大數據時代背景下檔案管理工作探析

大數據代表著海量數據，但是數據并不能直接轉化為生產和管理依據，其必須要通過數據處理系統來對軟件進行分析和處理，檔案管理工作已經進入數字化和信息化管理時代，在檔案管理工作中，最為復雜而且耗時較多的就是對檔案的分類和提取工作，而大數據分析功能的出現給檔案管理工作效率的提升帶來了新的可能性。

一、大數據與檔案管理的關系

檔案管理工作包括對檔案的搜集、整理、歸類、保存、分析、提取、調用等任務，在當前的檔案管理工作中，很多檔案都已經進行了信息化、數據化的處理，這樣在進行檔案管理時就方便很多，但是也有很多檔案并沒有實現信息化、數據化存儲，還必須要通過傳統的檔案管理方法來進行提取和調用。在大數據時代，我國各類檔案管理工作能夠得到更為有效的優化，一方面是推進檔案管理工作的信息化腳步；另一方面是強化檔案管理工作的準確性，讓檔案管理更為便捷。可見，大數據和檔案管理工作優化提升之間存在密切聯系。

二、大數據時代背景下檔案管理工作的優勢

（一）檔案管理成本的降低。傳統的檔案管理工作需要大量的人力以及充足的配套設施和保管工具，因為傳統檔案基本上都是以紙質的資料為主，進入21世紀后，檔案管理工作才開始大面積地進行紙質檔案電子化的處理。傳統的檔案管理模式需要比較大的投資，也需要較多的工作人員，這些工作人員的工作能力要求比較傳統，但是，隨著時代的發展，很多檔案工作人員的能力跟不上時代要求，檔案管理工作需要更多的信息技術人員。雖然初期改革過程中可能會有一定的“陣痛”，比如需要花一些成本來聘用新型人才，但是當檔案管理工作真正走上信息化、數據化道路之后，檔案管理工作通過變革進入新的軌道，其管理成本大大降低，檔案管理效果大幅提升。

（二）檔案管理質量的提高。檔案管理有對各類資料的管理，有對人事檔案的管理，從檔案管理的角度來看，人事檔案管理屬于調用較為頻繁的，但是其他類型的檔案管理大都是保存起來之后很少使用和查閱，導致一旦需要查閱一些檔案資料，就可能需要花費比較多的時間來進行查找。實際上，很多檔案都是束之高閣，幾乎在保存起來后就沒有動用過，甚至很多檔案內容被遺忘。這都影響著各行各業，乃至于各個領域的發展。而且很多檔案資料有著珍貴的價值，但是在進行檔案資料整理時卻被忽視了，影響了檔案的應用。當形成數據化管理時，檔案管理部門所保管的檔案一目了然，而且經過全國聯網之后，可以直接通過大數據處理來對檔案進行內容存儲，當需要提取檔案資料時，大數據功能可以直接搜集到有相關“關鍵詞”的檔案信息，從而有效提高檔案管理質量，讓檔案真正具備應用性。

（三）檔案存儲更為安全。在檔案管理工作中，紙質的檔案不易存儲，而且需要極為嚴密和安全的存儲場所。傳統的檔案管理是對紙質檔案的管理，紙質檔案容易受潮、發霉，紙張也可能隨著時間流逝而發黃，甚至字跡不清晰。另外，檔案存儲對防火的要求也非常高。除了紙質檔案之外，還有一些影像資料等，這些磁帶、碟片資料都特別不易存儲，時間久了，可能播放不出來，甚至沒有配套的設備對其進行播放。所以在大數據時代，信息科技的發展可以讓所有的檔案都實現電子化存儲，這樣檔案資料就可以不受到外界環境的影響，而且電子化的存儲方式下，可以對所有的檔案資料進行備份，以確保檔案資料的安全。當然，電子化檔案存儲方式只適用于一些普通檔案，很多珍貴檔案還是要采取檔案資料和電子化檔案兩種存儲方式并行的辦法。

三、基于大數據開展檔案管理工作的策略

（一）轉變傳統的檔案管理思路和方法。當前，大數據在很多行業發展中已經發揮了重要力量，起到了重要作用，在檔案管理這種對數據量要求高的工作中，也要利用大數據本身的優勢和特點來轉變工作方法，應用新的管理思路。首先，在實際的檔案管理工作中，各個單位要對當前現有的檔案內容進行分類整理，并且了解哪些檔案是電子檔案，哪些檔案只有實物檔案。其次，對現有的檔案內容進行整理，確定所有檔案內容的分類情況，然后對檔案進行必要的整理，為下一步轉為電子檔案做好準備。再次，對檔案進行電腦信息的錄入，如果檔案量大的話，可能需要比較多的時間，但是這對于大數據模式的應用來說十分必要，只有檔案進行了電子化的整理和錄入之后，大數據模式才能夠發揮作用。最后，對所有的檔案進行核對，形成電子檔案管理的新模式。

（二）構建完善的大數據檔案管理平臺。在確定了數據化、電子化的檔案管理模式之后，想要基于大數據進行檔案管理，還必須依托于專業的大數據檔案管理平臺，這一平臺需要完善的檔案管理功能、分類功能和搜索功能，而且，現如今，很多檔案管理平臺還沒有統一到一個大的平臺中，大多是某一單位內部或者是某一體系內部存在數據檔案管理平臺，但是并不相通。當前，我國在戶籍檔案信息管理方面形成了統一的管理平臺，但是不同省市之間也存在著搜索和管理界限。對于如何構建完善的大數據檔案管理平臺，還需要很長的路走。具體來看，大數據檔案管理平臺的關鍵是資源的完善以及搜索分析功能的開發，當檔案資源完善之后，相應的就能夠進一步發揮大數據平臺的作用。

（三）引進和培養專業的檔案信息化技術人員。在大數據時代背景下，相關的單位還需要引進和培養專業的檔案信息化技術人員，由這些人員來完成檔案的信息化轉型，同時為大數據模式的應用做準備。一方面，在引進技術人員時，要注意這些技術人員的檔案專業背景，如果技術人員不懂檔案管理工作，也需要對其進行培訓；另一方面，現有的檔案管理工作人員必須要掌握一定的信息技術，從而為檔案管理信息化工作做好相應的準備，畢竟很多工作人員在檔案管理崗位上工作了很久，對于檔案情況十分熟悉，不易變動崗位。所以，可以通過引進人才和培養人才的方式來對接大數據檔案管理平臺。

（四）加強對檔案數據管理保密安全工作的重視。在檔案數據管理工作中，對于檔案數據的保密安全工作要提高重視。在傳統的檔案管理工作中，參與檔案管理的工作人員可能會由于看管上的松懈，導致檔案被損壞、篡改或者是被盜取；也存在檔案管理工作人員營私舞弊的情況。在進行數據化、信息化的檔案管理工作中，相應的也會面臨檔案信息被黑客篡改或者盜取的情況。所以，不管是何種檔案管理方式，其所面臨的安全風險是不同的，但是都是存在的。只是通過數據管理可以讓檔案的安全工作更加保險，比如將原始檔案管理人員和數據檔案管理人員分開，這樣一方資料損壞或者篡改，并不影響另一方資料，可以降低檔案管理的安全風險。

四、總結

綜上所述，大數據時代給檔案管理工作帶來了便捷、高效的管理思路，傳統的檔案管理模式可以晉級為電子化、信息化的管理模式，與此同時，基于大數據處理技術，所有的檔案管理資料都可以實現快捷的查找、調取、傳輸和分析，可以有效節約人力、物力資源成本，更多地發揮檔案資料價值。