加強事業(yè)單位人事檔案現(xiàn)代化管理的思考

隨著我國社會進程的日益加快，人才已成為各行業(yè)間的競爭要素。選好人、用好人是每個單位必須面對的大問題。做好干部職工人事檔案管理工作，能為單位人事工作的科學決策、規(guī)范管理提供重要參考和依據(jù)，并為開發(fā)人才、使用人才、制定人才計劃等工作提供準確的信息。

根據(jù)上級組織人事部門統(tǒng)一安排部署的干部人事檔案專項審核工作要求，結(jié)合本單位開展的干部人事檔案專項審核工作遇到的問題，本文就事業(yè)單位人事檔案現(xiàn)代化管理談幾點看法。

一、事業(yè)單位人事檔案管理的特點

要做到選賢舉能、知人善任，則必須對個人進行歷史而全面的考察和了解。干部職工的人事檔案，能較全面真實地反映出其本人的思想品德、工作經(jīng)歷、業(yè)務水平、個人技能等。通過查閱干部人事檔案，能了解其本人的工作經(jīng)歷，個人技能，為崗位聘用晉升、任職考核、掛職鍛煉、業(yè)績評價等人事管理工作提供必要依據(jù)，從而保障單位選人用人工作的科學化、合理化。

二、事業(yè)單位人事檔案管理的現(xiàn)狀

（一）事業(yè)單位人事檔案管理跟不上人事改革的步伐?！陡刹繖n案工作條例》是進行事業(yè)單位人事檔案管理的政策依據(jù)。目前，事業(yè)單位人員的人事檔案主要由單位及上級主管單位進行管理。但隨著事業(yè)單位人事制度改革的深入，事業(yè)單位實行崗位聘用制，公開招考、崗位競聘等過程中形成的考察性材料及相應的聘用合同未能及時整理、按類歸檔。此外，事業(yè)人員流動變得日益頻繁，但人事檔案未能及時通過保密渠道轉(zhuǎn)遞，有的人事檔案擅自交由本人自帶轉(zhuǎn)遞。接收檔案時檔案員不能及時清查檔案是否齊全，極易造成檔案材料不全或丟失等嚴重后果。

（二）事業(yè)單位人事檔案材料記載缺乏特性。事業(yè)單位人員多為專業(yè)技術(shù)人員，所從事的工作具有較強的專業(yè)性和學術(shù)性。但目前事業(yè)單位干部人事檔案的記載，更多地突出干部的學歷、工作經(jīng)歷、思想品德等內(nèi)容，卻無法有效地突出職工的科研成果、后續(xù)學習進修等內(nèi)容。在查閱個人人事檔案時，無法快速準確地掌握職工的才能、特長，無法讓干部職工人事檔案更好地服務于選人用人工作。

（三）事業(yè)單位人事檔案材料審核力度不夠。因長期以來對事業(yè)單位干部人事檔案的管理欠規(guī)范有序，致使事業(yè)單位人事檔案管理存在著不少問題：一是檔案材料不齊全。部分檔案中反映干部基本情況的個人履歷、工資材料、年度考核、學歷證明等材料多有缺漏。二是內(nèi)容記載不準確。有的干部在填寫自己的“三齡兩歷”時過于隨意，出生日期、工作時間等在材料填寫中存在前后不一的現(xiàn)象，增加了后期甄別的難度。三是材料填寫不規(guī)范。有的干部填寫的材料，或是有遺漏，或是少照片，或是缺公章，造成材料準確性和權(quán)威性降低。

（四）事業(yè)單位人事檔案信息化運用程度較低。現(xiàn)階段的科技手段日新月異，但在進行干部人事檔案的管理時卻未得到有效地運用。目前事業(yè)單位的干部人事檔案管理仍習慣于人工操作、紙質(zhì)歸檔，所使用的人事人才系統(tǒng)多用于錄入干部基本信息，主管局要調(diào)閱二層單位的干部人事檔案，也無法通過信息化網(wǎng)絡對干部人事檔案全面情況進行無紙化調(diào)閱，不能及時有效了解所需的干部檔案信息材料，信息化運用程度較低。

三、事業(yè)單位進行人事檔案現(xiàn)代化管理的必要性

身處大數(shù)據(jù)時代，各個行業(yè)都在加強數(shù)據(jù)信息化建設管理，不斷加強大數(shù)據(jù)的分析利用。現(xiàn)代信息技術(shù)正在影響和改變傳統(tǒng)意義上的人事檔案管理模式。

