信息時代辦公室檔案管理工作的改革與創(chuàng)新

文/濟南市衛(wèi)生科技交流服務(wù)中心 徐海霞

信息化時代對辦公室檔案管理的要求越來越高。不僅要充分保障辦公室檔案管理工作的準(zhǔn)確性與便利性，還要為各單位的穩(wěn)定發(fā)展提供正確的引導(dǎo)和推動。為此，信息時代對辦公室檔案管理工作進(jìn)行科學(xué)的變革與創(chuàng)新，不僅能保障辦公室檔案管理工作符合時代發(fā)展的趨勢，還能推動辦公室檔案管理事業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。

一、信息時代辦公室檔案管理

信息時代的辦公室檔案管理工作，主要是指在檔案信息的采集，接收以及保存管理環(huán)節(jié)中合理的應(yīng)用相應(yīng)的現(xiàn)代化信息技術(shù)，摒棄傳統(tǒng)的辦公室檔案管理模式，提升辦公室檔案管理工作的數(shù)字化與信息化程度。

（一）特點。首先，必須嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)開展管理工作。其次，摒棄傳統(tǒng)實物檔案存放管理的模式，采用更加科學(xué)的信息化與數(shù)字化管理的模式進(jìn)行。再次，辦公室檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)化程度與數(shù)字化程度顯著提升，不僅提高了檔案信息管理的效率，還增強了檔案信息資源實時共享的程度，為各單位工作的有序開展提供了有力的保障。

（二）主要內(nèi)容。1.軟件技術(shù)方面。實現(xiàn)辦公室檔案管理信息化，離不開科學(xué)的信息軟件技術(shù)與信息管理平臺，所以辦公室檔案管理信息化的基礎(chǔ)是提升信息管理平臺的完善性，確保各項信息管理軟件有良好的運行環(huán)境。2.管理標(biāo)準(zhǔn)方面。充分結(jié)合我國現(xiàn)代社會科學(xué)技術(shù)的發(fā)展趨勢與特點，并對各個檔案管理單位的實際運轉(zhuǎn)情況進(jìn)行全面的分析對比，保障辦公室檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的可行性。3.管理內(nèi)容方面。對辦公室檔案信息資源進(jìn)行分類合理的保存管理，同時保障信息化檔案信息數(shù)據(jù)庫與檔案信息具有明顯的一致性，從而提升檔案信息資源建設(shè)的質(zhì)量。4.應(yīng)用平臺方面。辦公室檔案的信息管理主要方式是各個應(yīng)用系統(tǒng)的有效使用，所以要充分保障信息建設(shè)平臺的設(shè)計的完善性，提升信息平臺的實際兼容性與規(guī)范性。5.人員方面。人員管理在檔案信息化管理建設(shè)中尤為重要。“以人為本”是各個行業(yè)發(fā)展的根本與基礎(chǔ)，任何先進(jìn)技術(shù)都離不開工作人員的操作與管理，所以要加強提升檔案信息管理工作人員的專業(yè)技能與綜合素養(yǎng)，為辦公室檔案管理工作的變革與創(chuàng)新提供基本保障。

二、信息時代辦公室檔案管理工作存在的主要問題

（一）未能樹立科學(xué)的檔案管理認(rèn)知。由于單位領(lǐng)導(dǎo)未能樹立科學(xué)的檔案管理認(rèn)知，使得自身缺乏科學(xué)的檔案管理意識，從而無法充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，導(dǎo)致檔案資源的價值無法得到有效的發(fā)揮和體現(xiàn)。同時，由于領(lǐng)導(dǎo)人員對檔案管理工作的忽視，使得對檔案管理工作投入的資金較少，無法保證管理系統(tǒng)的有效運轉(zhuǎn)，從而直接阻礙著辦公室檔案管理信息化的發(fā)展。

（二）缺乏先進(jìn)的管理理念。傳統(tǒng)的檔案管理理念僅僅是對檔案資料的存放管理，無法實現(xiàn)對檔案資料的有效利用。而檔案管理信息化，則是通過利用先進(jìn)的信息化管理技術(shù)，實現(xiàn)對檔案資料的及時調(diào)出和充分利用。阻礙這一目標(biāo)實現(xiàn)的重要因素是檔案管理理念的落后，使得檔案管理工作仍然停滯在檔案資料的粗略收集和存放管理方面。同時，管理人員的業(yè)務(wù)能力與職業(yè)素養(yǎng)較低，也是造成管理質(zhì)量低下的主要原因。

