新時期高校涉密檔案開發與利用

文/郭志鵬

高校涉密檔案身份特殊，其中包含中央、省、市密級文件及涉密科研項目資料等，本文作者結合實際工作中存在的問題加以分析，就做好新時期高校涉密檔案開發與利用工作提出幾點建議，以促進新時期高校涉密檔案管理工作不斷完善

高校檔案工作是高校重要的基礎性工作。高校檔案是指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。在高校檔案中還有一部分身份特殊需要特殊對待的檔案，即高校涉密檔案。高校涉密檔案一般由兩部分構成，一是高校在日常管理過程中接收的中央、省、市國家機關密級文件，其中包含有國家政治、經濟、科學、教育等涉密信息；二是高校自身產生的涉密文件，包含有較高學術價值的論文、期刊、項目以及涉密科研課題和項目信息，這些涉密文件資料歸檔后形成了特有的高校涉密檔案。涉密檔案由于自身的特殊性，在開發與利用的過程中是存在界限范圍的，無限制地利用會對黨、國家及高校的安全利益造成危害，因此對涉密檔案的管理工作中，要清醒地認識和正確處理利用與保密的關系。一是要嚴格做好保密工作，確保涉密檔案在使用過程中的安全，避免造成泄密；二是在要求的范圍內有效利用檔案資源，最大程度地實現檔案的價值，更好地為高校各項工作服務。一味“保而不用”只會失去檔案管理工作的本質意義，因此如何做好高校涉密檔案的開發與利用，對高校檔案管理工作意義重大。

一、高校涉密檔案開發與利用的現狀

近年來，高校不斷加大保密宣傳教育力度，充分利用各種平臺進行普法宣傳，保密“兩識”教育不斷深入人心。在高校涉密檔案管理中，從事涉密保管人員擔心泄密，對涉密檔案普遍存在過度保管，存在重保密，輕利用或“只保不用”的現象。加之高校檔案管理人員長期受傳統思想影響，一直認為高校檔案館應當為高校或國家服務，不應該對社會開放，認為檔案開放可能會影響安全，涉密檔案已過保密時間也未能及時解密，造成檔案鑒定開放工作相對滯后。因此，高校涉密檔案的保密和利用嚴重脫節。一是對待這類身份特殊的涉密檔案更為謹慎，將它們束之高閣，以至于涉密檔案難以被開發和利用，難以發揮其自身價值。二是高校檔案在收集整理歸檔過程中，沒有進行細致分類，后續工作難以進行，未能按國家和上級機關要求對相關涉密文件進行審查，適時解密公開，造成涉密檔案難以被開發與利用。

二、高校涉密檔案開發與利用中存在的問題

1.高校涉密檔案開發利用中的管理問題

一是高校涉密檔案管理資源配置投入不夠。高校檔案管理工作并非學校中心工作，長久以來被人們所忽視，未能引起學校領導足夠的重視，在人才引進、資源分配、管理人員晉升渠道等方面有所欠缺。長此以往，管理人員出現消極對待工作的情緒，工作沒有積極性，責任心缺失，工作得過且過，難以高質量完成，且放松了檔案安全保密隱患的警惕，對出現的新問題、新挑戰毫無應對準備，更難以保證涉密檔案安全萬無一失。二是高校涉密檔案管理應用先進技術不足。隨著改革開放步伐不斷加快，各種高科技技術應用于檔案管理工作，對檔案管理工作既是機遇也是挑戰。新時代背景下，進入網絡和自媒體時代對保密工作提出了更高的要求，而檔案管理人員在工作中還停留在原來的老傳統老辦法，難以提高工作效率，涉密文件與非涉密文件混合存檔管理問題突出，造成涉密檔案失泄密風險加大。

