新時(shí)代航天企業(yè)辦公室信息化建設(shè)的探索與研究

辦公室是集綜合性、協(xié)調(diào)性和服務(wù)性為一體的綜合部門，是領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，起著溝通上下、協(xié)調(diào)左右和聯(lián)絡(luò)內(nèi)外的樞紐作用。尤其是航天企業(yè)這樣的中央企業(yè)，辦公室的重要性更是顯而易見(jiàn)。隨著新時(shí)代信息化建設(shè)的高速發(fā)展，航天企業(yè)也越來(lái)越重視信息化方面工作，航天企業(yè)辦公室的信息化建設(shè)顯得尤為迫切，辦公室信息化的程度，直接關(guān)系到整個(gè)企業(yè)的信息化程度，辦公室信息化程度提高了，才能使辦公室業(yè)務(wù)更加高效運(yùn)行，從而帶動(dòng)整個(gè)企業(yè)的高效運(yùn)營(yíng)。辦公室信息化的建設(shè)對(duì)促進(jìn)企業(yè)辦公室改革和發(fā)展，提高業(yè)務(wù)水平，加快辦公自動(dòng)化建設(shè)，具有極為重要的意義。辦公室信息化是指在辦公室的管理和服務(wù)職能中運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)各結(jié)構(gòu)和工作流程的優(yōu)化以及重組。辦公室的業(yè)務(wù)多而繁雜，融入信息化的管理可以大大提高處理事務(wù)的速度以及質(zhì)量，把人力從復(fù)雜的手工操作中解放出來(lái)，使人力資源得到充分利用。

一、信息化建設(shè)在辦公室業(yè)務(wù)中的應(yīng)用

（一）信息化建設(shè)在文件管理方面的應(yīng)用。傳統(tǒng)的文件管理工作主要是以紙作為媒介進(jìn)行文件的收發(fā)、鑒定、歸檔、著錄、處置和保管。既浪費(fèi)紙質(zhì)資源，又耗費(fèi)辦事人員的時(shí)間、精力。隨著信息化的發(fā)展，文件的管理已經(jīng)逐步利用軟件和企業(yè)OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了信息化管理，但是在涉及文件的鑒定、轉(zhuǎn)發(fā)、領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽、部門流轉(zhuǎn)等工作時(shí)還是通過(guò)紙質(zhì)文件的傳遞來(lái)完成這項(xiàng)工作。這就受到了時(shí)間、辦公地點(diǎn)的限制，導(dǎo)致在某一個(gè)環(huán)節(jié)上，由于領(lǐng)導(dǎo)長(zhǎng)時(shí)間不在公司或者辦事員沒(méi)有及時(shí)呈報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)，而使文件流轉(zhuǎn)耗費(fèi)很長(zhǎng)時(shí)間，嚴(yán)重影響了文件流轉(zhuǎn)的效率，甚至影響年終文件的歸檔工作。文件管理的信息化建設(shè)可以有效地解決這類問(wèn)題，將文件的鑒定、流轉(zhuǎn)、簽發(fā)等環(huán)節(jié)依托信息化手段進(jìn)行操作，可以減少辦公室人員整理、分發(fā)、落實(shí)流轉(zhuǎn)情況、催還文件等一系列的工作。可以有效避免由于領(lǐng)導(dǎo)辦公地點(diǎn)的變換而無(wú)法簽發(fā)文件的情況；縮短文件的傳閱時(shí)間，簡(jiǎn)化文件的簽發(fā)手續(xù)，減少文件遺失的風(fēng)險(xiǎn)。若遇到緊急文件，得到領(lǐng)導(dǎo)授意的情況下，臨時(shí)性跳轉(zhuǎn)至承辦人先行辦理。文件管理的信息化建設(shè)還應(yīng)該與其他信息化部門形成統(tǒng)一管理。例如文件的歸檔，若文件的收發(fā)和歸檔是兩個(gè)部門管理，使用同一軟件進(jìn)行統(tǒng)一化管理就體現(xiàn)出較大優(yōu)勢(shì)，使文件的查閱、分發(fā)、歸檔、借閱等一系列工作有序化，簡(jiǎn)化了手續(xù)，解放了勞動(dòng)力。文件管理的信息化不應(yīng)僅限于文件的電子版存儲(chǔ)，還應(yīng)該建立本單位的電子文件管理系統(tǒng)，對(duì)電子文件的收集、存儲(chǔ)、利用、處置等一系列工作進(jìn)行管控，達(dá)到統(tǒng)一化管理、安全保密、高效利用的目標(biāo)。

