淺議高校檔案信息化建設(shè)與公共服務(wù)能力

一、高校檔案信息化建設(shè)

高校檔案信息化建設(shè)，是高校檔案管理過程中應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，把各個(gè)部門運(yùn)行過程中匯聚起來的信息資源充分開發(fā)出來，使之成為各個(gè)部門便于接受和利用的信息產(chǎn)品，并以其為媒介，實(shí)現(xiàn)高校檔案信息共享。換句話說，是以數(shù)據(jù)庫(kù)及網(wǎng)絡(luò)為主體，把檔案部門收集的文字、圖紙、聲像、實(shí)物等檔案信息存儲(chǔ)在光盤、磁盤等載體中，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和終端實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效利用和共享，為各個(gè)部門提供更為便捷、生動(dòng)、豐富的檔案信息服務(wù)。

二、高校檔案信息化建設(shè)的必要性

第一，近年高校信息化發(fā)展的速度非常快，檔案載體的類型由原來單一的紙質(zhì)檔案發(fā)展為光盤、電子等多種材料為載體的檔案。紙質(zhì)檔案在整理和裝訂中需要大量人力、物力，因此會(huì)受儲(chǔ)存空間、保管期限等因素影響，不能永久保存，到一定期限就要銷毀。因此，會(huì)導(dǎo)致信息的流失，只有實(shí)現(xiàn)信息化，才能保證高校檔案信息的完整與安全。另外，高校檔案在校史研究、教學(xué)評(píng)估、科學(xué)研究、學(xué)歷認(rèn)證方面，特別是學(xué)生檔案作為黨和國(guó)家選拔錄用人才的重要參考依據(jù)方面，發(fā)揮了重要作用。第二，高校檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，任何工作人員將不受任何時(shí)間、地點(diǎn)、空間的限制，隨時(shí)可利用電腦、手機(jī)，進(jìn)入高校檔案管理系統(tǒng)，查詢需要的檔案信息，使工作變得簡(jiǎn)易、快捷，提高了工作效率。第三，實(shí)現(xiàn)檔案信息化可以保證檔案利用時(shí)效。

三、高校檔案公共服務(wù)能力

高校檔案的工作服務(wù)內(nèi)容就是提供現(xiàn)在與往屆人才的學(xué)籍、學(xué)歷信息，往屆學(xué)生的學(xué)歷證明。現(xiàn)在信息化社會(huì)，需要各種各樣人才，為了使各單位尋求到更加合適的人才，高校就要為這些單位提供真實(shí)、可靠的人才學(xué)歷信息，幫助辨別人才學(xué)歷的真?zhèn)巍樯鐣?huì)用人單位與企業(yè)建立誠(chéng)信的橋梁。

（一）檔案信息化背景下的公共服務(wù)能力。1.變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)提供。當(dāng)前，檔案信息化和檔案管理服務(wù)理念并未同步，多數(shù)檔案管理人員的認(rèn)識(shí)還停留在“做好本職工作”階段，即做好檔案的實(shí)體管理、接待來訪部門和個(gè)人等。所以，檔案部門的信息化建設(shè)，更需從職工入手，確立重新規(guī)劃工作內(nèi)容、制定相關(guān)的工作標(biāo)準(zhǔn)，變被動(dòng)為主動(dòng)，來轉(zhuǎn)變工作人員的服務(wù)理念。2.變紙質(zhì)文檔為數(shù)字資源。檔案信息化的發(fā)展，使檔案管理部門提供服務(wù)的資源也發(fā)生了較大變化。資源載體由紙質(zhì)文檔變?yōu)閿?shù)字資源，這意味著，檔案的調(diào)取、查閱、使用更為高效，如何利用這些數(shù)字資源，更方面、快捷、全面地為大眾提供服務(wù)，是每個(gè)檔案管理者需要思考的問題。3.變扁平服務(wù)為立體架構(gòu)。從工作內(nèi)容來說，以往的工作內(nèi)容主要為：檔案的接收、征集和整理、價(jià)值鑒定、保管、編目與檢索、利用服務(wù)、檔案統(tǒng)計(jì)，而現(xiàn)今的立體架構(gòu)體系則對(duì)現(xiàn)有文檔做好分級(jí)，不同用戶有不同的訪問權(quán)限，也就是哪些信息可以對(duì)外公布、需要訪問權(quán)限，提前申請(qǐng)，以及必須到館查閱，都必須基于互聯(lián)網(wǎng)特點(diǎn)進(jìn)行分級(jí)。

（二）基于信息載體的高校公共服務(wù)平臺(tái)建設(shè)。在檔案信息化的背景下，搭建檔案部門的公共平臺(tái)，成為公開和獲取各類信息的重要渠道。1.移動(dòng)端的檔案信息服務(wù)平臺(tái)建設(shè)。檔案信息化背景下的公共服務(wù)開展需要基于移動(dòng)端，開發(fā)相關(guān)的信息服務(wù)平臺(tái)。高校檔案館可以建立微信公眾號(hào)，學(xué)生可以在手機(jī)上進(jìn)行查詢、借閱、在線咨詢、預(yù)約登記等服務(wù)，隨時(shí)隨地享受到檔案館的公共服務(wù)。與此同時(shí)，檔案館還能在移動(dòng)終端上發(fā)布新公告，成立“微型社區(qū)”開展話題討論，從而以多種方式來為用戶提供服務(wù)，增加用戶對(duì)檔案館的了解和參與程度。2.互聯(lián)網(wǎng)的網(wǎng)站建設(shè)。針對(duì)本校服務(wù)的對(duì)象、性質(zhì)和部門設(shè)立學(xué)生檔案信息服務(wù)網(wǎng)頁(yè)，主要為本校師生、管理、教學(xué)、科研等服務(wù)，其服務(wù)范圍是有限制的。經(jīng)過系統(tǒng)管理員的授權(quán)，對(duì)于不同職位的工作人員賦予不同的訪問權(quán)限，全體師生都可以查閱所需的檔案信息。外來查檔單位可以通過校園網(wǎng)查閱相關(guān)的檔案資料，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程閱檔，充分發(fā)揮學(xué)生檔案的公共服務(wù)作用。學(xué)生檔案管理軟件和數(shù)據(jù)庫(kù)提供了大量的“標(biāo)準(zhǔn)化”電子數(shù)據(jù)信息，便于實(shí)現(xiàn)密集存儲(chǔ)和快速檢索。我校建立了完善的校園網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)了學(xué)生檔案管理軟件輔助管理，為檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)提供了一個(gè)強(qiáng)有力的支撐平臺(tái)。

隨著社會(huì)信息化的發(fā)展、公共服務(wù)理念也發(fā)生了轉(zhuǎn)變，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展在為檔案館公共服務(wù)提供便利的同時(shí)，也提出了全新的挑戰(zhàn)。所以高校檔案也要適應(yīng)信息化浪潮，堅(jiān)持“以人為本”的管理理念，創(chuàng)新服務(wù)模式、樹立服務(wù)意識(shí)，建立數(shù)字檔案館、構(gòu)建資源信息共享體系、依托互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、加大宣傳力度等手段，才能發(fā)揮信息化的優(yōu)勢(shì)，不斷提高校學(xué)生檔案管理的公共服務(wù)水平。