人可隨時登錄該模塊，自助查詢單據狀態、問題和更正建議。雙方無須通過電話、短信方式來聯系確認單據信息。

（2）建立部門問題單據獎懲機制，由財務部門進行考核。通過統計報銷看板中的問題數據，定期通報各部門單據問題率，同時將其納入部門考核。單據問題率獎懲制度可以提升經辦人單據質量意識，有效減少問題單據數量，降低財務人員重復核算負擔。

（3）加強投遞單據的過程記錄，在報銷投遞的各個環節出現問題均可追溯。在收單環節：投遞記錄卡片上由經辦人填寫投遞單據數量，放入投遞袋。財務人員收單后，第一時間核對投遞袋內單據數量，如與卡片不一致全部退單，不予辦理報銷。在退單環節：對于需要退回修改的問題單據，以部門為單位設置退單柜，保證經辦人退單修改的安全性和便捷性。此外，在投遞柜和財務處均安裝監控設施，以厘清事實依據。

5 結 語

文章通過與傳統窗口式報銷模式比較，發掘投遞式報銷模式的優勢和不足，提出從軟硬件兩方面來搭建企業投遞式報銷平臺，并設計合理高效的財務報銷流程與反饋機制，以完善投遞式報銷模式在企業實際應用中的不足。

在保證該平臺規范高效應用的前提下，后續可從改進結算方式、推廣信息渠道、支撐業務開展等方面進一步優化報銷流程，加強管理會計的職能，緊密推動業財融合，助力企業更好更快發展。

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