新時期科技檔案工作者的發(fā)展趨勢分析

文/北京臨近空間飛行器系統(tǒng)工程研究所 劉婷 薛潔

隨著大數據時代的到來，傳統(tǒng)檔案管理模式已經不能滿足這個信息爆炸的時代，大數據時代管理模式的開啟對檔案工作者是一個機遇也是一個挑戰(zhàn)。

一、傳統(tǒng)檔案管理模式

1.傳統(tǒng)檔案管理模式的確立和實行，目的是想達到供人們查閱和尋找的同時，更多地起到保護和收藏紙質檔案的作用，即重藏輕用。在這種模式下，人們獲取檔案信息是有門檻和限制的，檔案并不對外開放，檔案資源的利用率較低。2.檔案管理往往置身于各項管理流程末端，存在客戶歸什么、我們收什么的現(xiàn)象，這樣容易出現(xiàn)部分數據未能及時歸檔或歸檔不完整的情況；檔案人員未能駕馭文檔整個生命周期的流轉過程，錯失歸檔最佳時機，未能發(fā)掘出核心數據。

二、大數據時代檔案管理模式

大數據時代，信息無處不在、無時不在，每個人都是信息的接受者和創(chuàng)造者，注重的是檔案的“用”。這就迫使傳統(tǒng)檔案管理模式發(fā)生改變。將紙質檔案數字化不僅可以節(jié)省庫房空間，利于紙質檔案的保管、保護和利用，還可以用于錄音錄像的聲像檔案及其他特殊載體的檔案，所以檔案數字化勢在必行，因此，數字檔案館的建設在大數據時代是必然。在傳統(tǒng)檔案館的繼承和新環(huán)境的變革下，數字檔案管理系統(tǒng)應具備開放性、安全性、穩(wěn)定性、易用性和易管理性，是數字檔案館不斷發(fā)展和完善的信息管理系統(tǒng)。例如，航天企業(yè)所用的瀚海之星綜合檔案管理系統(tǒng)是一個多全宗、多門類、多權限全文管理綜合檔案管理軟件，它能夠對所接收的各類數字檔案信息進行鑒定、整序、比對、分類、存儲、保護、著錄、檢索、利用、編研、傳播等操作，使無序信息有序化，并實施有效控制和長久安全保存；數字檔案管理系統(tǒng)能夠利用網絡實現(xiàn)檔案查詢、信息發(fā)布、工作交流和資源共享，為用戶提供高效跨庫、無縫連接的信息服務。同時瀚海之星還可以與AVIDM、OA等多種辦公系統(tǒng)進行鏈接，保證現(xiàn)行文件與檔案一體化管理，為歸檔工作奠定基礎。

三、對兩種檔案管理模式分析

在傳統(tǒng)檔案管理模式中，紙質檔案的管理模式已經在檔案人員的思想和觀念中根深蒂固。但每天數以億計的新信息充斥著人們的生產生活，傳統(tǒng)檔案管理模式的封閉性和保密性已經與這個信息爆炸的時代格格不入了。必須由過去主要為國家檔案館積累檔案資源，改變?yōu)閼詽M足企業(yè)各項活動在證據、信息等方面的需求為導向，為企業(yè)的生存和發(fā)展服務。下面從四個方面對這兩種模式進行分析，紙質檔案與電子檔案的保存方式、查閱方式、歸檔方式、利用方式等方面都有本質上的差異。

（一）紙質檔案與電子檔案的保存方式。傳統(tǒng)檔案管理模式中，檔案管理者多采用檔案集中管理模式，將紙質檔案分類、集中存放到一處，需要根據卷脊、盒脊在庫房進行管理和查閱。對于來源分散，種類、類型呈現(xiàn)多樣化發(fā)展趨勢的文件，需要以電子檔案的形式保存，存放在不同的載體上，例如光盤、磁帶、網盤等，內容可以是不連續(xù)的，并可以高效集成各種檔案信息資源。