（二）信息化建設(shè)在印章管理方面的應(yīng)用。印章是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中行使職權(quán)、明確企業(yè)各種權(quán)利義務(wù)關(guān)系的重要憑證和工具。辦公室人員做好印章管理，是確保企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理安全和企業(yè)利益的有效途徑。所以印章的使用具有嚴(yán)格的審批手續(xù)，用印人員要經(jīng)過(guò)部門領(lǐng)導(dǎo)審批，企業(yè)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，甚至總經(jīng)理審批，之后經(jīng)辦公室人員審查后，進(jìn)行登記，方可用印。手續(xù)繁雜，而且有一個(gè)環(huán)節(jié)的領(lǐng)導(dǎo)不在，就導(dǎo)致用印滯后，增加了用印的難度。而印章管理的信息化，可以將這一系列的手續(xù)利用內(nèi)網(wǎng)，開(kāi)發(fā)一套將用印申請(qǐng)、領(lǐng)導(dǎo)審批、登記集成于一體的軟件，此軟件可以自動(dòng)生成用印登記薄，管理者可以利用此軟件掌握用印情況。節(jié)約了紙質(zhì)資源，省去了找領(lǐng)導(dǎo)審批這個(gè)過(guò)程的時(shí)間。生成的用印登記薄可以更好地提供查詢、審閱、備查等工作。

（三）信息化建設(shè)在會(huì)議管理方面的應(yīng)用。會(huì)議管理也是辦公室重要業(yè)務(wù)之一，會(huì)議的有效有序進(jìn)行才能保證企業(yè)科研生產(chǎn)業(yè)務(wù)順利開(kāi)展。現(xiàn)有的會(huì)議管理中申請(qǐng)會(huì)議、審批會(huì)議、資料上傳等已經(jīng)利用內(nèi)網(wǎng)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)了信息化管理，但高效的會(huì)議管理還需要集成度高、步驟簡(jiǎn)化的會(huì)議管理系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)。會(huì)議管理系統(tǒng)可以將會(huì)議的申請(qǐng)、辦公室審批、領(lǐng)導(dǎo)審批、上傳資料、安全保密、生成會(huì)議審批表、會(huì)議室設(shè)備檢查等流程集成起來(lái)，使會(huì)議管理系統(tǒng)更好地為辦事人員服務(wù)，使會(huì)議的管理更加清楚明確，有利于辦公室人員對(duì)整個(gè)會(huì)議全過(guò)程的管控，減少會(huì)議過(guò)程中造成的設(shè)備損壞、會(huì)議延誤等情況對(duì)下次會(huì)議造成的影響。

二、信息化建設(shè)面臨的問(wèn)題與差距

（一）對(duì)信息化建設(shè)在辦公室業(yè)務(wù)中起到的作用認(rèn)識(shí)不足。由于中央企業(yè)歷史悠久，本身的文化氛圍和體系制度導(dǎo)致業(yè)務(wù)員習(xí)慣沿襲以前的做法處理業(yè)務(wù)工作，信息化手段的使用對(duì)舊做法有一定程度的沖擊，導(dǎo)致業(yè)務(wù)員對(duì)信息化建設(shè)接受度不足，這是信息化建設(shè)中遇到的阻力之一。辦公室業(yè)務(wù)繁多復(fù)雜，可能在實(shí)際工作中，難免會(huì)某一件業(yè)務(wù)中的某一個(gè)環(huán)節(jié)舊做法優(yōu)于信息化手段，這樣導(dǎo)致業(yè)務(wù)員對(duì)信息化手段產(chǎn)生抵觸情緒。

（二）辦公室業(yè)務(wù)人員的信息化水平有待提高。央企辦公室業(yè)務(wù)人員存在資歷老、學(xué)歷相對(duì)較低的問(wèn)題，導(dǎo)致在學(xué)習(xí)信息化建設(shè)的過(guò)程中，出現(xiàn)學(xué)得慢、效率低等問(wèn)題，有可能耽誤業(yè)務(wù)工作，從而喪失對(duì)信息化建設(shè)的信心，導(dǎo)致信息化建設(shè)推進(jìn)困難。

