事業單位綜合辦公自動化系統的優化途徑

周瀟 張亞

摘 要：本文以筆者單位為例，利用層次分析法定量分析，探討事業單位體制下辦公輔助系統升級優化的途徑和設計思路，為其他事業單位優化升級辦公自動化系統提供參考。

關鍵詞：事業單位;辦公輔助;優化

一、背景與概述

辦公自動化系統，又叫OA（Office Automation）系統，可改變傳統紙質辦公具有資源浪費、效率低下、業務操作不規范、人為失誤較多等缺點，避免違規操作，使職責權限分明便于問責，實現異地辦公，便于查詢統計分析，提升管理水平和業務運轉效率。我單位為公益性質事業單位，2017年9月，單位OA系統經歷一年的研發正式上線運行。系統整合單位人、財、物和信息資源，結合事業單位財政撥款實際情況，在強調擴展性、保密性、安全性、靈活性等因素基礎上強化內控管理，建立較為科學合理的辦公輔助系統。

二、系統架構的選配原則

系統搭建之初研訪了北大青鳥開發OA系統、中廣電設計院OA系統和農業銀行辦公系統這三種具代表性的辦公系統。依據其各自特點，總結出適合我單位體量、體制的設計思路：（1）實現對政務、人員信息的電子化存儲管理;實現管理信息的透明化、業務辦理的公開化和業務流程的規范化。（2）可實現即時通訊、協同工作，具備完善的工作流控制、數據庫復制技術和完善可靠的安全機制。（3）適合處理各種非結構化與半結構化的文檔數據。（4）可網頁訪問系統，也可升級客戶端訪問，支持遠程操作。同時，設計中規避了以下設計缺陷和不適應性：（1）瀏覽器適應性受限，界面不友好、操作體驗差，不支持流程審核角色的配置變更，不支持遠程登錄，沒有實時功能。（2）系統框架結構以部門劃分，包括職能管理、生產經營、分支機構等，設置較為復雜，需配備專業技術人員隨時修改程序。（3）主要完成通訊和發郵件的功能，對內控管理和規范性操作的維護需要更多人力成本。

在此基礎上，本單位OA系統實現主要辦公流程24項，包括公文運轉、合同管理、經費審批、人事管理、業務審批執行等各項辦公流程，涉及17個行政和業務部門的主要工作，日常辦公需求已基本全部實現。系統基于B/S架構設計，采用先進的技術框架開發，支持所有主流瀏覽器，較為符合事業單位對流程規范及審批細節的要求，但是在構建之初也存在需要改進并新增功能，缺乏遠程訪問良好途徑，系統安全還需進一步增強。

三、系統升級改造途徑的確定及驗證原則

在確定改造升級途徑之前，我們將可能導致不同結果的影響因素總結為6項指標：可行性、自由度、需求、效率、安全、內控，用來判斷綜合辦公輔助系統的優化是否適合我們工作的實際需求。可行性是企事業單位辦公流程信息化的可實現程度，它受到事業單位使用資金相關政策、內部決策、公益性質、技術水平等因素影響。自由度是在滿足內控要求的情況下，企事業單位在利用輔助系統執行辦公流程時具有一定的靈活性。需求指企事業單位根據自身特點對辦公流程有別于同類單位的個體需求。效率是企事業單位人員完成辦公流程與所用時間、精力等的比值。安全指企事業單位辦公輔助系統的信息安全，事業單位辦公輔助系統的安全主要包括訪問安全、數據安全、數據備份等。內控是企事業單位為保證經營管理活動正常有序、合法運行，采取對財務、人、資產、工作流程實行有效監管的系列活動。

這6項指標的權重對最終評價的影響程度不同，可利用層次分析法來定量分析，使本單位OA系統優化途徑更趨合理。采用1-9標度方法，數值1表示相比同等重要，數值9表示相比極端重要，將6種指標依次進行兩兩對比，確定6種指標的對比矩陣，如下所示：

對該矩陣進行一致性檢驗，得到隨機一致性比率CR =0.098866<0.1，符合算法要求，說明對比矩陣具有一致性。根據對比矩陣，分別計算得出每種指標的權重如下：可行性0.39347、自由度0.02718、需求0.05331、效率0.09903、安全0.20334、內控0.22367。指標優先級按權重排列如下：可行性>內控>安全>效率>需求>自由度。可以看到，本單位的升級于可行范圍內在內控、安全因素的需求占比更高。如對這些指標有積極影響，起到明顯增益作用，則可以證明該優化途徑是合理的。按照指標優先級，權重高的指標影響重要于權重低的指標，比如優先提高內控的途徑要比優先提高自由度的途徑更為合理。

