做好水利工程檔案管理研究

文/渭南市東雷抽黃灌溉工程管理局 武虹

目前，水利工程建設(shè)處于一個蓬勃發(fā)展的時代，水利工程主要工作就是對地下水和地表水進(jìn)行控制和調(diào)配，以除害興利為目的而修建的工程。其基本特點就是投資多，工程浩大。水是人類生活中必不可少的生存要素，但自然界存在的水資源不全是符合人類需求的狀態(tài)，只有修建水利工程，才能對這部分不能滿足人類需求的水資源進(jìn)行控制改善。水利工程更為重要的作用即是在洪澇時對水量的調(diào)節(jié)和分配，防止洪澇災(zāi)害的發(fā)生?？傊こ探ㄔO(shè)對人類有很大影響，而水利工程檔案管理對水利工程而言猶如水利工程之于人類的作用，所以，加強(qiáng)水利工程檔案管理有利于加強(qiáng)水利工程建設(shè)。

一、水利工程檔案管理工作存在的不足

（一）檔案質(zhì)量存在問題。水利工程檔案是記錄水利工程的建設(shè)資料，從中可衡量水利工程的建設(shè)質(zhì)量。因此，在建立水利工程檔案的時候應(yīng)該注重檔案的質(zhì)量，嚴(yán)格按照水利工程檔案管理質(zhì)量部門要求執(zhí)行檔案建立工作。目前，水利工程檔案的質(zhì)量上主要存在以下問題：1.檔案分類不明晰，沒有確切的分類標(biāo)準(zhǔn)。一個完整的水利工程檔案會涉及多個分類，如：（1）合同、協(xié)議以及招標(biāo)、投標(biāo)的管理內(nèi)容。（2）工程計劃、造價預(yù)算。（3）施工管理。（4）工程監(jiān)理。（5）機(jī)電設(shè)備。（6）工程土地的征用及移民安置工作。（7）工程的水土、環(huán)境保護(hù)。（8）工程人事。（9）各類文書。（10）財務(wù)等。目前許多檔案的建立沒有統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)，也沒有嚴(yán)格按照檔案管理質(zhì)量部門的要求進(jìn)行工程分部組卷、立卷，這就容易導(dǎo)致檔案內(nèi)容缺失，給查找檔案及歸檔工作增加難度。由于水利工程涉及的數(shù)據(jù)量龐大，所以檔案數(shù)據(jù)記錄容易存在不完整、不精確、不真實的問題，比如造價預(yù)算方面的數(shù)據(jù)和財務(wù)方面的數(shù)據(jù)等，這些數(shù)據(jù)的缺失和失真都會給工程建設(shè)造成極大的影響。2.檔案案卷形式不規(guī)范。受到水利工程浩大特點的影響，每一個水利工程的建設(shè)時間都比較長，檔案內(nèi)容也在建設(shè)的過程中不斷增加，案卷記錄受制于時間和空間。因此，在檔案案卷中容易出現(xiàn)記錄書寫形式不一、記錄紙張標(biāo)準(zhǔn)不一、以及工程竣工的簽名不完整等問題。這樣的不規(guī)范極易造成責(zé)任劃分不明確，為工程的后期管理維護(hù)增加了難度。3.檔案檢索功能不強(qiáng)。由于受到檔案分類標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一的影響，不能建立相對應(yīng)的檢索功能，在檢索檔案內(nèi)容時，不能按照統(tǒng)一的分類、文號、密級等進(jìn)行靈活檢索，因此，很多檔案的利用率都普遍偏低。

（二）水利工程檔案管理方面的問題。1.管理層對檔案管理工作不夠重視。如今，很多企業(yè)都很重視技術(shù)層面，對檔案管理方面的重視度卻很低，這樣的現(xiàn)象也同樣存在于水利工程。各部門都忙于其他業(yè)務(wù)工作，對于檔案疏于管理，檔案資料的流向和保存都具有很大的不確定性，導(dǎo)致在工程建設(shè)中人員的變更與調(diào)動時，出現(xiàn)人走檔案走的情況或者出現(xiàn)人員離開檔案沒人管理的狀態(tài)。2.檔案管理制度不健全。目前，由于受到管理層對檔案管理工作忽視的影響，水利工程檔案管理工作制度松散，缺乏管理法規(guī)，沒有形成健全的檔案管理制度。對于檔案管理工作的執(zhí)行缺乏相應(yīng)制度的制約，不具備專業(yè)的執(zhí)法檢查，檔案管理的業(yè)務(wù)管理力度弱，在檔案管理制度建設(shè)上還有待提高。3.檔案歸檔不及時。水利工程檔案有別于其他工程檔案，從檔案的建立到歸納整理都受到時間和空間的影響，具有很多的不確定性。根據(jù)我國《水利工程檔案管理規(guī)定》第二十三條，歸檔時間可依據(jù)項目法人對實際情況判定，可分階段、分單項工程竣工時間而定，或者在主體工程完全竣工驗收后三個月內(nèi)完成檔案歸檔工作。目前很多工程都不能嚴(yán)格遵循這種分階段、分單項歸檔和主體工程竣工驗收后三個月內(nèi)完成歸檔工作的管理規(guī)定，或者勉強(qiáng)做到按時歸檔。

