城建檔案安全體系建設問題探討

隨著城鎮化進程的加快，城市規劃建設工作取得了很大的成就，城市管理水平有了顯著提升，同時導致城建檔案的數量激增，城建檔案管理工作面臨新挑戰，管理工作中一些問題逐漸凸顯。而檔案的實體安全和數據安全管理成為整個城建檔案工作的重中之重。積極分析和探討城建檔案管理中的難點，加強檔案安全體系建設提上了重要日程，研究相應的解決措施，以提高城建檔案的安全管理水平成為今后一個時期城建檔案工作的關鍵問題。

一、城建檔案安全體系建設的必要性

城建檔案是城市建設和發展的真實記錄，是進行城鄉規劃、建設和管理工作的重要基礎資料，是城市可持續發展的寶貴資源，也是工程建設、運營養護、維修改造等工作的重要依據，對保障城市生產生活秩序、維護城市安全、應對城市突發事件具有十分重要的意義。也關系到城建檔案的傳承，對于未來城市的發展、問題的分析、城市發展趨勢的研判等具有非常重要的意義。

二、城建檔案安全體系建設現狀

（一）安全意識不足。長期以來，檔案界普遍存在“重收集、輕管理”的現象。相對檔案的安全管理來說，更重視檔案的日常管理，也就是更重視城建檔案信息的收集、整理、歸納和保存，將城建檔案收集到位后就認為完成工作，不重視檔案進館后的安全管理工作。對于個別城建檔案館來說，缺乏對檔案安全管理的系統性規劃，導致檔案管理工作比較瑣碎，整體布局不完善，對可能危及檔案安全的種種問題心存僥幸、預估不足、重視不夠。

（二）安全保障不到位。一是硬件建設不到位，個別縣市城建檔案庫房建設不達標，有的沒有檔案庫房；有的沒有按照檔案庫房建設標準建造；建設環境不良，存在漏水、承載超負荷等問題；檔案裝具不足，導致檔案排列過擠、過滿，出現漲庫時甚至直接將檔案摞在地上，容易潮濕或被鼠蟲咬壞。二是信息安全建設不到位，尤其是對電子檔案來說，沒有形成系統的安全保護措施，電腦運行系統存在漏洞，很容易被攻擊導致檔案信息流失；專業技術人才不足，沒有專職的信息安全管理人員，對于信息化技術了解不足，無法進行有效的信息安全管理；投入經費不足，無法滿足檔案館庫及檔案管理系統運營費用，包括系統升級維護、庫房保溫除濕、調控設備維護更新等。三是制度建設不足，城建檔案的管理制度不夠完善，存在缺漏的地方，制度的落實情況也不到位，很多管理措施都是走形式，起不到應有的效果。

（三）檔案庫房和實體檔案管理不規范。目前，城建檔案管理中安全管理措施存有很多問題，比如：部分檔案庫房和辦公區混在一起，有的庫房內還堆放其他雜物，有的單位檔案不能及時上架；沒有單獨的調閱室，檔案的查閱和利用沒有相關的登記手續；個別檔案室沒有張貼禁煙禁火的標志，有的缺少消防栓，有的滅火器已失效成為擺設，還有的照明系統不符合要求，沒有使用白熾防爆燈，窗簾材質不防火，防塵措施實施不足；部分單位消毒手段不到位，不能進行及時的消毒滅菌措施，也沒有及時更換避蟲藥；部分單位的庫房沒有設置防盜窗、報警器等或者報警器失靈無法實施報警功能；安全制度不健全，缺乏相應的應急防范預案等問題。

（四）檔案信息安全存在隱患。信息化技術在檔案管理中的大范圍應用，帶來一定的信息安全隱患。一是對檔案內容進行數字化加工，存在一定的安全風險，這主要是因為數字化加工人員來源復雜、流動性大、良莠不齊，批量檔案帶出庫房去數字化加工場地，安全保密措施存在漏洞。二是信息技術的日新月異，給城建檔案的信息安全帶來新的挑戰。因為網絡的互通性和共享性等特征，很容易被入侵或者攻擊造成信息風險，加之相應的信息安全措施不足，安全手段的更新滯后于信息技術的發展。三是存儲介質的局限性，數字存儲和網絡存儲設備有很大的局限性，電子檔案的長期保存有很大的制約性。四是數據異地異質備份未開展或不能及時開展，導致城建檔案數據無法實現異地共享，或者保存方式單一化，一旦發生意外事故，檔案安全性不能很好得到保障。

