醫院人事檔案信息化管理思路探討

文/安陽市人民醫院 閆凜靖

社會經濟在快速發展，人事檔案的重要性也在逐漸凸顯。在醫院人事檔案管理中應用信息化技術，一方面，可以提高人事檔案管理的精準性；另一方面，可以加快人事檔案的整理速度，提升人事檔案的使用率。

一、新形勢下醫院人事檔案管理的現狀

醫院用工形式復雜，有正式編制、合同制、勞務派遣等各類性質醫務人員，檔案管理多主體化現象明顯，人事調整困難，不利于醫院機構優化。過去醫院人事檔案管理范圍狹隘，人事檔案資源未合理利用，僅局限在人事調動后工資重新劃分方面，管理效率低下，影響醫院的可持續發展。人事檔案資源未有效規劃，醫院改革缺少人力基礎，放緩順應市場調整步伐。當前信息技術迅速發展，構建信息數據網成為各行業改革的必備要件，充分利用信息資源，利于行業良性發展，占據優勢地位。醫院人事檔案信息化管理，有效提高人事工作效率，促進醫院改革創新，更好打造優質醫務服務，推進醫院可持續發展。

二、醫院人事檔案信息化管理的基本內容

人事檔案信息化管理指運用計算機信息技術，構建人事檔案數據庫，合理歸類人事資源，不斷完善檔案管理規劃。依據人事具體需求，整合數字信息，以統一形式歸類匯總檔案內容，系統記錄數據，構建數字化信息庫。醫院人事檔案管理應用信息化技術，合理利用網絡平臺，構建科學人事管理框架，減少傳統人事檔案管理工作總量，減少人力成本，拓寬檔案資源管理渠道，提高檔案數據查詢效率，增強人事資料完整度和保密程度，為醫院人事決策方面提供可靠數據支持。

三、醫院人事檔案信息化管理的意義

（一）提高信息管理精準度。傳統的人事檔案都是由紙質版材料構成，醫院在進行檔案管理時，需要將紙質版材料進行歸類整理，工作強度較大。尤其是在人事調動時，人事檔案也需要做出相應更改。在實際操作過程中，紙質檔案更改難度較高，無法及時進行信息更新，降低了信息管理的精準度。信息化技術的應用，可以對醫院人事變動進行全面監控，建立職工專屬的檔案數據庫，在出現人事變動時，可以及時進行更新，有效提高了信息管理的精準度。

（二）提升管理工作效率。隨著工作年限的增長，醫院任職人員的檔案信息也在逐漸增多，在進行信息檢索時，需要根據目錄進行手工查找，管理工作效率較低。信息化技術的應用，可以將人事檔案進行分類，進行信息檢索時，只需要在搜索欄輸入關鍵詞，就可以在短時間內獲取所需信息，提高了管理人員的工作效率。

（三）完善傳統人事檔案管理弊端。傳統人事檔案管理工作多依賴紙張和人工，工作人員積極性不高，檔案資源占據空間大和不易保存。信息化管理采用電子形式整合人事檔案，合理規劃相關數據，存儲方便和能夠長期保存，彌補傳統人事檔案管理缺陷，促進人事檔案信息的發展。醫院人事檔案應用信息化管理，節約人力資源，有效提升人事資源整合度，促進醫院人才合理配置，提高醫院醫療服務水平，推動制定市場發展戰略，促進醫院發展。

四、醫院人事檔案信息化管理的思路

（一）構建數據系統。構建數據系統是進行人事檔案信息化管理的基礎。通過構建數據系統，不僅可以降低人事檔案管理的時間成本，而且可以為數據檢索提供便利。例如，某院在建立人事檔案數據系統時，根據目前醫院職級劃分，將對應的人員信息進行輸入。因為醫院職級會受到工作年限、資格證考取等因素影響出現相應變動，所以該院在系統中設置過渡區，在出現職級變更后，相關人員的人事檔案可以借助過渡區直接跳轉至對應職級所在數據庫，避免數據流轉量較多，增加數據整理難度。在進行員工信息輸入時，需要制定統一的格式模板，包括入職時間、入職年限、個人表現等，為后續檔案調取提供便利。數據庫在完成建立后應進行不定時更新，確保所有員工信息的時效性，便于人事部門展開工作，提高人事部門的工作效率。