（三）缺乏專業(yè)的檔案管理人員。現(xiàn)在的大多數(shù)水利工程建設(shè)中，檔案管理人員都不具備專業(yè)性，很多都是從其他部門抽調(diào)的員工兼管檔案管理工作，這些員工沒有檔案管理工作經(jīng)驗，也沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，不具備專業(yè)的知識，且由于不是專職檔案管理工作，所以這部分員工的心態(tài)都比較松散，他們的精力也有限，受到這些因素的影響，檔案管理人員工作大多處于被動狀態(tài)，通常在處理檔案工作時，工程項目負(fù)責(zé)人那邊移交多少內(nèi)容就處理多少內(nèi)容，不會去主動檢查內(nèi)容的完整度與質(zhì)量好壞，這就導(dǎo)致檔案大多存在內(nèi)容缺失、記錄不完整、不規(guī)范等問題，嚴(yán)重影響了檔案的質(zhì)量，最終造成歸檔質(zhì)量差、歸檔時間延遲等后果。

二、水利工程檔案管理工作的建議

（一）加強(qiáng)檔案質(zhì)量建設(shè)。1.建立完善的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)現(xiàn)有的水利工程分類，按照分類建立統(tǒng)一的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格按照檔案管理部門的要求立卷、組卷。這樣就能有效地避免重要數(shù)據(jù)在記錄上發(fā)生錯誤，保障工程預(yù)算報價和財務(wù)等數(shù)據(jù)記錄的完整、精確、真實，確保檔案的質(zhì)量。2.規(guī)范檔案案卷形式。在記錄檔案案卷時，規(guī)范檔案記錄的紙張、記錄的格式、記錄的名稱、記錄的文號、記錄的密級等，最后規(guī)范竣工后的驗收簽名。做好這些工作，就能保障檔案案卷的規(guī)范性與完整性，并且有利于責(zé)任劃分，可以把責(zé)任具體到個人，有效提高工程建后維護(hù)管理工作。3.加強(qiáng)檔案檢索功能。在建設(shè)檔案檢索程序時，應(yīng)根據(jù)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，建立相應(yīng)的檔案檢索功能，使工作人員在檢索檔案內(nèi)容時可以根據(jù)統(tǒng)一的分類、文號、密級等進(jìn)行靈活檢索，為工作人員檢索檔案節(jié)省時間，提高檔案的利用率。

（二）加強(qiáng)水利工程檔案管理。1.提高管理層對檔案管理工作的重視。在水利工程檔案管理上，管理層必須要引起足夠的重視，要保證檔案管理在人員上、制度上、設(shè)備上都要得到相應(yīng)的工作支持，要成立專門的檔案管理部門，由專門的管理人員進(jìn)行管理，讓員工明確具體工作內(nèi)容，讓檔案管理工作隨時處于正常作業(yè)的狀態(tài)。2.加強(qiáng)檔案管理制度的建立。加強(qiáng)檔案管理法規(guī)建設(shè)，修訂現(xiàn)有的檔案管理規(guī)章制度，將不足之處加以完善，缺乏之處加以補(bǔ)充，進(jìn)一步學(xué)習(xí)國家檔案管理方面的規(guī)定，結(jié)合水利工程建設(shè)特點制定完善的水利工程檔案管理制度。3.加強(qiáng)檔案歸檔工作管理。根據(jù)我國《水利工程檔案管理規(guī)定》第二十三條規(guī)定，檔案歸檔要分階段、分單項歸檔或主體工程竣工驗收后三個月內(nèi)完成歸檔工作，依據(jù)現(xiàn)在工程的歸檔時間來看，大多都不能按照規(guī)定時間完成歸檔工作，因此，必須要加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范法和標(biāo)準(zhǔn)化，加強(qiáng)檔案歸檔工作的管理，進(jìn)而確保工程能夠嚴(yán)格執(zhí)行《水利工程檔案管理規(guī)定》的歸檔時間，完成歸檔工作。

（三）加大專業(yè)檔案管理人員培訓(xùn)力度。加大檔案管理人才培養(yǎng)力度，增加檔案管理人員對檔案管理業(yè)務(wù)的指導(dǎo)培訓(xùn)，加強(qiáng)檔案管理人員對業(yè)務(wù)知識的掌握更新和業(yè)務(wù)技能的熟練度，安排專業(yè)的檔案管理人員負(fù)責(zé)檔案管理工作，組成專業(yè)的檔案管理人才隊伍。

三、結(jié)語

綜上，水利工程檔案管理工作應(yīng)該根據(jù)實際情況采取管理措施，針對現(xiàn)有的管理不足修改管理方案，調(diào)整管理思路，建立更加完善的檔案管理制度，使檔案管理工作能更加契合水利工程建設(shè)，能更加有效地服務(wù)水利工程建設(shè)。