三、加強城建檔案安全體系建設的有效策略

（一）強化安全管理意識。加強城建檔案的安全體系建設，首先要強化安全管理意識。城建檔案管理單位需要提高對檔案管理和安全管理重要性的認識，樹立“安全第一”的思想，強化安全管理意識，充分認識到城建檔案安全管理的重要性。城建檔案管理單位需要克服安全管理存在的問題，消除僥幸心理，將檔案安全管理當作檔案管理工作的重點，采取多樣化的措施，保證城建檔案的安全性。各個單位也要嚴格執行檔案管理相關的法律法規和單位制定的規章規范，健全檔案安全管理規章制度，將檔案安全管理納入到單位年度工作計劃和考核內容中去，與其他業務工作同部署和同考核，以促進檔案安全體系的建設，落實相關責任，執行相關制度，實施相關措施。

（二）加大智慧庫房建設投入。嚴格執行國家檔案館建設標準規范，切實加強各地檔案館館房建設。一是加快館庫建設。嚴格按照檔案存放要求和檔案館建筑設計要求進行建設，切實加強城建檔案館館房建設，保證檔案館建設項目的工程質量，提高城建檔案館的抗震設防能力和應對其他自然災害的能力，確保檔案安全。二是安裝專業檔案裝具，并按照“八防”要求配備建設智慧庫房。安裝自動紅外防盜報警系統、庫房門配有電子門禁系統、庫區安裝電子監控系統；庫房安裝防光阻燃窗簾，除濕機加濕及溫濕度智能調控系統；配備自動滅火報警系統等設備。確保檔案庫房安全，保證檔案安全可控。三是加大人力投入，改變“無人管檔”的問題。設法增加城建檔案館編制，引進高素質的專業人員進行檔案管理，同時加強對現有人員的培訓，提高城建檔案從業人員的專業技能和責任意識，解決人手不足和業務素質參差不齊的問題。

（三）強化檔案實體安全建設。加強城建檔案的安全體系建設，要堅持將檔案安全制度和規范立起來，將一切行為法治化和規范化，以制度化建設的推進促進檔案安全體系的建設。一是要加強檔案安全制度建設，按照管理權限完善有關檔案收集、整理、保管、開放和利用登記本制度，完善檔案出入庫登記制度，特別是在數字化加工期間，要明確專人對檔案的入檔和借調進行詳細的記錄。二是要建立嚴格的管理標準，城建檔案的數量和內容越來越豐富，因此檔案管理應朝向科學化、制度化、標準化和規范化方向發展，所以要制定科學的管理方式，適用嚴格的管理標準。比如對于檔案的收集、歸檔、信息整理和儲存、運用、檔案轉交等，都建立嚴格的標準和規范，按照檔案類別、內容、載體等的不同，制定不同的保管期限和歸檔位置等；在輸入計算機和數據庫時，要規劃好目錄形式并進行標注，還要注意反復核對信息，保證錄入的準確性。三是不定期加強對庫房“八防”設施和檔案裝具的巡查，及時發現存在的安全隱患，立行立改。

（四）加強檔案信息安全保障體系建設。《全國城建檔案信息化建設規劃與實施綱要》中明確要求：全國各級城建檔案館在城建檔案信息學資源開發利用和網絡系統建設中，要提高信息安全意識，防止失密、泄密的發生。一是加強硬件建設，要配備先進的服務器、存儲、備份設備，認真采取身份認證、防火墻、數據備份等安全防護措施，保證計算機系統和數據的安全保密，內部局域網要與互聯網物理隔離。二是非公開的城建檔案信息一律不得上網。三是要采取必要的計算機病毒防范措施，避免網絡受到病毒破壞。四是及時對重要城建檔案數據進行異地異質備份。以備發生意外時及時恢復數據。

（五）未雨綢繆，加強平時的應急演練。各級城建檔案管理部門還應制定針對地震等自然災害以及突發公共事件的應急預案，并應加強平時的應急演練，不斷提高應對、處置自然災害和突發公共事件的能力。確保意外發生時，城建檔案實體和檔案信息的安全。

四、結語

總之，安全體系建設對于城建檔案管理有著舉足輕重的意義，相關單位需要重視對城建檔案的安全體系建設，從安全管理目標出發，采取多樣化的管理措施，提升安全水平，保證管理安全性。