高校基建檔案管理科學規劃與發展探討

文/黑龍江工程學院檔案館 王雪純

受中央政策的積極影響，中國高等教育行業發展勢頭強勁，很多高校都已經完成了多輪擴建，實現了高校內部教學基礎設施的完善及教學用地的擴建，有效滿足了教育教學工作開展的需求。由于高校在發展規劃中涉及大量基建項目，為了保證高校基建工作日后有據可循，科學規劃高校基建檔案管理工作，才能改善高校基建檔案管理規劃科學性，促進其實現健康發展。

一、高校基建檔案管理的必要價值

首先，高校在擴張、建設、完善基礎設施等過程中，可以借助基建檔案重現歷史、證明歷史。高校往往具有幾十年甚至上百年的發展歷史，每一次高校基建項目的實施，都會對高校的整體面貌、日后發展產生較大的影響。做好高校基建檔案資料的管理，有助于記錄、回顧高校的建校、擴建歷史，同時也是高校檔案材料中十分具有說服力、可信度、文本化的重要檔案之一。其次，未來對高校建設項目進行考察、完善、擴建、修復、檢驗等工作的開展中，可以利用保留的基建檔案材料為相關工作的開展提供寶貴的數據支持，所以做好高校基建檔案管理工作，對高校日后的建設、發展十分重要。比如高校以后的校園改造，或者線路鋪設，還有高校以后擴建和重組機構，都需要參考和查看以前的數據資料，同時，當高校基建項目出現質量問題或權益紛爭時，還可以運用高校基建檔案充當主要證據或依據。最后，做好高校基建檔案管理工作的科學規劃與發展，有助于提高高校基建檔案的利用價值。比如，當其他高校在同等規模或規模相似的擴張建設中，可以參照已經完成擴建的高校基建檔案，并以此為基礎進行擴建方案的設計、優化，從而就降低了高校基建設計方案違反規范性、科學性的概率。所以，高校基建檔案能夠為相關項目的擴建、建設提供參照，進一步提高了基建檔案的應用價值，改善了高校社會化服務的水平。

二、高校基建檔案管理科學規劃與發展過程中出現的問題

（一）缺乏高校基建檔案管理思想。國內諸多高校十分重視基建項目的管理及建設質量，往往基建項目從施工到驗收需要花費數年時間，待檢驗通過后，相關的基建資料會被收錄到高校檔案館中進行管理。但是，檔案館在歸檔基建材料時存在檔案不完整、組卷規范性差、分類不標準等問題。而有的施工單位做完工程，就把資料帶走了，要想補齊是不可能的事情；高校基建處工作繁忙，建設任務一直比較繁重，如果抽出專人和大量的時間整理檔案，顯然更是不可能；而且高校在擴建、重組期間，檔案管理處員工經常調整，經常發生“資料在館內，管理資料的人卻被調走了，最終誰都找不到資料”的尷尬現象，這嚴重影響了高校的檔案管理工作效果。

（二）缺乏完善的基建檔案管理制度與保障性管理措施。國內諸多高校雖然以《普通高校檔案管理辦法》要求為核心，展開了檔案管理工作，不過各高校之間的發展存在較大的差異，一味地根據管理辦法開展相關工作，往往不符合實情。這就使得高校缺乏完整、有效的基建檔案管理制度、辦法對基建檔案管理工作進行規范、管控。而且，部分高校的基建檔案管理沒有納入高校發展的年度工作計劃，崗位責任不明，對于檔案管理員的責任劃分不清。另外，高校未能根據自身建設發展實際狀況制定基建檔案管理細則，使得各崗位管理職責模糊不清，影響了操作流行的規范性。

