淺析“互聯網+”環境下檔案管理工作

隨著互聯網信息技術的快速發展，目前事業單位、企業都積極開展了相關于互聯網信息技術背景下的檔案管理工作，同時取得了一定的階段性成果。為了進一步探討“互聯網+”環境下檔案管理工作的優化策略，現就檔案管理的基本內容與特征介紹如下。

一、“互聯網+”環境下的檔案管理基本特征

（一）信息化。信息化是現階段與傳統管理工作差異最大，主動融入信息技術管理模式的一種技術流程，同時也是“互聯網+”環境下檔案管理的主要特征之一。從客觀上來看，通過信息化技術的融入，能夠顯著提升檔案管理效率與科學性。一方面，信息化的管理能夠避免由于人工管理中出現的問題與誤區而導致的各種問題；另外一方面，信息化同樣也在客觀上促進了內部信息的共享，避免出現各種重復工作的問題，大大提升了工作的效率與適應性。

（二）專業化。在傳統的檔案管理模式當中，許多企業為了節約成本或者降低開支，選擇兼職進行檔案管理的模式，導致檔案管理人員同時還需要接受其他類型的工作。在繁重的兼職工作過程中，檔案管理人員經常會出現忙中出錯的問題，嚴重影響了檔案管理的效率。隨著信息技術的快速發展，目前檔案管理對于人員的數量要求急劇下降，許多單位僅需要數名檔案管理人員就可以完成檔案管理任務，還可以通過信息平臺對信息進行共享、調取，供應其他部門的員工使用，從而有效提升了檔案管理的效率與價值。

（三）安全化。安全化是檔案管理的基本條件，同時也是互聯網信息技術背景下最難以實現的目標之一。實際上，雖然信息技術的融入提升了檔案管理的效率，同時也減少了管理的負擔，提升了檔案的綜合利用水平，但是同樣也會由此而引發安全管理方面的風險與問題。介于此，需要及時調整安全管理的模式，提升“互聯網+”環境下檔案管理的科學化、制度化，同時加強軟硬件配置，進一步實現檔案管理的安全化。

二、“互聯網+”環境下檔案管理存在的問題

（一）重視程度不高。隨著互聯網技術的快速發展，目前檔案管理中融入信息技術理念逐漸成為行業的公式。但是，限于傳統管理模式的影響與限制，許多企業對于檔案管理依然存在認識不足的情況，特別是一部分高層領導認為檔案管理工作并不能夠為企業做出實際的效益，從而影響到單位檔案管理人員的領導效果與指導作用，在自身的業務能力不足以及素質較低的情況下，檔案管理人員的實際管理能力也十分有限，更談不上實現檔案管理技術的創新與發展。這樣一來，不但導致檔案管理工作本身容易陷入混亂，同時也導致單位內部管理混亂，檔案的功能得不到有效擴充，最終影響了檔案管理的價值。

（二）信息化管理建設水平不足。信息化時代實施信息管理是實現檔案管理工作水平的必要條件。但是，由于許多事業單位與企業對于檔案管理的認識程度不高，在進行內部檔案的信息化管理時缺乏有效投資，導致各項數字化管理技術與設備都得不到高效的應用。除此之外，隊伍建設水平不高也是限制信息管理效率的重要原因之一。由于實施信息化過程中人員的專業素質參差不齊，許多人員都沒有信息技術教育背景，對于信息化的操作內容不熟悉，也因此導致信息化管理的整體效果受到了不同程度的影響。

（三）檔案安全管理能力不足。檔案管理的安全性是檔案管理中頗受重視的環節之一。實際上，目前我國的網絡安全管理還存在許多漏洞，檔案管理本身就屬于安全敏感類型的行業之一，其對于檔案管理的科學性、穩定性以及安全性都具有很高的要求，如果管理能力不足，軟硬件建設水平不達標，可能會因此導致檔案管理的實際效果受到不同程度的影響。除此之外，近些年來檔案管理陸續出現了不少安全問題，包括信息被盜取、信息泄露甚至被破壞的情況，這也值得業內人士廣泛重視。

三、“互聯網+”環境下檔案管理工作優化策略

（一）引進專業檔案管理人員。“互聯網+”背景下，檔案管理人員需要更高的素質，不僅要具有豐富的理論性與針對性，還應同時掌握多種專業技能，如電子文件管理、科技檔案管理、檔案信息查詢、檔案安全管理，同時要具備終身學習的意識，不斷提高檔案管理的素質，提高對檔案管理技術的敏感度。