（三）缺乏科學(xué)合理的管理模式。辦公室檔案管理的傳統(tǒng)模式主要是利用工作人員人為抄寫與收錄的方式，這無法保障檔案資料更新與匯總的及時性與準(zhǔn)確性，同時無法實現(xiàn)各類型檔案資料及時準(zhǔn)確的調(diào)出和利用。這些問題都直接影響著辦公室檔案管理水平的提升。

（四）設(shè)計與規(guī)劃方式比較落后。辦公室檔案管理信息化實現(xiàn)的重要保障是對檔案資料管理工作進(jìn)行合理的設(shè)計與規(guī)劃。空間地域因素、權(quán)限因素以及資金因素等等都會對辦公室檔案信息資源的生成造成不同程度的影響。但是由于社會環(huán)境的錯綜復(fù)雜，使得檔案管理方案的統(tǒng)一性無法及時有效地形成，必定影響檔案管理工作的統(tǒng)一性和實效性。

三、推動信息時代辦公室檔案管理工作變革與創(chuàng)新目標(biāo)實現(xiàn)的具體措施

（一）引進(jìn)先進(jìn)的管理理念，構(gòu)建科學(xué)合理的管理模式。管理觀念的轉(zhuǎn)變和管理模式的創(chuàng)新，能直接促進(jìn)辦公室檔案管理信息化程度的提升。雖然大部分檔案資料的收藏與參考價值較高，但是在工作人員管理服務(wù)意識欠缺的影響下，使得對檔案資料的管理僅僅停留在分類保存方面，無法有效地對各類檔案資料進(jìn)行有效的利用。為此，需要引進(jìn)先進(jìn)的管理理念促進(jìn)傳統(tǒng)管理模式的變革，使用更多先進(jìn)的技術(shù)軟件進(jìn)行檔案資料的管理與應(yīng)用工作，提升檔案管理的質(zhì)量。

（二）建立完善的檔案管理體系。完善的檔案管理體系是保障辦公室檔案資料管理信息化有序開展的重要基礎(chǔ)，所以相關(guān)部門要及時建立科學(xué)完善的檔案管理體系。首先，充分結(jié)合檔案資料的類型，對管理人員進(jìn)行詳細(xì)清晰的責(zé)任劃分，提升管理人員的責(zé)任與權(quán)力的明確性。其次，根據(jù)檔案資料的公眾性與保密性，實現(xiàn)檔案信息資源內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)的有效隔離。再次，構(gòu)建科學(xué)有效的辦公室檔案防護(hù)體系，例如在計算機系統(tǒng)中安裝防火墻，殺毒軟件以及報警裝置等等，提高檔案管理工作的安全性。

（三）重視檔案管理服務(wù)質(zhì)量的提升。由于傳統(tǒng)的檔案管理模式主要依托于手工編輯的存檔方式，這無法提升檔案資料的利用率。所以，在實現(xiàn)檔案資料變革與創(chuàng)新時需要構(gòu)建優(yōu)質(zhì)的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺，提高檔案管理服務(wù)工作的質(zhì)量，為提升檔案信息資料的傳遞與管理，查閱與使用提供堅實的基礎(chǔ)保障。

（四）提升保密工作的強度。雖然科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步給辦公室檔案管理信息化與數(shù)字化的提升提供了基本條件，但是也產(chǎn)生了一系列的潛在風(fēng)險，為此，提升辦公室檔案管理工作的保密強度迫在眉睫。在開展辦公室檔案管理工作時，要對各類型檔案資料進(jìn)行清晰的分類，并根據(jù)其具體保密程度進(jìn)行保存管理。檔案資料的保密程度通常分為一般形式、秘密形式、機密形式以及絕密形式。通過結(jié)合檔案資料的機密程度，采取相應(yīng)的檔案資料管理措施，并對管理人員進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)管，特別是檔案秘密等級較高的情況，只有符合審閱資格的人才能對其進(jìn)行管理，提高檔案管理工作的安全性。

（五）重視管理人員專業(yè)素養(yǎng)的提升。提升辦公室檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，能直接提升管理人員管理意識的科學(xué)性，增強管理人員的保密意識。所以要重視對管理人員專業(yè)素養(yǎng)的提升，才能提高檔案管理工作的專業(yè)性與規(guī)范性。

四、結(jié)語

對檔案資料進(jìn)行科學(xué)的管理和有效的利用，能直接保障社會經(jīng)濟健康穩(wěn)定的發(fā)展。為此，只有利用科學(xué)的手段對辦公室檔案管理工作進(jìn)行合理的變革與創(chuàng)新，提升其服務(wù)質(zhì)量，才能保障檔案資料的價值得到充分的體現(xiàn)，從而實現(xiàn)檔案管理事業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。