（三）對(duì)信息化管理的長(zhǎng)期規(guī)劃不足。信息化建設(shè)需要一個(gè)長(zhǎng)期的規(guī)劃，領(lǐng)導(dǎo)層重視的基礎(chǔ)上，做一個(gè)頂層規(guī)劃，才能使信息化建設(shè)長(zhǎng)足有效地發(fā)展，并應(yīng)用到辦公室業(yè)務(wù)中，從而真正提高辦公效率，把業(yè)務(wù)人員從繁雜的工作中解脫出來(lái)。但是目前，很多辦公室的信息化建設(shè)往往注重細(xì)節(jié)和具體業(yè)務(wù)，沒(méi)有提升到一定的高度去做頂層規(guī)劃，導(dǎo)致現(xiàn)有的信息化建設(shè)具有局限性。

三、信息化建設(shè)的幾點(diǎn)建議

（一）加強(qiáng)信息化管理，培養(yǎng)骨干隊(duì)伍。辦公室信息化建設(shè)不是一朝一夕的事情，也不是一兩個(gè)人的事情，而是一項(xiàng)長(zhǎng)期的、系統(tǒng)的工程。要保證信息化管理的長(zhǎng)效有序進(jìn)行，需要領(lǐng)導(dǎo)的重視，需要培養(yǎng)一批精通業(yè)務(wù)，素質(zhì)高，協(xié)作能力強(qiáng)的高素質(zhì)人才，建立一支既精通辦公室業(yè)務(wù)，又熟悉信息化基本知識(shí)、能力強(qiáng)的骨干隊(duì)伍。信息化建設(shè)要求人員知識(shí)面廣、技術(shù)水平高，因此，加強(qiáng)對(duì)人才隊(duì)伍的培養(yǎng)是必不可少的。企業(yè)應(yīng)該多舉辦信息化建設(shè)方面的培訓(xùn)班，加強(qiáng)兄弟單位之間的溝通交流，借鑒好的管理辦法，開(kāi)闊眼界和思路。辦公室人員之間應(yīng)該加強(qiáng)交流，提高業(yè)務(wù)水平，這樣才能使信息化建設(shè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展下去。

（二）建立健全信息化相關(guān)制度，注重安全保密工作。要搞好辦公室信息化建設(shè)，必須堅(jiān)持“求真務(wù)實(shí)”的工作作風(fēng)，不搞“表面工程”，要辦實(shí)事，求實(shí)效。在領(lǐng)導(dǎo)重視、人才隊(duì)伍建設(shè)的基礎(chǔ)上，制定出相應(yīng)的運(yùn)行和維護(hù)等規(guī)章制度，明確各自的分工和職責(zé)，從管理上建立一個(gè)工作人員與信息化設(shè)備之間相互協(xié)同、相互約束的工作關(guān)系，使信息化系統(tǒng)更好地為工作服務(wù)，創(chuàng)造更高效的辦公環(huán)境。在信息化相關(guān)制度建立中，必須重點(diǎn)制定安全保密相關(guān)內(nèi)容，搞好安全保密工作，防止公司重要信息泄露。

（三）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)信息化建設(shè)的重視程度。信息化建設(shè)能否落實(shí)見(jiàn)效，關(guān)鍵在于是否具有強(qiáng)有力的組織領(lǐng)導(dǎo)和切實(shí)可行的具體措施。要加強(qiáng)信息化建設(shè)，首先要讓領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到中央企業(yè)信息化建設(shè)的重要性和必要性，要讓領(lǐng)導(dǎo)看到中央企業(yè)和社會(huì)企業(yè)在信息化建設(shè)方面的差距。

四、結(jié)語(yǔ)

辦公室的管理工作應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)、開(kāi)拓創(chuàng)新，加強(qiáng)信息化管理必然能夠優(yōu)化辦公室的管理工作，使辦公室的工作上一個(gè)臺(tái)階。加強(qiáng)辦公室的信息化管理，帶動(dòng)整個(gè)公司的信息化建設(shè)，不斷提高辦公室信息服務(wù)水平，切實(shí)發(fā)揮好辦公室綜合管理服務(wù)的職能，真正把為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、員工服務(wù)、企業(yè)服務(wù)落到實(shí)處。