政府機關檔案室信息保密與公開的實施策略

文/山西文水縣人民政府辦公室 吳娜

政府機關檔案室就是政府內部，建立起的對不同機關檔案進行管理的內部機構，同時也是整個機關的組成部分，其是機關管理以及研究咨詢性質的機構。

一、政府機關檔案室的含義和特點

政府檔案機關主要工作任務就是針對本單位中不同部門所產生的檔案進行管理，并且對相應單位的檔案進行接收和保管，對這些檔案進行整理，同時對檔案進行鑒定、統計以及編目。對相應檔案科學利用和監督，針對具有長遠保管價值的檔案向檔案館移交，若存在下屬機構，則需要對下屬機構的工作進行監督和指導。在機關檔案室當中，所保存的檔案需要將公文作為主要內容，工作內容主要有機要、決定、命令等。此外，其中還有部分書刊以及資料等。檔案和一般信息資料不同，其存在一定機密性，因此部分檔案需要長時間保存。站在長遠角度進行分析，檔案第二價值是服務對象是全社會。因此需要針對這一特點，建立一個過渡性機構，對其進行統一管理，從而確保單位信息的安全性以及公眾知情權。針對機關檔案室來說，其屬于一種中間性質的機構，怎樣對兩者之間進行權衡利弊，則是檔案管理工作需要重點考慮的問題。

二、政府機關檔案信息保密和公開的實施策略

（一）完善立法，落實法規。對于政府機關檔案室來說，工作人員的編制、經費和領導均是通過政府直接負責的，主要功能是對政府內部機關重要檔案信息進行管理，收藏的檔案對于政府工作起著至關重要的作用，在業務上是通過政府以及上級檔案管理人員統一監督和管理，同時也屬于政府當中的重要部門，并不是簡單地對檔案進行儲存。因為檔案室受到政府以及上級檔案部門的雙重管理，因此對檔案信息進行公開，就相當于對政府信息進行公開，這和檔案部門所規定的《檔案法》規定之間存在著密切聯系。這種情況下，相應管理部門需要對《檔案法》做出適當調整，從而順應時代的發展。對法規當中的一些細則進行進一步完善，針對涉及范圍做出相對詳細的闡述，尤其是針對一些關系到大眾所需的重要檔案信息，必須要細化到不同類型檔案當中的每個細節，促使全部檔案足夠清晰和明確，不能有含糊不清的現象。例如對檔案進行封存，在年限規定上，之前多為30年解封檔案，但是這并不適用于全部類型的檔案。因此相應工作人員需要對不同類別的檔案進行認真劃分，然后結合不同檔案的實際需要，對年限做出進一步規定。為了保障政府部門檔案公開上保持持久和長期化，不同地方政府檔案室，可以結合本身檔案信息內容，制定出具有針對性的信息公開制度，具體工作期間，適當調整已有檔案管理法規，進一步適應時代發展。

（二）規范信息收集、公開和保密制度。1.需要對保密和審查制度進行信息公開，社會不斷發展進步，而政府機關信息數量也在持續性增加，相應工作人員針對檔案質量的檢定和審查工作量逐漸增加。在對這些檔案進行存檔過程中，管理人員已經做出了相應的劃分，但是在存檔過程中，只有管理人員知曉檔案的保存時間以及保存價值，僅依靠管理人員很難滿足社會需要。因此，檔案管理人員要和相應占用檔案的人員需要共同參與，一同完成檔案信息公開和鑒定工作。2.充分借助互聯網和大數據等對檔案進行管理，構建新型檔案分類機制，相應政府對相關信息進行收集和儲存。在新的數字檔案當中，存在多種數據關聯，如電子圖片、視頻檔案和圖片等，這些電子信息采集十分簡單方便，不同檔案之間在進行數據的傳遞和轉化過程中，更加方便和快捷，相應數字信息種類以及數量也更加豐富。與此同時，電子檔案可以在相應計算機當中進行自主分類和存儲，最終對檔案信息進行自動化管理。

（三）對檔案公開后實施權利與義務的約束。因為檔案信息有較大的社會責任，針對政府機關當中的檔案信息而言，進行公開期間，并不存在完整和標準的保護使用者利益的規定。針對檔案公開而帶來的社會行為缺乏相應的管理規定，檔案機關將其作為借口，規避了信息公開所帶來的社會義務以及責任，在這種情況下，容易促使政府機關檔案公開之后產生相應的權責問題，進一步給檔案部門帶來不良社會影響。這種情況下，相應管理人員一定要建立檔案公開和保障制度，針對所公開的檔案使用或者明確規定權利和義務，能夠針對檔案部門對檔案信息公開后所承擔的責任作出規定，針對違規公開后造成的影響制定出相應處理辦法。這種情況下，能夠使檔案信息變得更加公開和透明，進一步促使實際信息保密和公開工作的科學實施。

三、結束語

綜上所述，政府機關檔案室主要是由國家政府機構對檔案進行存放和管理的場所，同時針對政府當中所涉及的業務文件適當整理和歸檔處理，然后借助專人對其進行收集和管理。相應工作人員需要定時為政府不同部門上交檔案文件，對其進行整理和編目。對此，相關管理人員嚴格按照規定進行，保障工作的科學性。