企業檔案管理工作的創新探索

文/成都地奧制藥集團有限公司 敖敏

檔案管理是企業管理工作的一部分，必須適應現代企業和新時期發展的需要，樹立新的觀念，建立新的體制，實行新的管理制度。從企業檔案工作的特點來看，其同企業其他工作的區別在于：此項工作并非針對某一特定領域，也并非企業檔案管理工作人員所能夠獨立完成的工作內容，而是有賴于企業所有成員充分參與，方才能夠達成的一項工作。對于企業來說，如果不積極進行創新，將會面臨被市場淘汰的境地，企業檔案工作亦需要創新，如此才能夠為企業的發展壯大提供足夠的檔案信息資源支持。有鑒于此，企業檔案管理人員應當形成創新思維，充分發掘檔案管理的功能。

一、檔案管理工作在企業發展過程中的價值

檔案管理工作是企業日常工作的重要范疇之一。通過此項工作的持續開展，能夠實現對企業工作內容的有效記載，并且實現對企業發展情況以及生產業績的翔實記錄，從而為企業的良性運行提供依據。有鑒于此，企業應當對檔案管理工作保持高度重視，確保檔案工作能夠規范有序地進行。特別對于大型企業而言，因為其日常工作任務較多，故而所產生的檔案信息資源數目較大，這便要求檔案管理部門及時做好檔案的歸檔工作和建檔工作。加強大型企業檔案管理工作，一方面能為企業領導及時了解整體經營狀況，適時調整經營策略提供準確依據，為經營決策提供支持性證據。另一方面有利于準確認定企業的經營成果、查看歷史記錄、熟悉情況、總結經驗、制訂計劃、研究案件、解決糾紛、處理問題。有鑒于此，大型企業的檔案工作人員，應當積極探索檔案管理工作的全新工作方法，秉承創新意識，更新自己的工作理念，由此推動企業檔案管理工作實現科學發展，為企業組織績效的實現奠定良好的基礎。

二、如何實現企業檔案管理工作的創新

要實現企業檔案管理工作的創新，就需要強化技術創新，開展在線服務，拓展服務領域。

（一）強化技術創新。企業檔案管理部門應當看到信息技術對于檔案管理工作的影響和沖擊，積極引入信息技術手段，提升檔案管理工作的效率。具體做法是：1.企業檔案管理部門應當架設檔案信息系統，設置檔案資源數據庫，使得對檔案信息資源的查找和利用工作能夠更為高效。2.設置數字化文檔中心。企業日常工作中會形成大量的檔案信息資源，諸如各類企業決策文件、人事檔案資源等，所以，通過設置數字化文檔中心的方式，能夠實現對各類信息資源的數字化處理，同時實現對信息資源的加密保護，并提升企業內部辦公效率，實現對企業運營成本的有效降低。3.創設檔案信息資源共享平臺。通過對該平臺的搭建，讓企業同政府部門、人才市場實現便捷的溝通。4.健全網絡服務功能。企業檔案管理部門應當設立檔案信息資源網站，并提供在線人工客服服務，以此來幫助檔案所有者同檔案管理部門實現高效的信息溝通。

（二）開展在線服務。如今，人們的工作壓力越來越大，對于便捷性和時效性的追求相對來說也越來越高，而傳統的檔案管理工作效率相對較低，工作人員查找信息常常需要在檔案室進行查找，再將檔案復印或者拍照。這種傳統的查找方式在時間和空間上有一定的限制，不具備較高的時效性，因此無法滿足人們的需求。此時，檔案管理工作必須改變查找手段，例如部分檔案在符合安全保密的條件下，可通過郵件或在線問答等方式為檔案信息查詢者提供網絡在線服務，提高檔案信息的時效性。

（三）拓展服務領域。檔案對于企業的市場拓展、宣傳、評估、高層決策、內部控制等很多領域都具有憑證性的作用，檔案工作人員應該詳細分析本單位上下人員對檔案需求的內容，有針對性地開發檔案，不斷拓展檔案的服務領域，主動服務。尤其是當前人類已經進入到信息技術時代，社會公眾對于信息的訴求十分強烈。在信息技術的影響之下，傳統檔案工作的模式受到了極大的影響和沖擊，以往單一化的檔案信息資源使用訴求，注定被綜合化使用訴求所替代。有鑒于此，企業檔案管理部門必須積極創新，以此來拓展自身的檔案信息資源服務范圍和服務領域。

三、結語

如今，各行各業都講求創新，創新是企業生存的重要條件。檔案管理工作也要不斷與時俱進，開拓創新。在日后的檔案管理工作中，作為企業的檔案管理人員，要積極提高檔案管理效率，實現檔案管理信息化和智能化，提高檔案管理的服務水平，拓寬服務領域，使檔案在企業管理工作中起到更為重要的作用。