（三）缺乏高素質的檔案管理員工。當前國內高校檔案管理部門都有專業的管理人員對檔案進行管理、維護，但是，由于其缺乏專業的檔案管理知識，所以管理能力及素質相對較差，影響了管理基建檔案工作的效果。首先，檔案管理員需要全程跟蹤基建項目建設狀況，做好基建檔案信息的動態記錄與更改，不過高校多數管理員工往往跟不上工程建設進度、缺乏良好的理解能力，所以影響了分類歸檔準確性，致使收集、整理的大量基建檔案資料與實際不符。其次，部分檔案管理員工未能有效保護、管理檔案，任意向他人或部門借閱檔案，致使檔案無法及時歸檔，影響了基建檔案的利用價值。

（四）基建檔案管理的信息化水平不高。國內諸多高校基建檔案的信息化管理水平較差，部分高校雖然已經開始了檔案管理工作信息化建設，當也僅僅達到初級水平。首先，仍繼續沿用紙質存儲、人工記錄和分類統計的工作模式，不僅工作量大且容易出錯。其次，檔案管理人員對計算機信息技術的掌握不足，信息化管理難以落實。

三、高校基建檔案管理的科學規劃與發展對策

（一）重視高校基建檔案管理思想。基建檔案管理工作是檔案管理工作的重點之一，因此，高校檔案管理部門要正視基建檔案的作用，提高對管理基建檔案工作的重視程度，要變被動為主動，基于理論、制度兩個切入點，改善基建檔案管理工作的效果，促使檔案管理更加規范、科學，確保基建檔案資料的可靠性、完整性、真實性，并對基建檔案收集、歸檔、應用等流程進行完善。同時，要在檔案管理部門引入崗位競爭機制，激發檔案管理工作者的工作積極性，促使其主動地對基建檔案資料進行整理、維護，確保日后基建檔案資料能夠發揮利用價值。

（二）優化高校基建檔案管理制度、紀律。1.高校應科學設計基建檔案管理制度。相關高校應結合內部狀況，積極研究高校基建檔案管理工作的性質及需求，做好針對性規定、細則的設計、落實。同時，要對具體問題展開具體分析，做好具體對策的設計，提高基建檔案資源的利用效率。2.同步管理高校基建項目及基建檔案。一是在高校基建工程建設中要同步搜集、整理基建檔案資料，要結合工程各階段實施狀況，做好搜集、整理基建檔案信息等工作；對于隱蔽工程的建設，管理員工更是要全程追蹤、記錄，做好資料搜集、整理。二是應提高檔案資料完整性，當項目驗收工作開始后，檔案人員要做好前期文件的建設、整理，避免丟失重要數據。三是做好檔案管理部門和各部門的溝通，要根據基建項目特點，安排專業的管理人員對工程進度進行追蹤，同時要確定工作任務、責任及要求，保證檔案收集的實效性、可靠性。3.高校應以問責機制和考核指標來突出基建檔案管理工作的重要性。構建高校基建部門與檔案管理部門之間職責分明、協調合作、相互監督的模式，共同完成基建檔案管理工作。

（三）提高檔案管理員工的綜合素質及工作能力。首先，高校在發展中，應積極地培養、招聘優秀的檔案管理工作人才。比如，高校在日常發展中，應為檔案部門員工提供定期培訓、學習活動，幫助檔案管理員工豐富專業知識、提高綜合素質、改善工作能力；或者積極開展道德品質學習教學，幫助員工明白檔案管理工作的重要性，為其樹立堅定的工作信念。其次，高校還要從社會上招聘優秀的檔案管理人員，為檔案管理工作的開展補充新鮮血液。最后，高校要制定基建檔案管理崗位競爭制度，避免部分人員濫竽充數，同時還要保證各崗位員工的固定性，降低崗位人員頻發流動現象。

（四）提高基建檔案管理的信息化水平。高校應不斷更新檔案管理設備，引入信息技術、互聯網技術、計算機技術及相關配套的軟硬件設備，并組織管理人員進行技術及操作技能學習活動，從而提高高校基建檔案管理的數字化水平，實現高校基建檔案信息化建設的目標。

四、結束語

綜上所述，結合高校基建檔案管理工作的特點，明確高校基建檔案管理中出現的問題，并及時地制定、落實相關問題的處理對策，才有助于實現高校基建檔案管理的科學規劃與健康發展。