目前，很多事業(yè)單位人事檔案管理為紙質(zhì)檔案管理，缺乏先進的檔案管理設備及人事檔案管理軟件。手工整理歸檔的紙質(zhì)檔案材料，普遍存在分類裝訂不及時，檔案保管易受潮、霉變、蟲蛀，影響干部人事檔案的完整性和安全性。

單一傳統(tǒng)的人事檔案管理方法已不適應社會的發(fā)展與需要。在人事檔案管理的操作過程中，大數(shù)據(jù)信息分析共享、系統(tǒng)快速檢索、動態(tài)反饋，讓干部人事檔案管理工作便捷高效。

全面、立體、直觀的信息查詢和提取，實現(xiàn)即時化、動態(tài)化管理，有效地提升了工作效率。將人事檔案管理手段現(xiàn)代化、信息化、無紙化，利用先進的人事管理系統(tǒng)進行錄入、分類、生成檔案信息，甄別審查前后不一致的檔案信息，提醒完善不齊全的檔案信息，采集更新個人信息。這樣不僅能提高工作效率，減少紙質(zhì)檔案的筆誤，方便檔案管理，為領(lǐng)導作決策提供方便；還能實現(xiàn)人力資源共享，利于人才管理流動，使人力資源配置更為高效優(yōu)質(zhì)。

四、事業(yè)單位人事檔案現(xiàn)代化管理措施的探討

（一）建章立制，為事業(yè)單位人事檔案現(xiàn)代化管理提供保障。單位領(lǐng)導應高度重視干部人事檔案管理工作，將其納入單位干部隊伍建設日常管理工作，成立工作領(lǐng)導小組，定期對人事檔案工作進行檢查指導。辦公室應嚴格按照《檔案法》《干部檔案工作條例》，結(jié)合中組部的《干部人事檔案收集歸檔規(guī)定》及單位實際，建立健全干部人事檔案的工作制度，尤其要建立人事檔案計算機輔助管理制度，對人事檔案收集、歸檔、轉(zhuǎn)遞嚴格要求，防止虛假檔案入檔。不斷完善人事檔案管理細則，使干部人事檔案工作更科學、全面、完整，為單位干部職工的考察任用提供準確、有效的個人信息。

（二）甄別歸檔，為事業(yè)單位人事檔案現(xiàn)代化管理抓好關(guān)鍵。根據(jù)《干部檔案工作條例》要求，無論是紙質(zhì)檔案或是計算機輔助管理，都應對干部人事檔案內(nèi)容做好甄別入檔：一是對人事檔案原有重要內(nèi)容核準完善。二是及時增加涉及干部職工基本養(yǎng)老保險、勞動技能、專業(yè)特長、學習獎懲等相關(guān)檔案材料，動態(tài)反映干部職工的成長經(jīng)歷。三是注重收集單位需要了解的人員信息，突出本單位人才需求重點。通過定期對干部人事檔案進行清理檢查，及時補齊補全空缺材料，真正做到材料收集經(jīng)常化、準確化、規(guī)范化。

（三）管理信息化，為事業(yè)單位人事檔案現(xiàn)代化管理提升空間。在保密工作允許的前提下，充分運用當前的科技成果和管理手段，提升干部人事檔案管理工作的效率，推動干部人事檔案管理信息化。通過配備利用計算機、掃描儀、云存儲等現(xiàn)代化設備及技術(shù)，將文字、圖片等資料變成數(shù)據(jù)；使用干部檔案日常管理軟件進行檔案編目、檢索、查詢等工作，建立完善單位及各部門的干部人事檔案數(shù)據(jù)庫，有效實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的雙重管理模式，讓二者互補互通，真正實現(xiàn)對事業(yè)單位干部職工的動態(tài)化、網(wǎng)絡化管理。

（四）專人專管，為事業(yè)單位人事檔案現(xiàn)代化管理做好人員支持。人事檔案管理瑣碎繁雜、講究連續(xù)性，負責人事工作的同志常常還兼職黨建、紀檢、督查等多項工作，平時手頭事務繁雜，無暇顧及人事檔案的管理。人事檔案管理工作交由專人負責，更利于紙質(zhì)檔案或是電子檔案的歸檔、整理、更新，真正實現(xiàn)人事檔案材料真實、全面、準確、有效。

五、結(jié)語

事業(yè)單位干部人事檔案管理工作，只有準確把握工作要求，積極探索工作模式，讓人事檔案客觀公正、準確真實反映干部職工的實際情況，才能更好地為單位的可持續(xù)發(fā)展提供人才保障。