熱力工程檔案歸檔審核要點與規范管理

文/太原市熱力集團有限責任公司 郝睿

在熱力工程規模不斷增大的條件下，各種文件資料日益增加，對檔案管理工作人員也提出了更高的要求。實踐中，存在大量檔案管理機構與建設工程各部門脫節的情況，文件資料缺失、質量不高嚴重影響了檔案的后續利用效果。因此，有必要加強熱力工程檔案歸檔管理工作，提升檔案審核力度。

一、熱力工程檔案歸檔審核要點分析

（一）在審核文件材料方面。在審核文件方面，應當審核其是否為原件與文件是否簽名、蓋章。具體而言，原件是熱力工程施工的原始憑證，必須進行歸檔。部分工程環節可能混入一些復印件，復印件不便于保存且效力不高，一旦遇到問題，容易給企業造成不必要的損失。簽名、蓋章對于文件材料而言十分重要，它是保障責任落實的重要流程，并且它對文件的有效性也有重要影響。因此，必須重視對簽名、蓋章的審核。

（二）在審核材料內容方面。文件資料內容能夠直接體現熱力工程建設情況，是評價工程質量的主要內容之一。施工人員往往檔案意識不高，容易出現內容缺失等情況，難以反映真實的工程情況。例如，關于原材料的試驗文件，只包括數據，沒有結論等。鑒于此，必須重點審核檔案內容的完整性，如有缺失及時補齊。

（三）在審核文件數量方面。要審核材料是否齊全：一是項目負責人先進行審核，確保文件資料真實、準確、齊全，能夠體現出熱力工程建設活動。二是收集視聽資料，包括熱力工程建設初期直至竣工期間內的所有資料，應確保資料畫面清晰、音質良好。三是電子資料應當與紙質資料統一歸檔，審核時應保證其無劃痕，存儲介質能夠長期保存。

二、熱力工程檔案歸檔規范管理策略研究

（一）基于檔案分類與編制的規范管理。科學合理劃分檔案類別，有助于加強檔案工作的科學化、規范化與體系化。分類標準應當參照熱力工程自身特點，并結合后續檔案歸檔管理需求設計，從而便利后續工作的開展。例如，一般情況下，針對多數熱力工程情況，可以作如下分類：一是技術管理檔案；二是設備儀器管理檔案；三是熱力站檔案；四是施工人員檔案；五是供熱管線檔案；六是視聽檔案；七是科學研究檔案。同時在每一個具體類別下規定檔案范圍，細分檔案內容，從而促進檔案歸檔工作有序進行，提高歸檔工作的規范化程度。另外，還應當編制熱力工程規范管理標準，實現對工程文件資料的及時補充與調整，提高歸檔檔案質量，確保其具有實效性。

（二）基于檔案歸檔規范管理制度的構建。在檔案制度構建方面，應當堅持集中領導、分級管理的原則。完善與改進現有制度，編制檔案管理崗位職責以及檔案管理制度內容，依據我國《建設工程文件歸檔規范》內容，結合熱力工程建設企業實際情況，制訂相應的檔案管理辦法與細則。精細規定熱力工程相關檔案內容，明確歸檔文件資料范圍，并設置具體歸檔文件質量標準，力求權責明確，層層管控。對檔案歸檔相關人員，依照其工作內容質量要求與工作完成效果設置相應的獎懲制度。另外，企業對熱力工程檔案還應當定期進行會審，各部門負責人參與審核工作，一旦出現問題及時調整修正，從而保障檔案歸檔質量。

（三）應用信息技術實現現代化檔案管理。通過使用SCADA、GPS衛星定位以及GIS熱力管網地理信息系統，能夠實現對熱力設備管網數據信息的全面把控，有助于提高熱力企業管理熱力設備的水平，提升所采集信息的科學性與準確性。檔案管理機構結合實際需求，設計出以熱力工程檔案歸檔管理為主的檔案規范管理體系。通過上述系統采集相關數據資料并進行檔案歸檔管理，同時定期對管理機構基于檔案管理所設置的檔案管理系統中的數據進行更新管理。對熱力工程竣工檔案，通過檔案管理系統處理與熱力企業自身相關的數據信息，即是說，將這些檔案資料輸入到計算機中，編輯其目錄、檢索詞等。然后使用掃描、攝影等信息數碼技術把重要檔案文件存儲到檔案管理數據庫中。需注意的是，應當及時更新升級檔案管理軟件，保證熱力工程檔案歸檔工作更加高效、有序。

（四）培養檔案歸檔管理人員專業素質。熱力工程本身具有高專業性、技術性的特征，結合工作性質，不難發現，熱力工程建設危險系數較高。鑒于熱力工程種種特點，其檔案歸檔人員必須具備一定的歸檔知識、計算機管理知識以及熱力專業知識。這樣才能夠發揮歸檔人員的作用，實現對熱力工程文件的審核、管理、監督。為了滿足新時期熱力工程檔案歸檔對工作人員的要求，促進熱力檔案歸檔的標準化、科學化、專業化，切實落實檔案歸檔相關法律法規，應當加強對檔案、施工、監理、工程管理等部門人員的培訓工作，使其了解熟悉檔案收集、編制等工作內容與流程。防止檔案歸檔管理人員與監理、施工等人員脫節，對檔案歸檔造成不利影響。

三、總結

總而言之，在熱力工程檔案歸檔工作中，工作人員應當加強自身專業知識、專業技能的培養，嚴格依照歸檔要求與歸檔流程開展工作，保證檔案資料的規范性與有序性，并不斷探索實踐檔案歸檔管理工作的優化策略，充分利用現代化技術，保障檔案歸檔工作質量，促進檔案價值的實現。