石油企業檔案管理優化策略探析

檔案可將石油企業生產經營、人員調動、技術更新等情況反映出來，不僅真實、全面記錄了石油企業發展歷程，還能夠為企業今后經營管理提供引導與輔助的幫助。通過將檔案價值發揮出來，有利于石油企業的健康與穩定發展。基于此，石油企業要加大檔案管理力度，積極采取新方法、新思路，提升檔案管理效率，為企業各項工作順利開展提供參考依據。

一、石油企業檔案管理的重要性

在全球經濟快速發展過程中，在石油、天然氣等能源需求上逐步增加，我國石油企業在石油、天然氣開采上出現了供不應求的局面，且內部各項管理問題也變得更加突出。檔案作為石油企業有形資產的記錄與憑證，是專利權、商標權、商譽等無形資產的依據與證明，在企業創新、管理和風險應對等方面發揮著重要作用。同時石油企業利用好檔案，可以規范生產、經營和管理等工作，讓企業合法權益、職工利益得到有力維護，也在解決企業糾紛中發揮著關鍵憑證的作用。因此石油企業應該充分認識到檔案管理的重要性，積極探索更加行之有效的管理方法，不斷提升檔案收集、整理、儲存和利用等工作效率，確保最大限度發揮出檔案應有價值，為企業可持續發展保駕護航。

二、石油企業檔案管理的優化策略

（一）提高重視，增加資金投入。石油企業要定期召開檔案管理會議，合理安排檔案管理工作，嚴格督促落實，各部門及人員要主動參與到檔案管理中，及時提供各項檔案資料，保證檔案的完整性與準確性。石油企業要在內部做好宣傳工作，讓每個職工都真正意識到檔案管理的重要性，能夠積極履行好自身職責，為檔案管理工作順利開展奠定良好基礎。此外，以往由于石油企業領導忽視了檔案管理工作，投入的資金較少，導致檔案管理難以高效進行。對此石油企業要逐步增加資金投入，讓檔案管理工作開展有足夠的經費，可以通過設置專項資金的方式，讓檔案管理基本需求得到滿足。同時檔案管理有充足資金后，也有利于加快信息化建設步伐，促使檔案管理效率進一步提升。

（二）注重完善檔案管理機制。石油企業要想提升檔案管理水平，將各項檔案資料價值真正體現出來，應該盡快建立起完善的檔案管理制度。這需要企業打造檔案管理網絡信息運行系統，在此平臺上讓檔案信息能夠在企業內部高效傳遞，為管理者查詢與利用創造良好條件。當然石油企業在應用檔案網絡信息運行系統時，雖然可以將檔案管理價值有效體現出來，但是也容易出現信息安全隱患，這需要企業建立與之相應的檔案管理制度。石油企業技術等部門要主動參與進來，加強協作與配合，共同加強對檔案安全性的管理工作，結合檔案內容設置相應的級別權限。石油企業要定期檢查與更新內部系統的防火墻，在制度的約束下保證檔案安全，能夠得到充分開發與利用。

（三）更新現代化管理設施。為了讓石油企業檔案管理工作高效、順利進行，還需要在硬件設施上配置齊全，這要求企業盡快轉變傳統思想，盡快將現代化技術與設備引進來，如計算機、攝像機、錄像機、復印件、掃描儀等，提升檔案管理信息化水平。要注意不能讓大量設備被閑置，否則將在人力、財力和物力上出現損失與浪費。在先進方法與技術支持下，形成功能強大的信息管理系統，讓石油企業所有檔案都得到信息化管理，提升其自動化水平。信息管理系統要發揮出文件錄入、修改、轉儲、案卷合卷、拆卷、編號、打印表格等功能，確保檔案管理人員可以快速實現對檔案的分類、組卷與歸檔，便于企業其他部門人員方檢索與查閱檔案資料。由于石油企業檔案數量大、種類多，為提升查閱速度，應積極配置檔案信息管理系統，從而保證檔案管理工作效率實現大幅度提升。

（四）提高檔案管理人員綜合素質。21世紀企業之間的競爭更多的體現在人才上，高素質人才對企業生存與發展至關重要，對此石油企業也要注重提升檔案管理人員的綜合素質。第一，石油企業要定期開展對檔案管理人員的培訓工作，讓他們及時掌握最新的檔案管理政策、法律法規和相關專業知識，實現檔案管理人員專業水平的提升，能夠為高效、有序開展檔案管理工作奠定良好的人才基礎。第二，增強檔案管理人員自學意識，既要參與企業定期培訓，也要主動加強先進科學技術學習，積累豐富的科技知識，提升檔案管理工作的科技水平。同時也能積極創新檔案管理方法，將檔案價值充分發揮出來，促進企業的快速發展。

三、結語

總之，石油企業在發展過程中會形成大量的檔案資料，可以將勘探生產、工程建設和人事行政等情況反映出來。這要求石油企業提高對檔案管理工作的重視程度，既要建立完善的檔案管理制度，增加資金投入將基礎設施建設完善，還要積極引入現代化手段，培養更多高素質人才。這樣才能真正提升檔案管理效率，為石油企業今后發展打牢基礎。