新形勢下如何做好基層單位檔案管理工作

檔案事業作為黨和國家各項事業的重要組成部分，對于國家、單位和個人都具有重要作用和意義。習近平總書記在黨的十九大報告中指出：“中國特色社會主義進入了新時代”。檔案管理工作也應該適應新時代、新形勢、新任務的要求，走進轉型升級的時代。近年來，在各級黨委、政府的領導下，在各級檔案管理部門的具體指導下，基層部門的檔案管理工作取得了巨大的進步。但也應該清醒地認識到，當前檔案管理工作還有不少問題和不足，特別是在新形勢下如何更好地做好檔案管理工作成了擺在每一個檔案管理工作人員面前的課題。本文就新形勢下如何做好基層單位檔案管理工作，談一下個人的體會。

一、當前檔案管理工作中存在的問題

（一）人員方面。1.個別單位對檔案管理工作重視程度不夠。從單位領導到具體檔案管理人員沒有充分認識到檔案管理工作的重要意義，做不到系統地收集、管理、利用檔案。有的單位只保留財務、人事檔案，其他的檔案很少留存。有的單位安排“二線”人員從事檔案管理工作，在一定程度上反映了對檔案管理工作的重視程度遠遠不夠。2.檔案管理人員專業水平有待提高。檔案管理是一項綜合性工作，做好這項工作需要具備一定的文字知識和相關知識技能，在基層單位，大多數單位沒有專職檔案管理人員，兼職人員從事的工作較多，很多情況下，忙于其他工作，忽視了檔案管理工作，更很少有時間對檔案管理工作業務進行學習和研究，在檔案理論和實際操作能力方面有待提高，有的單位和人員往往是年底突擊整理一下檔案了事。3.專業培訓較少。造成檔案管理人員水平不高的另一個原因是檔案專業培訓較少。在各單位中，相對黨務、財務、人事等工作，檔案工作很少組織專門的培訓，檔案管理人員沒有系統地學習檔案理論和知識的機會，造成了有的時候檔案管理人員不能跟上信息化時代對檔案管理工作的要求。

（二）制度方面。1.制度不健全。檔案管理制度涉及檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用、統計、教育和科學研究等方方面面。實際工作中，大多基層單位只是制定了保管、借閱、保密等基本制度，還有一些制度需要進一步完善。2.制度制定相對滯后。當前制定的制度，大多是針對傳統的檔案收集、整理、保管、借閱等形式，對于信息化條件下的檔案管理制度建設研究不多。3.制度執行不夠嚴格。在執行檔案管理制度過程中，有的時候不能完全按照制度規定的時間、流程和規范等進行工作。比如，規定了定期收集檔案，到了規定日期后，往往以工作忙等理由延后歸檔時間。

（三）硬件設施方面。1.沒有獨立的檔案室。受辦公用房、資金等多種因素影響，很多基層單位沒有建立專門的檔案室，特別是在一些企業當中，將檔案存放在辦公室中，而辦公室人員眾多，給檔案的保管帶來了安全隱患，更不利于涉密檔案的管理。2.檔案室硬件設施不達標。有的單位雖然建立了檔案室，但只是安裝了的防盜門窗，配備了檔案柜、滅火器等基本設施，沒有配備監控、報警等設備，更達不到“三分開”“八防”等要求。3.檔案數字化程度不夠。大多單位以紙質檔案為主，很少形成系統的電子檔案。與檔案數字化管理有一定的差距，在一定程度上影響了檔案的開發和利用效率。

（四）檔案開發利用方面。1.檔案開發利用意識不強。重保管輕利用，大多數單位檔案管理工作停留在“存”的層面，沒有在提高利用效率、方便查閱上下功夫，只有急需用到某個文件、材料時才會去查檔案，沒有很好地對現存檔案進行研究，充分發揮出檔案管理工作的效用。2.檔案信息開發不夠。一是檢索手段落后。大多數檔案靠手工檢索，除非一些重要的文件、檔案，否則不愿意在眾多材料中尋找檔案。二是檔案編研不夠統一。有的單位沒有編寫大事記等檔案的傳統和習慣，對單位歷年來的重大活動、重要事項往往要通過相關文件通知等查找，增加了查詢難度和準確性。