（二）完善規章制度。規章制度是提高信息檔案管理水平的重要依靠。通過完善規章制度，一方面，可以提高管理人員對檔案管理工作的重視程度；另一方面，可以提高檔案信息的精準度。例如，某院在完善規章制度時，主要從工作規范和責任制度兩方面進行。該院在工作規范中明確指出了檔案信息化的具體流程，管理人員需要嚴格按照工作規范進行操作。為了檢驗管理人員的工作質量，該院組建監督部門，對管理人員信息整理情況、信息更新速度進行不定時抽查，若發現信息更新不及時、信息更新錯誤等情況，根據規章制度給予相應處罰，借此提高管理人員的重視程度。責任制度是將人事檔案管理工作內容進行細分，使每名管理人員都可以清楚認知自身職責，在工作中可以明確工作目標。監督部門在抽查過程中，如果發現工作中的紕漏，可以根據責任制度盡快找到問題源頭，加快了問題處理效率。

（三）加強素質培訓。人力資源是醫院可持續發展目標的重要動力來源。通過加強管理人員的素質培訓，不僅可以提高醫院管理人員的綜合能力，而且可以促進醫院可持續發展。例如，某院在每月月初都會召開總結大會，在大會中由醫院高級管理層對人事管理工作進行客觀評價，指出管理工作中存在的不足和優點，使所有管理人員在本月工作中可以彌補不足，取得更好的管理進展。該院每月都會舉行素質培訓，主要圍繞責任意識和管理技能兩方面進行。責任意識是提高人事檔案管理水平的基礎保障，管理人員只有具備了良好的責任意識，才能認真對待工作，減少工作失誤。信息化技術的應用，需要管理人員掌握更多的管理技能和網絡使用技術，通過加強素質培訓，可以豐富員工的知識儲備，提高員工的綜合素養。該院在每次培訓后都會進行統一測試，對于不符合培訓標準的管理人員延長培訓時間，借此提高所有管理人員對培訓的重視程度。

（四）加大檔案工作投入。人事檔案管理應用信息技術過程中，醫院內部對轉型工作不夠重視，資金投入有所短缺。醫院整體認知不足，未意識到人事檔案管理工作的重要性，不重視人事檔案信息建設，人事檔案管理工作未取得實際性進展。提高醫院領導認識，增加對人事檔案管理工作的資金投入，為檔案信息化建設提供基礎條件，促進人事檔案資源信息現代化建設。例如，某院召開總結會議，增強人事檔案信息化意識引導，改變傳統檔案管理思想，使醫院領導認識到人事檔案管理信息化建設的重要性，加大資金投入，規劃人事檔案建設，促進人才合理配置，提高醫院醫務服務水平。

（五）提高安全力度。人事檔案中包含了重要的個人信息，一旦出現信息泄露，可能會造成醫院人才流失，限制醫院發展速度。通過提高安全管理力度，對提高個人信息的安全等級、推動醫院良性發展有著重要的意義。例如，某院在每次會議上都會加強安全意識宣導，使所有工作人員都能夠清楚認知信息保密的重要性，在日常工作中約束自己的言談舉止。除此之外，該院也會定期舉行專家講座，講座內容主要針對已經發生的信息泄露事件進行剖析，分析發生此類情況的根本原因和對應防范措施，使管理人員的防范能力逐步提高。在人事檔案管理系統方面，該院采取動態碼登錄的方式進行系統登入，借此提高信息操作的安全性。

五、結論

綜上所述，構建數據庫可以降低人事檔案管理的時間成本，完善規章制度可以提高檔案信息的精準度，加強素質培訓可以提高醫院管理人員的綜合能力，提高安全力度可以提高個人信息的安全等級。通過人事檔案信息化管理，對提高人事檔案管理精準度，促進醫院經濟的良性發展有著重要意義。