（二）紙質檔案與電子檔案的查閱方式。紙質檔案的查閱，是以檔案館為中心開展工作，服務形式單一，通常是等客式、陣地式提供服務，用戶利用檔案的方式是親自到檔案館查找利用檔案，耗費了人力、物力、財力。而數字檔案館完全是以用戶為中心，查閱則可以進行多角度和全方位的檢索，方便用戶隨時隨地查找相應文件，也極大降低了檔案管理人員的勞動強度。

（三）紙質檔案與電子檔案的歸檔方式。紙質檔案歸檔方式的“被動性”已經不能滿足這個信息更新的時代，必須轉變?yōu)殡娮訖n案歸檔的“主動性”。檔案人員需要駕馭文檔全生命周期的流轉過程，踐行流程中的前端控制與全生命周期管理。把握歸檔時機，發(fā)掘核心數據的管理，緊緊把握檔案的“收、管、用”各個環(huán)節(jié)。

（四）紙質檔案與電子檔案的利用方式。檔案的價值就是檔案的利用價值，是檔案能夠滿足社會需求的表現(xiàn)。傳統(tǒng)檔案管理模式長期處在“封閉”狀態(tài)，人們總認為檔案不能出效益、出成果。事實上這是人們的一種偏見，檔案不僅有保存價值更有利用價值。從利用需求方式來看，紙質檔案利用需求檢索，檔案利用者需要親自到檔案館檢索，通過人力翻閱查找，檢索較繁瑣，工作量太大。電子檔案利用需求檢索，是以計算機為載體，通過網絡傳輸實現(xiàn)快捷查找與檢索檔案資料，不受地理局限，及時高效。

四、大數據時代科技檔案工作者的思考

隨著電子信息成為檔案的主要媒介，檔案管理者必須轉變以紙質檔案管理的思維模式和傳統(tǒng)觀念，建立起以電子檔案管理為基礎的新型管理思維模式，這就給檔案管理人員提出了更高的要求，切不可以用傳統(tǒng)陳舊、過時的管理思維方式和觀念來指導大數據時代的檔案管理。培養(yǎng)一支高素質的人才隊伍是做好檔案工作的關鍵，所以檔案工作人員的工作理念應與新時期檔案利用服務工作相適應，專業(yè)素質與崗位技能也要滿足工作需要。目前，很多各行各業(yè)的專兼職檔案人員的培養(yǎng)模式依然按照傳統(tǒng)的“重檔案知識，輕計算機技能”，偏離了大數據時代的社會自動化、智能化發(fā)展大趨勢，限制了檔案人員的視角和眼界，使檔案利用工作在陳規(guī)守舊的思想中裹足不前。檔案人員應在政治、業(yè)務、身心、創(chuàng)新方面具備相應的素質：

（一）政治方面。1.愛崗敬業(yè)，甘于奉獻。檔案管理是一項默默無聞的幕后工作，在短時間內無法取得轟轟烈烈的成績，需要通過平時在瑣碎的工作中一點一滴地積累。“俯首甘為孺子牛”體現(xiàn)了檔案工作者的精神。特別是在當前充滿誘惑的時代，青年檔案工作者更要耐得住寂寞，守得住清貧，強化大局意識和服務觀念，擔負起黨和國家賦予的使命。2.守口如瓶，保守秘密。檔案工作者要具有強烈的保密意識，保守國家秘密，嚴格貫徹執(zhí)行《檔案法》，做到不該問的不問，不該說的不說。

