檔案信息化建設在醫(yī)院檔案管理中的價值及地位

傳統(tǒng)模式下，我國醫(yī)院檔案管理工作效率不高，檔案管理水平和質(zhì)量完全取決于檔案管理人員的責任心、業(yè)務素質(zhì)能力和領導對檔案管理的重視程度，而在信息化時代，醫(yī)院檔案管理信息化基礎設施建設，在很大程度上決定了醫(yī)院檔案管理發(fā)展趨勢、服務質(zhì)量和效能等。

一、當前醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

（一）缺乏信息化管理意識。雖然檔案信息化是當今時代發(fā)展的必然趨勢，但目前仍有醫(yī)院在檔案信息化管理方面思想意識薄弱，部分領導不重視對醫(yī)院檔案的信息化管理和保護。例如，資金投入力度不足，由此導致醫(yī)院檔案信息化管理思想與時代發(fā)展步伐脫節(jié)，有些醫(yī)院資金短缺，不能及時針對醫(yī)院檔案信息化管理基礎設施、設備進行更新?lián)Q代，這在很大程度上限制了醫(yī)院檔案管理工作高效開展。

（二）人員素質(zhì)有待提升。目前，我國部分縣級或鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院規(guī)模小，運行管理秩序較為混亂，尤其現(xiàn)有檔案管理人員缺乏計算機網(wǎng)絡和信息技術相關理論、實踐知識，業(yè)務技能相對欠缺，在職人員年齡偏大，重理論而輕實踐，對信息化時代的醫(yī)院檔案管理手段、技能缺乏正確認知，業(yè)務操作能力培訓力度不夠，導致管理技能偏低，加之受傳統(tǒng)醫(yī)療管理體制束縛，個別醫(yī)院檔案管理人員非專業(yè)出身，甚至存在身兼數(shù)職的情況，致使醫(yī)院檔案信息化管理工作的開展捉襟見肘。

（三）檔案信息化建設水平滯后。雖然目前我國大部分三級醫(yī)院均已建立起比較規(guī)范和完善的信息管理系統(tǒng)，且將信息化管理方式運用到醫(yī)院電子取號、網(wǎng)絡掛號、甚至病號入院、發(fā)藥、收費、出院結(jié)算、醫(yī)囑處理、藥品入庫、采購等計算機管理日常工作中，但在檔案管理方面，依然采用常規(guī)做法。紙質(zhì)辦公環(huán)境下，醫(yī)院醫(yī)療檔案卷宗管理難度大大提高，而檔案信息化建設水平滯后，無法實現(xiàn)從紙質(zhì)卷宗的管理到光盤網(wǎng)絡信息數(shù)據(jù)存儲的轉(zhuǎn)變，也為信息瀏覽、檔案資源檢索、保存增加了難度。

二、檔案信息化建設在醫(yī)院檔案管理中的價值

（一）節(jié)約資源，實現(xiàn)對檔案資源的永久性保護和存儲。醫(yī)院檔案信息化建設，可利用字符識別儀、高速掃描儀、光盤刻錄機等檔案數(shù)據(jù)存儲與錄入設備進行檔案資源數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化與數(shù)字化掃描管理，徹底改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方法、流程與模式，有利于節(jié)約資源和空間，同時還可實現(xiàn)對醫(yī)院檔案資源進行環(huán)保、綠色、高效永久性保護和存儲。

（二）使檔案管理更為高效和便捷。傳統(tǒng)體制下，我國醫(yī)療機構(gòu)大多采用紙質(zhì)介質(zhì)進行檔案資源的存儲和管理，而這些紙質(zhì)檔案介質(zhì)容易腐爛、受潮、發(fā)霉甚至生蟲變質(zhì)。因此，對醫(yī)院檔案資料的管理要求、環(huán)境、建筑面積、室內(nèi)溫濕度控制參數(shù)等均提出很高的要求，而在信息化時代，海量化的數(shù)字檔案資源均可通過計算機網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫進行存儲，不僅易于隨時隨地保存，且減少了財力、物力和人力成本。

（三）可實現(xiàn)對檔案資源加密、共享。傳統(tǒng)條件下的檔案資源查詢效率低，流程繁瑣，出于保護需求，醫(yī)療機構(gòu)某些珍貴檔案資源嚴禁隨意外借查閱，所以不利于資源共享，而通過建設信息化的醫(yī)院檔案管理基礎設施，則能夠?qū)λ袡n案資源進行共享，同時還可設置網(wǎng)絡訪問權(quán)限，讓用戶在線基于自身權(quán)限查閱和檢索檔案資源，優(yōu)化和簡化了檔案利用流程，足不出戶便可實現(xiàn)資源共享，提高了檔案管理利用效率。

三、檔案信息化建設在醫(yī)院檔案管理中的對策

（一）應重視人才培養(yǎng)及對信息化檔案管理技術的應用。醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的重要基礎，在醫(yī)院檔案信息化建設過程中，應抓住機遇，更新人才培養(yǎng)理念和思路，重視醫(yī)院檔案信息化與現(xiàn)代化管理，創(chuàng)新人才培養(yǎng)和信息化技術運營，調(diào)動醫(yī)院各職能科室積極投入到信息化檔案建設管理工作實踐中，實現(xiàn)由傳統(tǒng)向現(xiàn)代管理的轉(zhuǎn)變。

（二）要完善醫(yī)院檔案信息化管理機制和基礎設施建設。醫(yī)院檔案信息化管理必然要依賴先進的技術保障體系，只有建立安全、實用、先進的醫(yī)院檔案信息化管理基礎設施，才能遵循前瞻性、協(xié)作性原則，采用歸檔雙軌制手段，將資金和精力投入到軟硬件基礎設施配置中。

（三）應建立健全醫(yī)院各項信息化檔案管理制度。制度是各項工作順利有效開展的保障，醫(yī)院必須要上下齊心，從領導到員工，嚴格遵循既定規(guī)章制度，進行檔案信息化管理，嚴格管理網(wǎng)絡檔案信息資源的查閱權(quán)限，進一步規(guī)范電子存檔步驟，減少網(wǎng)絡技術風險，從檔案的保存、檢索到共享，均要做到有章可依、有法可依。

四、結(jié)語

在社會日益進步和發(fā)展的網(wǎng)絡信息化時代，檔案信息化建設為醫(yī)院檔案管理創(chuàng)造了良好條件，隨著社會管理水平、信息化能力不斷提高，傳統(tǒng)檔案管理手段和思維已無法適應時代發(fā)展步伐。因此，在醫(yī)院檔案管理工作實踐中，必然要尋求一種創(chuàng)新化、適應當今網(wǎng)絡時代工作要求的檔案信息化管理模式，提升醫(yī)院檔案信息化建設管理水平和質(zhì)量。