大數據共享時代檔案利用和管理研究

文/興寧市自然資源局 羅宇

一、擴展檔案宣傳層面，培養檔案共享意識

實現檔案資料的有效共享，不僅要有先進的信息技術，還要有充足的建設資金，專業的檔案管理人才，而深究其最為關鍵的一點是，人們必須提高檔案利用和管理的重視程度。李克強總理在2015年工作政府報告中明確指出：必須重視檔案事業發展，充分發揮檔案服務社會建設的優勢，讓更多的人享受檔案信息共享帶來的方便。針對檔案利用和管理常常被人忽視的問題，為進一步推動大數據時代檔案信息的資源共享，必須想方設法通過多種傳播途徑，提高檔案利用和管理的宣傳力度，讓人們意識到實現檔案共享將帶給我們的生活帶來哪些便捷，從而愿意投入到信息化檔案建設中來，推動檔案信息的利用和管理發展。

二、運用數據挖掘技術，提高檔案共享效率

系統、科學、高效地處理和分析數據是大數據時代的優勢體現，僅僅能收集數據，但是沒有數據分析，或者只是能進行簡單的數據搜索、分類，就不能真正展現大數據的價值，沒有完全實現大數據時代檔案利用和管理的高效應用。挖掘數據背后的真實內容，做好數據的處理和分析，是大數據時代實現檔案利用和管理的關鍵環節。通過把原始數據編碼編輯、整理入庫、分類管理，隨時隨地快速搜索到想要的檔案，運用數據挖掘技術，不僅能提高快速查找檔案的效率，還能探尋相類似編碼之間各檔案的聯系，充分展現數據唯一性的檔案數據意義，加速檔案數據化利用和管理的發展。與此同時，通過數據挖掘技術，能把用戶的使用需求共性展現出來，針對這部分群體特征推斷出產品的市場需求方向，使得產品具有針對性，另外也能為提高客戶滿意度制定循序漸進的服務計劃，從而建立個性化的客戶檔案。

三、完善檔案信息資料，實現檔案信息化管理

大數據共享時代檔案的利用和管理的基礎目標是實現檔案歸檔處理、數量和質量相關聯。當前，除了紙質版的手簽字資料外，不少企業和部門都已實行電子檔資料存檔，形式也在不斷創新和充實，如：圖片、視頻、電子書、電子文檔等，讓檔案的表現形式更加豐富靈動。大數據共享時代，一方面，需要對傳統紙質版的檔案資料整理入庫，對重點和發展的數據進行系統分析。另一方面，也應對形式多樣的檔案數據進行分類、整合和分析，充分探究海量數據之間的共通點，把看似無厘頭的大量檔案資料轉變成“有價值的資源”，從而實現檔案信息的有效分析，推進檔案資源的利用共享。當然，要把雜亂無章的海量信息整合成形式多樣、活靈活現的檔案數據庫，首先得要引進科學的檔案管理技術，例如：數據庫技術、聲像技術、檔案掃描入庫技術、信息搜索查找技術等，通過快速且準確的檔案信息管理，能形成一個分層次、系統化的檔案數據庫，不同類型的檔案信息匹配出最佳的儲存形式，從而實現紙質版檔案向信息化管理方向發展，提高檔案資料的共享程度。

四、通力合作創新開發，建立檔案共享數據庫

檔案信息涉及的范圍和層面很廣闊，當今的科學技術能處理海量的復雜信息，但是需要實現檔案信息的有效共享，就必須實現不同領域、不同行業、不同專業的技術、資金、人員等資源的通力合作，才能真正達成檔案利用和管理的科學共享。例如，檔案管理部門與數據開發公司簽署合作協議，以檔案管理部門的工作需求出發，量身定制出符合工作實際的數據開發工具，幫助檔案管理部門快速高效地開展檔案的利用和管理工作。又如，檔案管理部門的人員有著豐富的檔案管理經驗，他們可以給檔案數據開發分析公司提出寶貴的建議，合作研發出大數據處理和分析的實用工具，實現跨領域跨專業多方資源的共享。當然，不同行業的跨部門合作，推動大數據共享時代檔案的利用和管理，有以下四個注意事項：第一，需要對過往檔案資料進行數字化編碼，才能建設檔案數據化。第二，合作開發檔案共享技術，必須明確檔案信息的查看權限，必要時簽訂保密協議。第三，對檔案資料進行分類入庫，從而提高檔案查找的工作效率。第四，制定合理的開發計劃和進度表，確保檔案信息共享技術開發的資金充足。

五、提升檔案人員技能，促檔案信息共享發展

檔案信息實現信息化和數據化的利用和管理，需要更新信息應用技術，而技術的應用需要有高素質的檔案管理人員作為主導者。選拔和培訓檔案管理人員，提高他們信息技術應用技能，培養他們前瞻性的創新思維，尤其是對數據有強烈的敏銳度，實現檔案信息的綜合利用。在新檔案信息管理系統上線前，必須實行檔案管理人員的全員培訓，掌握專業的計算機應用技術，確保他們懂得如何操作，怎樣處理突發情況，深度挖掘檔案信息的內在聯系和價值，實現檔案信息的開發利用，實現檔案資料的有章可循，提升檔案信息在大數據時代資源的共享率。