（二）應用“互聯網+”思維創新檔案管理工作。首先，要對電子檔案進行細致分類、歸納，便于檔案的快速查詢與檢索，并建立完善的電子檔案數據中心，提高檔案利用效率。其次，要建立檔案的網頁管理，實現檔案信息的網頁服務，通過互聯網對檔案信息進行檢索，并且當管理員登錄時可以對檔案信息進行在線編輯和修改，基于云計算的基礎對檔案管理網站進行構建能夠提高檔案管理的有效性。再次，要建立電子檔案的自動上傳及下載機制，這就需要將電子檔案與檔案管理網頁進行有效連接，從而減少人工勞動力，降低出錯率。最后，要開拓檔案管理的在線服務，通過建立檔案服務專欄，從而使檔案需求者與檔案管理服務人員針對性進行網上交流，快速實現檔案資源的共享，為檔案需求者提供便利服務。

（三）強化管理工作認識水平。強化管理工作是提升檔案管理工作效率的必要條件。隨著信息技術的發展，目前事業單位的高層管理者、決策者也必須認識到檔案管理人員科學指導的價值與作用，通過不斷強化檔案管理人員的科學指導，樹立正確的管理意識與檔案管理責任，從而有效提升安全管理水平。在事業單位內部，應該形成檔案管理技術的認識培訓習慣，通過定期進行檔案管理培訓的方式來提升從業人員的認識水平，明確檔案安全管理的重要性。值得注意的是，定期組織管理人員參與一些專業化的檔案管理培訓活動或者開展一些文化沙龍，同樣有利于促進檔案管理人員與其他部門之間的交流、溝通，這對于更好地完成檔案管理工作，提升認識水平具有一定的促進效果。信息技術的特征決定了其對于操作者數字化、網絡化操作具有一定的要求，所以需要針對性培養業務能力，更好地迎合并滿足現代化的管理需要，這樣才能夠真正實現互聯網檔案資料安全管理目標。

（四）提升檔案網絡信息化建設質量。事業單位需要根據檔案管理的需求與實際發展階段制定相應的檔案管理制度，通過切實落實各項管理活動，能夠有效提升管理人員的管理效率。在提升網絡化、信息化管理質量的過程中，要嚴格督促檔案管理人員按照流程、制度進行規范化管理，嚴禁出現違規操作的情況。除此之外，在檔案管理過程中，需要根據計算機設備的構建需求來組成防火墻，通過防火墻科學管理的方式來進一步完成檔案的提取以及保存管理，有效提升管理的可靠性，防止出現信息被盜用或者遺漏、損壞的情況。在檔案管理活動中，需要積極采取計算機保密技術對信息進行安全管控，重點做好檔案資料的設置工作，通過設置成只讀模式也可以避免出現批量復制的情況。有條件的還需要配備專用的服務器對檔案進行備份保存，一些珍貴、機密的檔案資料更需要進行單獨管理，最大限度確保檔案安全。

（五）加強檔案信息安全管理。信息技術的快速發展給檔案管理帶來了便利的條件，但是也提出了新的未知的安全挑戰。在這個過程中，事業單位可以采用云計算存儲技術來實施檔案管理。該管理模式的優勢是可以有效提升各項檔案資料的管理能力，避免單位的內部信息往來過程中出現不同的安全保密問題，從而有效提升安全級別。在進行安全級別的限制選擇時，工作人員也可以選擇更具有針對性的保密級別對檔案進行分類管理，進一步提升安全性能。事業單位與企業單位還需要進一步強化內部的管理機制，通過檔案管理系統的建設工作來提升管理的實際效果。作為內部的實際操作與管理者，一方面需要提升安全管理意識，進一步學習各種網絡攻擊的方式與防范策略，針對性進行防范；另一方面還需要構建科學、有效的防火墻，通過定期開展網絡安全漏洞測試等方式來消除安全隱患帶來的影響，最大限度保護檔案管理的成果，確保信息的安全性與內容的穩定性。

四、總結

綜上所述，“互聯網+”環境下檔案管理工作要想突出其優勢，就必須意識到檔案管理工作中的信息綜合利用價值，通過強化對于工作的實際認識水平、提升檔案網絡信息化管理的整體管理質量，持續加強檔案信息化安全制度保障，以此來拓展網絡信息安全在檔案管理中的適應性，為促進檔案管理工作的順利開展提供制度化的保障。