學校電子檔案管理分析

文/山東省膠州市實驗中學圖書館 姜會圖

隨著當前我國學校管理要求的不斷提升，檔案管理方面同樣也面臨著較大的壓力，為了較好優化學校檔案管理工作，關注電子檔案的有效管理和創新必不可少。基于學校電子檔案的管理工作進行分析，管理人員必然需要首先明確具體管理內容和目標，進而才能夠有針對性地實現所有電子檔案的有序管理和保護，促使電子檔案可以在學校運行中發揮較大作用。

一、學校電子檔案管理內容

（一）學生電子檔案。學校電子檔案管理中關注學生方面的相關檔案文件是比較重要的目標，學生作為學校工作的重要目標，也是主要培養對象，必然需要切實加強對于學生各個方面信息資料的有效管理，在了解學生動態發展的基礎上，為后續學生更高層次的發展提供必要參考。學生電子檔案相對而言比較復雜，其涉及了多個方面的內容，不僅僅需要納入學生所有的學習成績等基本信息資料，往往還需要關注到學生的日常行為，從德智體美勞等多個方面針對學生進行衡量和評價。基于此，針對學生檔案采取電子檔案的方式進行管理也就顯得極為必要，電子化檔案管理模式能夠較好優化管理效率，保障管理的協調性和全面性。

（二）團委、學生會電子檔案。在學校發展中，學生會以及團委相關工作同樣也是比較關鍵的內容，并且該方面的檔案資料同樣比較豐富。比如學生會工作中涉及的會議記錄、活動方案、簡報、學生會成員資料等，團委工作中涉及的相關活動資料、團委工作人員資料等，都是需要管理保存的重要資料文件。針對這些團委、學生會資料實現電子化管理必然也可以表現出較強的便捷性，有助于實現靈活錄入、存儲和應用。

（三）其他電子檔案。從學校管理層面來看，檔案資料更是比較復雜，比如學校基建資料、相關設備和教材的記錄管理、財務資料信息等，同樣也都需要形成較為理想的管控效果，促使這些資料能夠在維系學校發展中作出應有貢獻。針對這些繁雜的信息資料實現電子化管理同樣也是比較重要的發展方向。

二、學校電子檔案管理措施

（一）分類管理。因為當前學校電子檔案管理工作面臨著多個方面的管理需求，相應電子檔案的類型也較為繁雜，如此也就必然需要重點實現分類管理，這也是提升各類電子檔案有效應用的重要前提條件。結合電子檔案分類管理工作的落實，可以針對不同的電子檔案內容安排不同的管理部門負責，比如學生成績等學習資料信息，則可以委托教務處負責；而學生學籍檔案以及日常行為檔案資料等，則可以交由學生科負責；團委以及學生會的相關檔案資料則交由這些具體部門直接管理；財務科實現自身財務檔案資料的管理；后勤則負責學校各類物資的有效管理。這種分類管理模式可以較好提升電子檔案管理的效率，在后續電子檔案的應用方面也具備明顯優勢。當然，如果后續涉及一些交叉應用，則需要各個部門進行相應資料的有效提供，并且可以進行直接匯總。

（二）完善規章制度。結合當前學校電子檔案管理工作的開展，從規章制度層面予以完善同樣也是必備條件，完善可行的規章制度可以對相關電子檔案管理人員形成較強指導和約束，確保各項工作有序完成。這種規章制度的完善不僅僅需要關注于電子檔案資料的后續保存和調用環節，更加需要關注所有電子檔案資料的收集和獲取階段，確保電子檔案資料能夠準確可靠。這也就需要在電子檔案資料的收交過程中進行嚴格把關，層層審查，針對其中存在的明顯混亂問題或者是錯漏現象進行及時調整修正，避免影響到后續電子檔案的實際應用。對于后續電子檔案的查閱，同樣也需要構建完善的規章制度，確保電子檔案的應用更為合理規范，避免可能存在的嚴重混亂問題。

（三）優化電子檔案管理必備條件。在學校電子檔案管理工作落實中，重點優化電子檔案管理的各項硬件以及軟件條件必不可少。比如針對電子檔案管理所需要的相關計算機信息管理網，需要在學校內部進行逐步完善，確保相應電子檔案可以實現較為理想的共享以及轉存，加大部門間的電子檔案協同管理。此外，對于電子檔案管理工作中涉及的所有計算機設備、打印機以及傳真機等硬件設備，同樣也需要切實做好充分準備，保障電子檔案管理工作的執行更為適宜。

（四）加大電子檔案保護力度。對于學校電子檔案管理工作的開展，除了要圍繞著電子檔案信息的應用進行嚴格把關外，還需要重點做好所有電子檔案信息的保護工作，避免檔案信息出現泄漏風險。基于此，在日后電子檔案管理中，不僅僅要切實提升所有電子檔案管理人員的信息保護意識，還需要圍繞著整個管理流程進行全面優化防護，尤其是對于電子檔案管理系統，需要構建完善的防護體系，杜絕電子檔案泄露以及被竊取問題。

三、結束語

綜上所述，學校電子檔案管理工作在當前面臨著較高的壓力，需要圍繞各個不同需求進行針對性滿足，確保所有電子檔案資料都可以得到較好管控。在后續具體管理工作中，同樣也需要加大對硬件條件的更新和補充，規范各個管理流程，加大電子檔案保護力度。