四、優化改造的實施體現切合實際的原則

系統的優化改造依據6大指標的指向，改進原有流程，開發新流程，對系統界面、耗時較長的功能進行再優化，增加界面引導性，簡化操作，進一步提升系統穩定性、安全性。

（一）新增流程

（1）基于制度更新的信息系統改造升級。根據2018年轉隸后上級部門著重強調處級以上干部請假規范性，OA系統將請假報批功能優化為根據不同崗位、級別進行判斷，增加了干部出京請假報備流程。出京干部可通過系統完成申請、審批及報備工作，并在得到上級批復后得到短信通知。流程還細化了出國（境）、出京、在京，類別上區分因公和因私，嚴格按照內控要求對不同情況進行管理，解決了人事檔案管理效率低下、查找困難、難以統籌記錄等問題。（2）新增特殊審批流程。基建部門和藝術聯盟的合同、付款流程與一般合同及經費的審簽流程相比，需要滿足各自不同流程判斷條件，升級時單獨列出特定部門的合同和付款流程，側重了可行性指標，在所有部門財務相關流程基本相同且只有個別部門流程不同時，采用增加該部門流程的優化方案，可降低系統改造難度，提高改進效率，相比每個部門單獨列出各自合同和付款流程可行性更高。（3）添加項目執行流程，貫通行政審批與業務執行各環節，利用自動化提高項目或專項業務執行效力。（4）整合業務部公共資源，建立公共資源使用分配流程。（5）增加專屬流程。將紀檢、黨委具有相對獨立報送渠道的發文流程單獨列出。

（二）新增功能

系統以建立內部控制大數據為目標，以信息系統的互聯互通為途徑，探索新增功能。（1）在原有功能基礎上進一步實現了工資、考勤導入系統，將日常辦公產生的數據保存為即時查詢數據庫。增加公共資源管理查詢、多流程混合檢索、單個文件的關聯查詢以及增加可查詢條目和模糊查詢。公文、人事檔案實現了歸檔、搜索查詢。（2）細化審批流程會簽、協同功能，繼續提升流程的自由度。（3）申請人對審批流程執行撤銷、修改的審核功能達到全覆蓋，既保證內控要求又兼顧了自由度。（4）為流程增加新規則。當流程判斷條件不適用于一些特殊情況，在原有頁面中增加多選項條件或特殊情況判斷列表，以實現不打破原有流程基礎上系統可對多種復雜情況進行自動判斷，并以此原則解決同類問題，如付款流程中三公經費、常規繳費判斷選項。（5）將待辦事項自動生成會議議程。（6）電話簿功能可查看單位人員所需基本信息，由本人或系統管理員雙向維護信息，增強群組信息交互，提高需求兼顧自由度指標。

（三）優化功能

（1）建立功能關聯，拓展流程選項，添加設置指令執行時間并由單個設置轉為批量處理，增加系統消息自定義自動回復功能。（2）界面優化。包括優化自動適應顯示和增加指導性提示語，提高了OA優化途徑的效率和需求標準。（3）安全升級。主要完成了數據加密，數據庫中存儲的重要數據均利用了md5加密技術，增強了系統的安全指標。（4）性能優化。優化耗時較長的功能，做到即點即用。

（四）遠程升級途徑的實現

基于移動端設備開發遠程和異地訪問系統，實現遠程、異地辦公。通過移動端即時收到待辦事項和系統消息，并保障數據通信安全和服務器安全。遠程優化在網頁、APP、微信小程序等方案中利用層次分析法對6項權重指標進行評估，著重考慮用戶在遠程特別是移動設備上使用的便捷性、遠程訪問安全性和實現難易程度等。通過各項指標的對比結果，總結出采用開發遠程APP的優化途徑為最佳選擇，即能快速解決需求和效率問題，還保證滿足事業單位重視的內控要求，也不存在苛刻的開發技術條件，具有較高的可行性。

（五）安全升級

安全升級優化主要以安全訪問和容災備份為主要訴求。通過搭建和配置硬件防火墻，對遠程和異地請求設置訪問規則、數據加密以實現安全訪問。通過搭建災備服務器，使系統在意外停止工作時，可以切換到災備服務器繼續正常運行。安全升級主要受內控、安全、可行性指標影響，實施前需考慮單位在設備采購、資金預算方面的因素，設備是否符合安全要求以及實施優化后的增益效果。升級后可改變之前因簡單過濾訪問措施、沒有災備能力而造成的數據損失風險。安全升級具體方案的防護效果和購買的設備質量也有關。

五、總結

隨著我國信息化、智能化建設的發展普及，事業單位辦公輔助系統通過網絡、信息技術和先進的OA系統管理思想，形成高效便捷的操作平臺。各單位根據自身運行特點也派生出各具特色的系統構建思路。本單位OA系統升級優化方案綜合考慮各方因素，力求制定科學合理的目標，通過對系統功能的優化完善，實現了信息資源共享、無紙化辦公、事務一體化的管理和運行，辦公管理水平得到顯著提升。

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