二、做好當前檔案管理工作應注意的幾個問題

做好新形勢下的檔案工作，要從提高思想認識、增強硬件配備、加強制度建設等方面入手，在工作中注意以下幾方面的問題。

（一）加強宣傳教育，進一步提高對檔案工作的重視程度。檔案管理工作從大處講關乎國家發展、國家政策制定、調整；從小處講影響到一個單位各項工作的順利開展和延續；對個人來講，人事、工資等信息資料影響著每一名員工，關乎每個人的切身利益。因此，從單位主要負責人到分管領導到從事檔案管理工作的人員，都要牢固樹立大局意識和服務意識，充分認識檔案管理工作的重要意義，切實擔負起在檔案管理工作中的職責和責任。一是要加強學習。作為單位領導干部，要積極學習黨和國家有關檔案工作的政策、法規，特別是強化習近平新時代中國特色社會主義思想的學習，提高政治站位，用習近平中國特色社會主義思想指導開展檔案工作。作為具體檔案管理人員，要積極學習《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》等法律法規，還要學習具體的檔案業務知識，使自己熟悉檔案管理工作。二是要處理好幾個關系。對于兼職從事檔案管理工作的人員，要統籌安排好負責的各項工作，不能顧此失彼。要處理好學習、工作、人際等幾個關系。全面系統地學習檔案管理知識，使自己成為一名兼職“專家型”的檔案管理人員。統籌處理好負責的其他工作和檔案管理工作的關系，將各項工作有機結合，協調推進。加強與同事的溝通和交流，取得他們對檔案管理工作的理解和支持。三要樹立保密和服務意識。《中華人民共和國檔案法》第十四條規定：“保密檔案的管理和利用，密級的變更和解密，必須按照國家有關保密的法律和行政法規的規定辦理。”要熟知各項保密規定和保密工作流程，嚴格按照程序辦理各項工作。要牢固樹立主動服務意識，積極完善服務方法，提高服務質量。

（二）加強硬件配備，進一步為檔案管理工作提供保障。工欲善其事，必先利其器，良好的硬件設施是做好檔案管理工作的前提和基礎。作為單位主要負責人要積極支持檔案硬件建設，配齊必要的設備和設施。作為檔案管理人員，要熟悉和了解檔案室建設標準，按照標準制定檔案室建設計劃，最大程度按標準對檔案室進行改造和提升，使基礎硬件設施達到和滿足檔案管理工作的需求。要加強檔案管理數字化建設，配備專用電腦、高速掃描儀等設備，條件允許的話，將紙質檔案數字化，提高檔案管理和利用效率。

（三）加強制度建設，進一步提高檔案管理工作規范化水平。管理制度是對一定的管理機制、管理原則、管理方法以及管理機構設置的規范。合理的管理制度可以簡化管理過程，提高管理效率。檔案管理工作是一項制度性很強的工作，從檔案收集到保管利用都需要一套嚴格的制度來規范各個環節，從而達到全面收集、妥善保管、充分利用檔案的目的。要對現有制度進行梳理，缺少的制度要及時健全，不合理的制度要及時修訂。制度制定要細化，要具有針對性和可操作性。要重視制度的落實，制度是以執行力為保障的。一要加強制度的宣傳，使全體人員了解各項制度，自覺遵守各項制度。二要加強督導檢查，建立獎懲機制。將制度執行情況與各項考核、評優進行掛鉤，進一步執行制度的積極性和自覺性。

三、結語

新形勢下，基層單位檔案管理工作面臨新的問題，同時也是新的機遇，只要大家從思想上重視起來，充分認識檔案管理工作的重要意義，統籌協調，形成合力，就一定可以把檔案管理工作做得更好。