新形勢下如何做好辦公室檔案的收集與整理

新時期辦公室檔案管理工作面臨著新的特點，如何提高相關工作的管理效率是擺在辦公室工作人員面前的一個值得思考的問題，有效的檔案管理工作能夠為企業經營決策提供重要的信息數據支持，有利于以史為鑒，降低決策犯錯概率。本文對此展開論述，希望為相關工作提供一些參考。

一、辦公室檔案收集整理的內容及特點

公文是檔案的前身，當其處在傳遞、運轉、承辦和執行過程中時，具有現行效用，不能稱其為檔案；檔案一般是完成了文書處理程序，完成了傳達和記述使命而備查的歷史文件。因此公文形成是檔案工作的起點，規范公文處理，把好公文形成關，是做好檔案管理工作的基礎。而公文擬制則是公文形成的關鍵環節。不同單位的文件擬制部門各不同，有的單位的公文是由辦公室統一擬制的，有的則是由相關職能部門起草然后交由辦公室負責印發。我處屬于后者，由于各職能科室寫作人員的水平、素質各不相同，對公文起草工作相關要求的理解存在差異，導致起草的文件質量大不一樣。

二、辦公室檔案收集整理的改進策略

辦公室公文擬制過程中存在的問題集中反映在以下幾個方面：1.文種使用不當。主要有請示、報告不分；一文請示多件事情；生造文種或不規范使用紅頭文件等。2.附件標識比較混亂。有的公文注有附件，但既不在規定的位置做出標識，也不在附件名稱前標識出具體的序號，行文程序很混亂。3.公文印制不規范，用紙有大有小，給后來的檔案裝訂和管理帶來很大不便。4.公文主題詞標注不準確，不利于檢索查找。5.數字使用不規范等等。上述情況，嚴重影響了公文轉化為檔案的立卷和歸檔。因此，作為辦公室一名專門負責公文擬制人員，平時有責任也有義務對各部門呈送的公文初稿進行規范處理，依照有關規定，全面審核，嚴格核稿，特別是對那些突出表達主題思想的關鍵的字、詞、句等要嚴格把關，發現問題應盡快與提供初稿的科室進行銜接，共同磋商，盡量將各種問題都解決在核稿階段，決不能將問題推給簽發的領導定奪，以確保公文的高質量、高水平，以及檔案的高質量、高水平。

三、辦公室檔案收集整理的創新應用

（一）檔案收集整理要做好公文收集管理。公文形成后，經過一段時間的歸整處理，待文件涉及的事務處理完畢，文書人員即可以對公文的保存進行價值評估，根據公文的類別和重要程度分別進行初步的篩選和整理，而要做好該項工作，可以從以下幾個方面進行：1.對檔案工作要有高度的認識，要想實現從公文到檔案的成功轉化，就必須重視公文的規范化管理，實現文秘工作和檔案工作組織制度的真正交融，加強檔案部門對文件管理的超前控制，這樣才能保證檔案的質量，減少檔案部門的工作程序和繁瑣的移交手續，避免重復立卷，使文書工作流程更加科學化、合理化。2.要不斷提高自己的專業素質和綜合素質。文秘工作和檔案工作具有較強的專業性和技術性。在日常工作中，文秘人員要重視檔案知識的學習，加強檔案意識的培養，最好的辦法就是常備一本專業書籍，《檔案管理學》《檔案管理基礎》等，以便需要時查閱，在工作實踐中逐步提高自己的理論水平。在日常工作中，很多檔案工作人員兼任秘書工作，因此一定要重視對形成檔案的公文進行科學評估歸類。

（二）完善公文材料，做好檔案收集。文書部門在公文最初歸檔時要認真檢查形成公文的一系列材料，發現有附件而未及時歸檔的要催要，同一事項有外來文件未按時上交的要跟蹤收回，以避免長時間留在個人手中而遺失。具體可以從以下幾點著手：1.對于上級發文，做完收文登記后，應鑒別該文件是否具有保存價值，按檔案整理規范要求，后進行傳閱，閱辦完畢后，已初步進入歸檔程序，進一步歸整，以備平時查閱。2.檔案整理工作應注重細節。對于本單位自生文件，領導簽發后，應將形成該文件的所有資料收集齊全，按照從上到下，依次為正式文件、簽發文、定稿、改稿、初稿等程序集中歸整，并統一裝訂成冊，初步完成“件”，由零散“頁”到集中歸整為“件”，初步做好檔案入庫前的各項準備工作。

（三）善于交流，接受新信息，實現資源共享。隨著社會形勢的變化和發展，對檔案整理工作的規范性要求也會隨著時代發展而越來越高，文秘工作人員要不斷總結自己的工作經驗，對遇到的困難要多請教上級檔案主管部門，不能憑主觀臆斷文檔的歸檔價值，一定要結合本單位的職業特色，創造性地使用歸檔方法進行歸檔。同時檔案工作人員必須強化責任意識，樹立精品意識，培育職業意識。不斷接受新信息，擴大知識視野，提高自己的鑒別能力，充分利用各種媒體和機會，主動推薦和宣傳自己編纂的各種檔案史料匯編和參考資料，如大事記、組織沿革、專題概要、統計數字匯集、會議簡介等，從而達到資源共享的目的。

（四）加強對科技檔案的妥善管理。目前國家為了加強對科學技術研究檔案的管理，充分發揮科學技術研究檔案在政治、經濟、文化和其他領域中所發揮的作用，檔案局和科技部共同修訂了《科學技術研究檔案管理暫行規定》，在此形勢之下，辦公室檔案管理工作也要積極進行改進，以相關意見為指導完善自身對科技檔案的管理體系。首先要完善科技檔案的定義和范圍，明確單位科技檔案的類型和屬性，明確科技檔案為科技項目論證立項、研究實施、過程管理、結題驗收、成果管理和成果轉化等過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數據、圖像、音頻、視頻等各種形式的記錄，并對《規定》適用范圍、科技檔案管理保障條件等作出了相應規定。要求按照國家檔案工作統一領導、分級管理的原則對科技檔案工作進行管理，明確各級檔案行政管理部門、各級科技主管部門、科技項目管理單位、科技項目承擔單位、科技項目參加單位以及各單位檔案管理部門、科技項目負責人等的檔案管理職責。另外要增加科技電子文件的管理要求。突出電子環境下科技檔案管理要求，提出了科技電子文件歸檔接口設置、科技電子文件僅以電子形式歸檔保存的具體條件等內容，使其更加符合當前信息化發展趨勢。最后，強調對科技檔案的開放利用。鼓勵科技檔案的開放共享，對分工完成科技項目科技檔案的歸屬流向進行了規定，并增加了科技檔案統計相關內容，進一步促進了科技檔案的開放利用。

要強化檔案利用制度的執行效果，借閱人要遵守保密制度，嚴禁轉借泄密和以個人名義向外單位轉讓科技成果；科技檔案須在閱覽室借閱，原則上不外借，特殊情況要借出的，應有直接領導、項目負責人簽字，履行登記手續，填寫借閱卡及借閱簿。科技檔案使用完畢后應及時核對，檢查和維護，不能私自撕拆、涂改，更不得缺頁少項；借閱的檔案要保管好，不能丟失，發現問題應及時查明原因，進行補救并追究其責任者的責任。

四、結語

辦公室檔案收集和整理工作在單位整體工作內容中比較重要，主要是因為辦公室本身就是組織的重要中轉部門，其開展的一系列工作對于企業發展起著承上啟下的作用，所以加強對相關工作的認識勢在必行。