2.高校涉密檔案開發利用中的隊伍建設問題

一是高校涉密檔案管理人員對保密工作認識不足。檔案管理人員沒有正確認識到當前保密工作面臨的形勢發生了深刻變化，泄密竊密的手段和科技含量越來越高，且隱蔽性越來越強，防范的難度越來越大。保密主體越來越呈現出多元性、流動性，涉密載體逐漸呈現出多樣性、復雜性。檔案管理人員思想上沒有引起足夠的重視，認為涉密檔案和自己關系不大，保密工作和他們距離遙遠。二是高校涉密檔案管理人員結構不合理。據了解，大多數高校檔案管理人員所學專業與檔案管理不相關，檔案管理部門未設置專職涉密檔案管理崗位，在實際工作中缺乏對涉密檔案管理和保密教育相關培訓，導致管理人員業務能力和專業水平欠缺。

3.高校涉密檔案開發利用中的制度建設問題

一是高校涉密檔案收集整理工作相關制度不完善。實際工作中，缺乏相關制度保障和精細化操作規范，在收集整理檔案過程中，對涉密文件審查分類不嚴，未標注密級年限，造成到期解密文件與未解密文件混合存檔，不利于檔案開發與利用。二是高校涉密檔案利用相關制度不完善。檔案工作的根本目的就在于利用。檔案利用是檔案工作存在和發展的動力和源泉，離開了檔案利用，檔案工作就失去了存在的意義。高校涉密檔案涉及內容廣泛，身體特殊，對于它的利用離不開相關制度的約束與規范，目前高校對涉密檔案利用具有針對性的規章制度還不完善。

三、新時期如何做好高校涉密檔案開發與利用

1.強化思想意識，高度重視涉密檔案管理工作

在新常態下，檔案管理人員應進一步強化涉密檔案管理意識，在工作中主動作為，不斷增強服務意識，注重工作實效，用工作成績積極爭取主管領導重視，進一步加大對檔案管理支持力度，加強基礎建設，設置獨立庫房保存管理涉密檔案，由專人負責，禁止無關人員入內。將辦公室、閱覽室和庫房分開，對存放涉密檔案的庫房門窗加固并安裝紅外感應器、視頻監控、煙感以及滅火器等設備，室內配備密碼柜，利用先進的技防設施，使涉密檔案管理措施到位，安全可靠。

2.強化培訓考核，保障涉密檔案管理隊伍建設

涉密檔案管理人員復雜而多變，要確保涉密檔案安全，一是要加強管理人員專業培訓和經常性地開展保密宣傳教育活動，使他們能接觸前沿信息，更新思想觀念，認清當前形勢，學習先進科學技術，更好地完成好涉密檔案管理工作。二是要加強對檔案人員的考核，讓優秀的人才脫穎而出，培育和支持那些想干事的同志，幫助他們干成事，把那些業務知識欠缺，不思進取，缺乏責任感和敬業精神的人員及時調離檔案部門，消除泄密隱患，確保涉密檔案的安全。

3.規范管理機制，提高涉密檔案的管理質量

一是要結合檔案管理規定和保密法律法規制定出一系列符合本單位實際情況且具有可操作性的涉密檔案保密管理制度。涉密檔案保密管理工作中涉密文件資料的立卷、歸檔、保管、使用、解密、保密期限變更等各個環節都必須有相應的管理制度加以約束。二是高校檔案管理人員要按照《檔案法》和《保密法》的相關規定，定期對涉密檔案進行審查鑒定，定期解密，科學準確地區分和判定涉密檔案的開放與控制使用范圍，對不同的密級文件采取不同的管理措施。做到不能解密的決不能擅自解密，避免發生泄密事件，給國家及高校的安全利益帶來重大損失。對保密期限已滿的，做好解密標識；經審查鑒定，已失去保密價值的涉密檔案要根據解密制度進行解密，解密后的文件應該按照非密檔案進行歸檔管理，最大限度地提供利用檔案。三是要結合辦公自動化與互聯網+的應用，努力提高管理技術和管理水平，推進檔案管理信息化建設。對涉密檔案進行嚴格審查，適時解密公開，在確保安全的前提下，不斷提高使用率和利用率，讓它們發揮出應有的作用，實現它們的價值。