做好鐵路科學技術檔案管理工作研究

文/中國鐵路呼和浩特局集團有限公司 史鳳明

一、科技檔案組織職責

科技檔案工作實行統一領導、逐級管理、二級建檔的原則。鐵路局集團公司對機關各部門、所屬各單位、公司的科技檔案工作進行統一領導、監督、檢查與指導；鐵路局集團公司機關各部門形成的科技檔案、應入館的建設項目檔案，向鐵路局集團公司檔案館歸檔移交、集中統一保管；鐵路局集團公司所屬各單位、公司為獨立建檔單位，對本單位形成、接收的科技檔案進行歸檔、統計、保管和提供利用。

（一）鐵路局集團公司檔案館工作職責。擬定鐵路局集團公司科技檔案管理辦法、規劃、計劃和措施；按照鐵路局集團公司科技檔案進館范圍，對鐵路局集團公司本級形成的科技檔案、鐵路建設項目檔案進行收集、保管和提供利用；對機關各部門、所屬各單位、公司的科技檔案工作進行監督、檢查和業務指導；組織開展科技檔案工作培訓，總結交流和推廣科技檔案工作經驗。

（二）各建檔單位工作職責。貫徹落實國家和上級有關科技檔案工作的法律法規、標準規范、制度辦法，明確科技檔案工作分管領導，將科技文件材料的形成、積累、立卷、歸檔納入有關部門和專兼職人員的職責范圍、工作程序和崗位責任制，組織實施本單位科技檔案工作；制定本單位科技檔案管理實施辦法，明確檔案部門和科技檔案歸檔部門職責，對科技文件材料的組成與內容、形成與積累、立卷與歸檔、保管與利用等作出明確規定；為檔案工作的開展提供滿足需要的經費，配備相應的設施設備，保證必要的工作條件和安全保管條件。

二、科技檔案歸檔范圍

科技檔案的種類有：運輸、生產技術、基本建設、科學研究、設備儀器、標準六大類。在鐵路運輸、生產技術、基本建設和科學研究等技術活動中產生和形成的，具有查考利用價值的各種形式和載體的科技文件材料均應收集歸檔。

（一）鐵路運輸檔案。其主要包括在鐵路運輸生產組織、生產計劃和調度指揮中形成的列車運行圖、列車時刻表、列車編組計劃、機車交路圖、通過能力、運輸指標、運輸組織計劃等。

（二）生產技術檔案。其主要包括在機車車輛、大型機具、橋梁、通信信號及其他器材等產品生產、試驗、制造、改造和修理工作中形成的設計任務書、設計建議書、委托書、合同材料、審批文件、設計圖紙、說明書、計算書、記錄、技術條件、規范、工藝文件、工藝裝備以及作為設計、制造、試驗、試制、修理依據和審批鑒定的文件材料、各種重要試驗報告及協議。

（三）基本建設檔案。其主要包括新建、改建、擴建、大修的鐵路建設項目在預可行性研究、可行性研究、初步設計、施工設計、竣工、養護維修階段形成的立項決策資料、勘察設計資料、征地拆遷資料、施工設計資料、招投標合同管理資料、水土保持和環境保護資料、投資控制資料、安全質量管理和監督資料、施工資料、監理資料、驗收資料等。

（四）科學研究檔案。其主要包括在科研、試驗、發明創造、考察、合作、技術交流、技術革新、教學研究等工作中形成的開題報告、計劃任務書、方案論證報告、調研報告、協議書、研制計劃、測試記錄、專題總結、審批、鑒定、評議、推廣和作為依據的論文、著作、教育大綱、專刊等文字材料。

（五）設備儀器檔案。其主要包括在生產建設、測量化驗、研究試驗、養護維修、產品制造等工作中自制安裝使用或購置、引進的各種機車、車輛、儀器設備、儀表設備、動力設備的購置合同文件、產品合格證、說明書以及在安裝使用、維修檢測過程形成的各類文件。

（六）標準檔案。其主要包括在鐵路運輸、生產建設、科學技術、設備維修等活動中涉及的有關國家、鐵路總公司、集團公司的技術標準、計量標準、管理標準，各種規程、規劃以及更改廢止標準的文件等。

