淺談新形勢(shì)下如何加強(qiáng)檔案館功能建設(shè)

文/朔州市檔案館 趙振國(guó)

檔案館的服務(wù)功能就是指檔案館面向社會(huì)、面向公眾、面向未來(lái)所具有的檔案服務(wù)功能。隨著社會(huì)的發(fā)展，社會(huì)公眾意識(shí)的提高，利用需求量的增加，檔案館的服務(wù)功能越來(lái)越被更多人認(rèn)可，本文從幾個(gè)方面來(lái)淺析檔案館功能建設(shè)。

一、檔案館目前現(xiàn)狀

（一）館藏匱乏，利用價(jià)值不高。豐富的館藏是檔案館功能建設(shè)的基礎(chǔ)，沒(méi)有館藏，一切都是空談。從館藏結(jié)構(gòu)上看，雖然各個(gè)門類都有所涉及，但是數(shù)量卻差強(qiáng)人意；從內(nèi)容上看，政治活動(dòng)檔案資料多，文書(shū)檔案資料多，專門的檔案資料、科技檔案資料以及具有地方特色的檔案資料少，真正具有參考價(jià)值和利用價(jià)值的為數(shù)不多。檔案在收、管、用中存在不平衡、不協(xié)調(diào)、不匹配等結(jié)構(gòu)性問(wèn)題，與廣大人民群眾切身利益息息相關(guān)的民生檔案資源不足，經(jīng)常出現(xiàn)“想查查不到、查到不能看、看到不能用”的矛盾。

（二）檔案館宣傳工作不到位。檔案部門一直是邊緣單位，社會(huì)公眾對(duì)檔案部門的性質(zhì)、地位及其工作職能等方面的認(rèn)知度不高，檔案部門雖然每年都開(kāi)展一些業(yè)務(wù)活動(dòng)，也通過(guò)新聞媒體、國(guó)際檔案日之際對(duì)檔案知識(shí)進(jìn)行宣傳，但這些宣傳一般都是針對(duì)檔案法及檔案工作自身開(kāi)展的，沒(méi)有面向基層，面向群眾，社會(huì)影響小，群眾參與性不強(qiáng)，收效甚微；另外宣傳力度不夠，形式單一，沒(méi)有廣泛的、多渠道的宣傳檔案的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益的實(shí)例；再一個(gè)檔案工作者只滿足于踏踏實(shí)實(shí)地做好本職工作，缺乏創(chuàng)造性和積極性，缺乏主動(dòng)意識(shí)，從而影響到社會(huì)對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)程度。

（三）服務(wù)水平不高。檔案館的功能主要體現(xiàn)在檔案服務(wù)上。服務(wù)質(zhì)量的高低必然會(huì)影響到檔案館各項(xiàng)功能的發(fā)揮。目前，部分檔案館存在著利用方式單一、利用效率不高等現(xiàn)象，造成不能滿足人們對(duì)檔案利用的需要。有些檔案館工作人員缺乏積極主動(dòng)思想，業(yè)務(wù)生疏，這些問(wèn)題的存在都直接影響著檔案館各項(xiàng)功能的發(fā)揮。

（四）編研工作缺乏成效。檔案館編研工作起步較晚，目前大部分檔案館編研工作停留在基礎(chǔ)階段，只是對(duì)館藏檔案進(jìn)行收集、分類、整理、編目等，沒(méi)有對(duì)館藏檔案進(jìn)行深入的研究分析，從而不能結(jié)合本地的實(shí)際情況，對(duì)檔案資料做更深層次的編研。有的檔案館在開(kāi)展檔案工作中存在重業(yè)務(wù)指導(dǎo)輕館務(wù)工作、重保管利用輕檔案資源信息開(kāi)發(fā)的現(xiàn)象。有的檔案館雖然開(kāi)展了編研工作，但沒(méi)有確定專門的編研人員，搞編研要么是臨時(shí)交辦，要么就成了業(yè)余的事情，以致對(duì)該項(xiàng)工作時(shí)而做得好，時(shí)而停滯不前，忽冷忽熱，沒(méi)有使之統(tǒng)籌兼顧和可持續(xù)發(fā)展。

二、大數(shù)據(jù)發(fā)展時(shí)代檔案館的功能不斷擴(kuò)展

檔案館中紙質(zhì)檔案的數(shù)字化速度加快，使得檔案實(shí)體與信息同時(shí)存在于檔案館中，檔案館逐步將政府的整個(gè)文件、檔案及信息完全置于其管理之下，并成為地區(qū)政府和社會(huì)的現(xiàn)行文件、檔案資料的保管重地，從而使得檔案館的功能不斷擴(kuò)展，地位迅速提高，檔案館不再是純粹的物質(zhì)載體的保管基地。

