關于檔案信息化建設與管理的探索

文/白逸云

隨著信息技術和互聯網的發展，信息傳播的速度越來越快，檔案管理應該順應時代發展，運用現代信息技術，開展檔案信息化建設與管理，本文結合檔案信息化建設管理的現狀及存在問題，提出了做好檔案信息化建設管理工作的見解，意在提高檔案信息化建設管理水平

檔案信息化建設是指運用信息技術對檔案進行生成、管理、開發利用的過程，目的是為了提高檔案工作現代化水平，滿足和方便人們快捷利用檔案，更好地實現檔案資源共享的過程。

一、檔案信息化建設管理工作現狀

1.缺乏對檔案信息化建設管理的重視。有的部門和領導認為檔案管理不是單位的主要業務，所以對檔案管理不夠重視，在人員配備和設施配備方面都差強人意。領導更不了解檔案管理的標準和發展水平，所以沒有開展檔案信息化的熱情和積極性。再則由于檔案管理人員思想上因循守舊，不喜歡接受新的檔案管理模式，缺乏開展檔案信息化的主動性和積極性，使得檔案管理落后于時代的要求。

2.檔案信息化建設管理標準要求不明確。雖然國家檔案局也制定了一些檔案信息化建設管理的標準指南和要求，這些僅僅是業務指導層面上的東西，缺乏行政層面上的強制執行措施和要求。各單位在具體的檔案管理工作中依然是我行我素，堅持自己原來的管理方式，所以檔案信息化建設管理還必須要求政策制度上的統一標準才行。

3.檔案管理人員的素質比較低。各單位的檔案管理人員基本上都是非檔案專業的人員來兼任的，業務能力和素質普遍比較低。主要表現一是沒有專業知識和管理經驗，許多人員都是從別的崗位轉崗而來，且沒有系統地參加過檔案知識培訓；二是對自身工作重要性認識不足，覺得檔案管理工作在單位是不受重視的邊緣化工作，領導不重視，自己再努力也是白搭；三是工作責任心不強，單位大多安排年齡大的同志做檔案工作，許多人抱著混日子的想法，更沒有想進步的要求，所以嚴重影響了檔案信息化建設的發展進程。

二、檔案信息化建設管理存在的問題

1.分散性。由于各個單位在檔案管理工作中的信息化水平不高，就是同一個單位各部門之間也不進行交流溝通，相互消息閉塞，各干各的，這樣既加大了檔案管理的工作量，又造成了所保管檔案的大量重復。

2.異構性。有一些單位在接收檔案信息的時候，在檔案信息轉存的過程中信息出現了異構性，使很多檔案數據都發生了結構變化，出現了檔案數據錯誤無法解讀的現象，為了處理這種情況，就必須投入大量的人力資源，增加了檔案管理的負擔。

3.滯后性。目前檔案管理中對于檔案信息不及時的進行歸檔整理，造成了大量檔案信息丟失，所以降低了人們對檔案信息化建設的興趣。開展檔案信息化建設可以改進原來的檔案管理形式，也可以提高檔案信息的查找速度，檔案的信息化建設不只具有先進的檔案管理技術，還要靠完善的檔案管理制度和檔案管理人員的積極性來做保障。

4.混淆信息化和數字化的概念。很多人對檔案信息化缺乏正確理解，他們往往把對檔案進行聯網管理理解為檔案管理信息化。其實檔案管理信息化是一種檔案的管理目標，而不是具體的操作手段。數字化的檔案管理是檔案管理的最終管理形式，所以要搞清楚檔案信息化管理的概念和具體工作模式的區別，在進行檔案信息化建設中，要避免形式化的東西。

5.安全性。現在的檔案管理機構對于檔案信息化建設和管理的安全防范意識不足，安全防范措施不到位，對于檔案信息的安全問題所產生的后果認識不足，只知道安裝了防火墻就可以高枕無憂了，對網絡攻擊缺乏認識。

三、檔案信息化建設管理的優勢

1.節約成本。檔案信息化會有效的節約資源，避免重復造成的不必要的浪費。在檔案信息化之前，檔案的管理是一種手工操作的管理模式，檔案的收藏保管都是一種比較原始的狀態，要花費大量的人力物力。而且純手工的登記和查找方式，既浪費時間又容易出現差錯，所以在檔案管理中必須盡快建設信息化檔案管理模式，利用現代化信息技術來管理檔案，既可以提高檔案利用的檢索速度，提升檔案管理的整體水平，也可以使大量的檔案數據存儲在服務器和云平臺，節省了空間，降低了成本。

2.提高工作效率。現代化的信息技術用數字數據取代了過去的紙書，利用電腦的查詢系統可以快速的對目錄進行檢索，極大地提高了檔案的查詢速度。過去為了查找一個檔案要翻遍一個庫房的現象一去不復返了，節約了大量人力物力資源，現代化的檢索技術分分鐘就可以完成過去耗時巨大的人力工程。

四、檔案信息化建設管理的方案

1.建設高水平的信息化檔案系統。首先要做好本單位檔案信息化建設管理的系統方案，在此基礎上建設一個數字化平臺，然后再建設好內部檔案管理系統、安全防范系統和公共服務平臺。要利用高科技互聯網的優勢，整合好檔案信息資源，利用好資源共享服務平臺，使檔案的自身價值得到真正的體現。

2.發揮多部門協作精神。在建立電子文檔的過程中，信息的原始檔案單位對信息比較熟悉，所以可以對信息進行初步的歸納處理。對于轉換成功的電子文檔，要分門別類的進行歸檔管理，這樣可以充分利用文檔中比較有價值的信息文件，讓檔案信息實現它的自身價值，從而體現出多部門協作的成果。

3.處理電子文檔。原始檔案轉化成電子文檔以后，檔案管理人員要對其進行整理和歸檔工作，要對文檔進行加密和水印處理，保證文檔不會被隨意更改，在下載的時候也要帶上水印避免重要的檔案資料流出造成企業的損失。

五、檔案信息化建設管理的措施

1.逐步完善檔案信息化建設管理設施。要想做好檔案信息化建設管理工作，就必須要有檔案信息化建設管理的設施設備，這是做好檔案信息化建設管理的基礎，沒有這些一切都是空的。不僅要有計算機、打印機、掃描儀這些設備把原始檔案轉化成電子數據進行無紙化存檔，還有服務器、路由器等互聯網的設備為檔案的存儲和利用提供條件。有了這些高科技設施設備，就能在檔案管理工作中發揮出事半功倍的作用。

2.檔案信息化與傳統方式并舉。在進行檔案信息化建設的同時，也不能完全丟棄傳統的檔案管理模式。因為在某些領域必須用原始的管理模式來保護比較珍貴的歷史文獻，雖然在目錄的制定上可以用檔案信息化的管理方式進行管理，但是在檔案的借閱方面，還是要去利用原始的紙質檔案，這就是兩種管理方式并舉的好處。

總之，檔案信息化建設管理是未來檔案管理的發展方向和主流模式，現在的檔案管理部門一定要提高對開展檔案信息化建設管理的認識，加大檔案信息化建設力度，加快檔案信息化建設管理步伐，為快速提升國家檔案管理水平做出自己的努力。