三、科技檔案整理立卷

科技檔案的形成部門應對已經收集齊全、核對準確、符合歸檔范圍的科技文件材料，準確劃定保管期限?？萍嘉募響裱湫纬梢幝珊统商仔蕴攸c，保持卷內文件的有機聯系，做到分類科學、組卷合理?？萍紮n案的形成部門負責對本部門的科技文件進行整理，整理內容包括文件的鑒定、分類、組卷、排列、編目、裝訂等。整理立卷的科技文件，應依據有關分類原則與代碼標識，編制檔案號。科技檔案的檔案號第一層代碼為種類代碼，第二層代碼為分類代碼，第三層代碼為屬類代碼，第四層代碼為案卷號。分前三層代碼之間均用圓點隔開，最后一層類別代碼與案卷號之間用一字線隔開，不允許使用其他符號。

四、科技檔案歸檔移交

各項工程設計、產品制造、基本建設、科學研究、設備安裝的責任（或主辦）部門，在該項任務完成之后，應及時對形成的科技文件材料進行收集，準確核對，按整理要求進行分類，組成保管單位，及時向本級檔案管理部門歸檔。

科技文件歸檔時間應按照工作程序，既可以分期分批歸檔，也可以在科技文件材料全部形成以后一次性歸檔。一般情況下，科學研究檔案，應在每項科研任務結題或終止之后歸檔；基本建設檔案，應在每個工程項目或階段竣工驗收之后歸檔；生產技術檔案，應在每個產品設計定型或批量生產之后歸檔；設備儀器檔案，應在每臺儀器設備安裝或使用之后歸檔；標準檔案和運輸檔案，應在文件批準或開始執行之后歸檔。科技文件歸檔時，歸檔部門（單位）應編制移交清冊（含移交目錄），交接雙方清點無誤后，辦理歸檔移交手續。交接手續一式二份，交接雙方各執一份，以備查考。凡組織機構撤銷或變更，以及建筑物、構筑物、設備、儀器等轉移使用或產品轉產時，應將科技檔案妥善整理，經本單位主要領導批準后，向接收單位辦理移交手續。

五、科技檔案日常管理

各級檔案部門應提高對檔案安全保管、科學利用必要性、重要性的認識，積極改善檔案保管條件，確保檔案用房滿足檔案工作發展需要；積極采用新設備、新技術，逐步實現檔案信息技術現代化，提高利用效率。

各級檔案部門對已分類和編目的科技檔案進行排列上架，分類排列應保持案卷之間的聯系?？萍紮n案應按種類劃分保管區域，每個種類保管區域內按分類再劃分對應的管理區域，在分類管理區域內再按屬類確定不同的管理區域。檔案的排列遵循案卷形成規律在屬類內進行，屬類內的檔案按照從左到右、從上到下的原則上架排列。檔案統計工作是檔案管理工作的重要環節，是了解檔案數量與質量、管理情況、發展情況的重要手段。各級檔案部門應對庫存數量、階段歸檔數量和調閱利用、鑒定銷毀情況進行統計，統計工作應及時進行、認真核實、逐年上報。檔案信息開發與利用是檔案部門提供服務的最經常、最重要的形式，主要包括檔案原件閱覽、提供檔案復印件及檔案查詢等服務。各級檔案部門應規范科技檔案借閱和庫房管理，借閱人員必須遵守借閱、抄錄、復制的相關規定。各級檔案部門對已超過保管期限、失去保管價值的科技檔案，應定期組織有關部門進行鑒定，對確已失去保存價值的科技檔案按規定進行銷毀。

六、結語

綜上所述，各級檔案部門只有加強組織領導，完整地保存和科學地管理科技檔案，確?？萍紮n案收集齊全、歸檔完整、系統規范，積極主動地開展科技檔案開發利用工作，根據需要不斷改進檢索工具、優化服務方式，編制參考資料、歷史資料，才能保證其重要的工具價值、信息價值，充分發揮科技檔案在運輸生產、鐵路建設、科學研究、設備養護維修等工作中的查考憑證作用。