檔案利用價值及實施措施探究

文/寧陽華康醫學科技有限公司 孫翠玉

檔案作為信息資源的一種，在企事業單位發展中占有很重要的地位，對現代社會發展起著十分重要的作用和價值。根據檔案資源的實際利用，員工不了解檔案價值和檔案合理利用的重要性，這非常不理想。因此，企事業單位應進一步體現檔案的價值觀和存檔的利用，通過有效的方式和方法，合理利用檔案，以便更好地理解單位的價值觀。

一、檔案價值分析

（一）檔案價值概念。檔案屬于單位內的重要信息。主要功能是記錄單位的實際發展，對當前和未來發展具有良好的領導作用。因此，文檔資料具有非常重要的價值。所謂檔案價值，是指以個人、集團、國家方面為中心，進行相關社會活動的主體。檔案的信息材料具有積極的作用。換句話說，對于檔案資料，他們可以充分發揮積極作用，當其價值完全由相關科目使用時就可以具體化。但是，如果檔案沒有被使用，就很難完全體現價值。因此，檔案價值的決定性因素本身并不在于人的需求和相互作用的產品。如果沒有兩個側面，則不反映該價值。

（二）檔案價值分類。為了檔案的價值，根據不同的分類標準，可以分為以下類別：檔案第一價值和第二價值、檔案利用和保存價值，此外，檔案也具有顯示價值和長期價值。在這些檔案價值之間，利用價值是與用戶相關的檔案材料的重要作用。而且，它也是檔案價值的重要表現；為了保存價值，它特別反映了保存時間，提到檔案是否全部保存；第一個值是指檔案資料存檔的重要性，檔案第二價值提及檔案及其他相關人員的重要性和重要價值；實用價值指相關社團活動當前進程的相關檔案和材料的重要價值，引導相關人員進一步了解由于長期價值，它可供參考，因為它可以運行多種活動。經過長期保存，檔案對未來社會發展具有重要價值和作用。

（三）檔案的保存價值。1.維護歷史原貌、穩定社會的證明與基石。大多數具有證據價值和信息價值的檔案之所以得以保存，是因為它們是維護真實歷史、保護國家、社會組織和個人權益的權威證據，是社會穩定的基石。這種證明和基石的功能不是體現在利用上，而是存在的。對于大多數信息價值傳遞檔案而言，它們的存在足以證明歷史記錄是可信的，傳遞給其他信息載體的信息是真實的。這是他們的主要角色。當然，他們也有糾正歷史記錄或其他信息載體上信息虛假的功能，但這已不再是他們的主要角色。因為沒有人希望檔案信息傳遞給其他信息載體的價值是虛假的或錯誤的，也不能全部是虛假的或錯誤的信息。畢竟，虛假或錯誤信息的發生是非常少的。對于大多數具有證據價值的檔案來說，它們的存在對維護國家、社會組織和個人的權益，保障社會穩定起到了證明和基石作用。它們的存在是它們的主要作用，利用是它們的次要作用。此外，無論何時使用，它們都是少數，而不是多數。盡管“從目前各類圖書館特別是綜合性圖書館的使用情況來看，涉及公證、婚姻、教育、獎懲、上山下鄉等內容檔案的利用率較高”，利用這些檔案仍然是少數。因為這些檔案的當事人不可能都有問題，畢竟也有一些問題，其中許多是歷史遺留問題。對于有證據價值的檔案，其存在本身就構成了穩定社會、維護國家、社會團體和個人權益的價值。偶爾利用它們解決矛盾，解決糾紛，維護社會公平，是對它們存在價值的檢驗和肯定。但這種考證和肯定只能是少數。任何人都不想讓每個社會組織和個人因為有證據價值的檔案的存在而對這些檔案的利用產生爭議或問題，那樣一來，社會穩定就會出現問題。2.為后人而保存。有些檔案是為了現在的人們使用的，但不是為了將來的一代和服務而保存的。隨著時代的發展，人們的研究正在擴大，我們要注意未來一代人沒有受到今天人們的關注。今天人們不注意這些問題，所以不使用這些檔案。不可能知道未來的一代什么時候使用。因此，我們能做的就是為后代保留這些檔案財富。對于將來的一代，保存意味著有些檔案將被保存，但不能在將來很長一段時間內被使用。3.保存文化遺產。檔案是真正的歷史記錄，為了維護國家的本來面貌，被翔實記錄。從某種意義上說，檔案是維護國家文化和國家文化心理學的感情。因此，檔案的保存是維護國家文化的“根”。因此，收集本身也是目的，它可以為人類留下寶貴的文化遺產，存檔可以永久保存。

二、檔案利用的實施措施

（一）積極提升現代化檔案服務水平。在現代社會發展過程中，信息技術的廣泛應用使人們工作、生活、學習更加便利。在實際的生活和工作流程中，人們習慣于使用信息技術來分析、應對、解決問題。在實際操作過程中，為了節省時間，很多文件數據用戶使用計算機網絡搜索信息，因此文件管理部門還必須提高現代文件服務水平。第一，加快檔案數據信息的信息化和電子化，使得能夠將所有的檔案數據存儲到計算機中。這樣，我們不僅可以減少存檔位置的需求，而且可以保持存檔信息的完整性和可靠性。第二，大多數檔案用戶必須使用有效的方法獲取檔案數據。但是，對于某些檔案，如果相關部門和國家的隱私內容有關，相關人員在轉換成信息或數據時必須加密信息或數據。

（二）建設檔案資源中心。為了有效利用檔案，相關資料管理部門應積極建立檔案資料中心，不斷加強和改善。首先，有關人員應注意加強檔案管理，以確保檔案的可靠性和完整性。其次，必須加強檔案的開放。有關人員應注意檔案性質的審計。為了那些擁有開放的自然存檔，應該盡量讓更多的人能夠使用它們。

（三）強化檔案資源交流及共享。為了提高檔案利用率，最大限度地利用各種檔案資源的價值，檔案管理部門應當加強交流和溝通，以便共享檔案信息，并能為更多的人提供檔案資源。進一步擴大檔案利用范圍，使社會上更多的人能夠利用檔案。提高檔案利用率，提高檔案資源的價值和社會影響，能夠更好地提高檔案資源的功能和價值。

三、結語

檔案是現代社會發展的重要信息資源，對企事業單位和相關部門的發展起著不可替代的作用。因此，檔案管理部門要提高檔案資源的利用率，以體現檔案價值。