（二）業(yè)務方面。1.熟練掌握檔案專業(yè)知識。掌握檔案的基礎理論知識，如檔案的管理理論、檔案信息資源開發(fā)與利用、檔案管理技術、檔案編研等。結合工作實際，掌握對檔案收集、鑒定、整理、保管、檢索、編研、利用和統(tǒng)計等日常工作。了解數字化、網絡化在檔案管理工作中的運用及各種關于檔案的行標、院標、所標，科學規(guī)范檔案管理工作，形成管理規(guī)定，廣泛閱讀各種專業(yè)書籍，不斷給自己的頭腦充電。借助檔案職業(yè)技能知識競賽這個平臺，對檔案專業(yè)知識進行加固，與全國各行各業(yè)檔案工作者溝通交流經驗，汲取好的方式方法，提升自身專業(yè)素養(yǎng)。2.掌握專業(yè)計算機能力。檔案人員必須具備專業(yè)的計算機能力，熟悉網絡教育。計算機網絡病毒的侵襲無法避免，數字檔案容易遭受篡改和刪除。這就迫使檔案人員要熟悉計算機各種流程，熟練掌握各種計算機知識，以及各種載體使用性方面的知識，同時需要具備運用和操作各種運用軟件及維護的能力。數字檔案館的建設是建立在現(xiàn)代信息技術的普遍應用基礎上，利用數字化手段，以綜合檔案館信息資源為處理核心，對數字檔案信息資源進行收集、管理，通過高速寬帶通信網絡設施相連接和提供利用，實現(xiàn)資源共享的超大規(guī)模、分布式數字信息系統(tǒng)，這就使檔案人員熟悉檔案管理系統(tǒng)進行著錄及維護，例如學會AVIDM系統(tǒng)、OA系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)集成和完善。掌握全面、完整、系統(tǒng)的檔案業(yè)務知識和計算機管理技能，加強檔案信息收集、加工、開發(fā)、利用的智能化發(fā)展，在檔案工作中更有效率地為用戶服務。

（三）身心素質方面。1.檔案工作本身就是一項無私奉獻、瑣碎的工作，所以要熱情、謙遜、禮貌，主動為人民服務，要跟歸檔人溝通協(xié)調好，變“被動等材料”為“主動收材料”，變“給什么收什么”為“缺什么收什么”。要與整個社會發(fā)展需要同步進行，哪些檔案利用率更高，會起到什么作用，檔案人員要做到心中有數。2.檔案工作往往在眾多企業(yè)中不被重視，認為這是可有可無的工作，并沒有專職檔案管理者，滯留在整個管理流程的末端，導致工作者很被動，配合不夠，不能有力地開展檔案工作，管理者必須能夠接受這種情況，通過發(fā)表文章、參加培訓、參加競賽、制作展板、申報課題、編發(fā)實例匯編等手段加大宣傳，慢慢改變領導及用戶對檔案工作者的看法。3.充分挖掘自身的潛力，利用檔案，尤其將雜亂無章的各種文件資料經過篩選、整理，組成有機聯(lián)系的信息資料，編寫大事記、檔案編研，擴大檔案的影響，對檔案進行宣傳。不斷培養(yǎng)檔案意識，優(yōu)化檔案資料庫，注重檔案資源的開發(fā)利用，加強對檔案資源內涵和外延的挖掘。

（四）創(chuàng)新能力方面。青年檔案工作者思維活躍，接受新鮮事物能力強，善于思考學習，勇于進取，喜歡獨立思考，敢于打破舊觀念，具有較強的開拓創(chuàng)新精神。例如，在實際工作中，青年工作者敢于對舊標準制度質疑和爭論，通過與行業(yè)檔案工作者溝通交流，進行修訂；敢于大膽設想數字檔案館的建設，勇于探索，以用戶快速獲取知識為目標，建設智能化檔案庫房，實現(xiàn)檔案庫房虛擬化展現(xiàn)，大力提升檔案工作現(xiàn)代化水平。

五、結語

大數據時代的來臨對科技檔案工作者提出了更高的要求，不僅應學習積累專業(yè)理論知識，還要有對外溝通交流能力，挖掘檔案的價值，轉變思路，創(chuàng)新工作機制，適應新形勢。