如何加強地方金融監管檔案管理

一、充分重視金融監管檔案的重要性

金融監管檔案是一個巨大的信息庫，不僅包含了現場檢查和非現場監管的資料，同時也包含了高級管理人員和機構管理等行政管理資料，在監管工作中有著十分重要的地位和作用。利用金融監管檔案，一可以使現場檢查的目的更加明確，從而提高現場檢查的效率，有效節省人力、物力、財力。二可以為高級管理人員的管理提供大量的歷史依據，從而更加便捷地分析高管的不良記錄，實現高管資格與行為雙管齊下的監管。三可以更好地判斷金融機構的風險狀況和發展趨勢，從而為合理安排金融機構提供更加詳細、真實的信息，減少行政管理中的盲目性和隨意性。專業化的監管離不開大量信息的支持，只有細化監管工作，使得檔案信息的收集更加規范化、標準化，才能保證金融監管檔案得到充分的開發與利用，從而徹底改變以往監管檔案長期閑置的管理邊緣化狀況。

二、提高檔案電子化水平

建立金融監管檔案信息平臺，需要大量的監管檔案信息資源，這些資源分布在不同的部門與案卷中，嚴重阻礙了監管檔案的利用效率。而隨著科技的發展，電子信息化的出現有效解決了這一難題，為金融監管檔案信息平臺的實施和決策提供了有力的技術支持。提高金融監管檔案信息平臺的電子化水平，一方面需要制定相關政策，對業務規范、技術標準、信息準入條件和權限設置等內容進行統一，通過規劃、監督、協調和指導進行整體的監管信息采集，并建立起以省級金融監管機構內聯網網站為中心、以各市級金融監管機構內聯網網站為支點的金融綜合信息服務管理系統，從而實現各種監管信息的共享、查詢與交流；另一方面需要開發金融監管信息系統，該系統應具有機構管理子系統、高級管理人員子系統、現場檢查子系統、非現場監管子系統、預警處理子系統和信息查詢子系統這6個基礎功能，從而通過計算機實現對金融機構的市場準入、經營、退出，高級管理人員的審查、考核、免職、調動，各類監管業務指標、預警業務指標和各類監管報表的匯總分析，列入“黑名單”的高級管理人員不良行為等情況的自動管理。

三、實現檔案生成與辦公自動化銜接

先進的監管檔案管理平臺離不開先進的檔案生成方式，雖然目前金融監管一線已基本實現了監管資料的電子化，但監管檔案依然以紙質檔案為主，容易造成一線監管電子化與檔案管理衍接環節的缺失。只有實現監管信息電子化與檔案管理信息化系統的鏈接，才能真正將金融監管檔案融入辦公自動化中，從而實現監管工作與電子信息的一體化。因此，必須切實加強對科技工作和監管電子信息化工程建設的統一管理，投入更多的資金、科技和人力，堅持統一規劃、統一標準、統一開發、統一推廣的原則，在充分論證的基礎上，既要實現監管工作與檔案生成合一，將現場檢查、非現場監管、行政管理等整個工作流程與相關操作融入系統之中，又要實現檔案生成與信息利用的結合，使得系統具備金融機構總貌、高管不良記錄、機構風險、各部門情況等相互結合的鏈接查詢點。只有這樣，才能實現對金融機構多角度、全方位的信息查詢，從而保障監管信息得到最大化的利用。

四、整合資源，提高檔案管理一體化水平

首先，要實行監管檔案前端控制制度。所謂前端控制制度，是指將檔案管理工作向前延伸，覆蓋從電子文件生成到歸檔的全過程。前端控制思想已經在檔案界得到高度的認可，它要求一線的非檔案工作人員嚴格實行具體的檔案管理措施，加強電子文件作者的教育和培訓，提高檔案管理的責任心，保證檔案采集的規范化、標準化，從而對檔案整個生命周期進行全面的控制與管理。其次，要加強訪問控制技術。通過對文檔作者訪問權限、部門間訪問權限、職務級別訪問權限、文檔性質訪問權限等進行設置，實現金融監管檔案訪問控制技術的一體化，這樣不僅有利于檔案的管理，還能促進信息資源的開發和利用。最后，要完善監管檔案管理制度，處處體現監管檔案一體化的要求。監管檔案一體化是一個系統的工程，隨著監管檔案電子化、前端控制、訪問控制等現代化檔案管理理念的產生，要求檔案行政管理部門一方面要逐步制定和完善電子文件全過程的管理制度，做到有章可循，另一方面要合理行使監督、檢查、指導電子文件歸檔及電子檔案管理的職權，從而全面提高檔案管理水平，使電子文件的管理達到標準化、規范化、制度化。