（一）加大接收、征集力度，不斷豐富館藏資源，優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)。館藏是一個(gè)地區(qū)經(jīng)濟(jì)、政治、科技、教育、文化、歷史的綜合反映，館藏的豐富和優(yōu)化與否，是實(shí)現(xiàn)檔案利用需求的前提條件，俗話說(shuō)“巧婦難為無(wú)米之炊”，很顯然，如果館藏貧乏，即使有現(xiàn)代化手段，也難以滿足社會(huì)的各項(xiàng)需求。不斷豐富館藏，就要不斷加大接收力度：一是不僅要注重機(jī)關(guān)檔案的接收，還要把社會(huì)重大活動(dòng)、重大建設(shè)項(xiàng)目、重大科研項(xiàng)目、地方特色等檔案都要接收進(jìn)館。二是在數(shù)字化時(shí)代，不僅要接收紙質(zhì)檔案，更要把相應(yīng)的電子檔案同時(shí)接收進(jìn)館。三是要做好名人、名勝古跡、名優(yōu)產(chǎn)品和一些反映地方文化藝術(shù)特色檔案的征集。開(kāi)展“口述歷史”的收集工作，重視收集利用檔案著書(shū)立說(shuō)等成果的“再生信息資源”的收集，這是檔案館突出地方文化特色的一個(gè)重要方面。

（二）開(kāi)展多種形式的檔案館宣傳工作。各級(jí)檔案館應(yīng)抓住每一次機(jī)會(huì)向社會(huì)展示自己，通過(guò)懸掛條幅、印發(fā)圖片等強(qiáng)化公眾對(duì)檔案館的認(rèn)識(shí)，也可借助電臺(tái)、電視臺(tái)、報(bào)紙等新聞媒體，采取“廣而告之”的方式向公眾宣傳檔案館及檔案館工作成果。檔案館要利用現(xiàn)有館藏，充分發(fā)揮教育基地功能，根據(jù)當(dāng)前的形式和中心工作，舉辦各種不同形式的展覽，如當(dāng)?shù)馗锩鼩v史，城市發(fā)展紀(jì)實(shí)等圖片展，使得廣大群眾在受教育的同時(shí)，對(duì)檔案工作有所了解，增強(qiáng)檔案意識(shí)，凸顯檔案館的愛(ài)國(guó)教育功能。檔案館可以組織知識(shí)競(jìng)賽，邀請(qǐng)社會(huì)各界參與，擴(kuò)大檔案館在社會(huì)的知名度。再一個(gè)，還可選擇一個(gè)適宜的場(chǎng)地長(zhǎng)期設(shè)置宣傳欄，定期更換版面，從而達(dá)到宣傳檔案館的目的。

（三）進(jìn)一步增強(qiáng)檔案館的服務(wù)功能。傳統(tǒng)的檔案服務(wù)一般是等客上門，所有的服務(wù)基本上是以本單位為中心，其服務(wù)方式一般為單位內(nèi)閱覽，檔案工作人員的思想和主動(dòng)服務(wù)精神受到束縛。首先要求檔案人員具有敏銳的政治意識(shí)和超強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力，充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性。再一個(gè)要充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，以電子政務(wù)平臺(tái)為依托，積極開(kāi)展現(xiàn)行文件和檔案信息網(wǎng)上查詢服務(wù)，進(jìn)一步完善文件查閱利用工作，為社會(huì)提供方便、快捷的檔案信息服務(wù)。

（四）加強(qiáng)檔案館的功能和建設(shè)，對(duì)館藏現(xiàn)有檔案進(jìn)行深入挖掘，加強(qiáng)檔案館編研工作。檔案館的編研工作，是對(duì)檔案館功能的又一個(gè)拓展，是檔案利用的較高形式，是開(kāi)發(fā)館藏檔案信息資源的重要手段，必須要在編研這方面加強(qiáng)人、財(cái)、物的投入，為編研工作的開(kāi)展創(chuàng)造良好的外部環(huán)境。再一個(gè)要提高編研產(chǎn)品的質(zhì)量，要對(duì)館藏做深入細(xì)致的挖掘，加強(qiáng)對(duì)檔案資源的研究、開(kāi)發(fā)和利用，多出成果，多出精品。