面向數字化環境的醫院綜合檔案管理分析

文/煙臺市萊陽中心醫院 董明慧

進入到21世紀之后，各行各業都開始朝著數字化的方向發展，醫療衛生行業也是如此。現如今，醫院檔案管理工作面臨新要求，為了滿足數字化發展要求，越來越多的新設備、新技術得到普及，并且與醫院業務軟件共同構成了綜合信息管理系統，以此實現醫院綜合檔案高效管理。但是目前醫院綜合檔案資源數字化管理存在不足，檔案管理、醫院其他業務流程并沒有有機結合，這是今后醫院管理人員關注的重點。

一、綜合檔案數字化管理優勢

（一）信息共享。檔案管理以電子信息的形式存儲在計算機系統中，以此實現管理，為檔案信息賦予了共享性的特點，醫院內部工作人員可以隨時登陸系統查閱需要的檔案信息。檔案是醫院極為重要的文件，其本身就帶有共享這一特點，然而傳統形式的紙質檔案借閱比較繁瑣，受到時間、空間的影響，期間如果管理不當還會使檔案破損。為此，數字化檔案管理因為有信息技術的支持，可以更加便捷地傳遞與共享。

（二）信息實效性更高。醫院內部的綜合檔案進行數字化管理，主要是通過計算機系統查閱相關信息，提高信息檢索的效率，期間也支持遠程檢索。查閱過程中只需要登錄系統、輸入關鍵詞便可以搜索需要的信息，真正體現了實效性這一優勢，為醫院管理工作提供方便。

二、綜合檔案數字化管理問題

（一）綜合檔案數字化管理沒有得到普及。個別醫院對于綜合檔案管理，雖然已經認識到傳統管理存在弊端，但是還是沒有真正實現數字化管理。通過分析可以確定原因，即軟硬件缺失，數字化管理只是停留在檢索這一環節，對于實時監督、共享等還需要繼續完善。

（二）數字化管控力度不足。目前，醫院開展綜合檔案管理過程中，因為缺乏足夠的重視，導致監督、控制工作存在問題，主要體現在專業人才數量不足、檔案信息安全性等方面。正是因為沒有強有力的監督，導致檔案資源部分遺失，嚴重影響了相關工作的進行。

（三）綜合檔案數字化編研范圍受限。當前醫院針對綜合檔案數字化管理開展的編研工作，所覆蓋的范圍比較小，大數據分析、定量分析等還需要深入研究。

三、數字化環境的醫院綜合檔案管理建議

（一）為綜合檔案數字化管理提供強有力的保障。醫院檔案管理人員需要加強對數字化管理的重視，將其與醫療研究、教科研等視為同樣重要的工作。其一，為綜合檔案數字化管理提供可行的軟、硬件，在檔案管理室放置攝像機、掃描儀等先進設備，從設備方面提供保障。其二，在醫院內設置數字化管理檔案室，方便綜合檔案管理。其三，應用與醫院綜合檔案管理相關的操作軟件，加大資金方面的投入。其四，對于綜合檔案管理人才的培訓，也要有足夠的費用支持。積極引進檔案管理專業人才，展開信息技術培訓，在醫院內設立專項資金，為綜合檔案數字化管理的順利進行提供強有力的保障。

（二）加強數字化管理控制力度。綜合檔案的數字化管理，需要從多個方面展開，例如范圍判斷、前端控制以及質量管理等，這些都是檔案管理的要點。其一，范圍判斷。管理人員遵循價值性與實用性基本原則選擇綜合檔案范圍，從而充分發揮出檔案效益。其二，前端控制。檔案管理人員需要充分了解歸檔文件，組織歸檔文件編制、印發與歸檔等一系列工作，以此來提高歸檔文件全過程控制質量。其三，質量管理。針對傳統紙質檔案，需要做好掃描和頁碼編號等工作，以免出現文件漏頁或者圖像模糊等問題。數字檔案格式要統一，為后期文件檢索提供便利。另外，所有檔案都要做好備份，以免突然數據丟失帶來影響。

（三）綜合檔案數字化編制與研究。醫院內部綜合檔案管理向數字化不斷發展，其主要作用在于編研工作，管理人員必須要加強對檔案數字化編研的重視，將綜合檔案資源涵蓋的價值充分發掘出來，使原本價值不高的檔案轉變成為有利于醫療事業發展的文件資源。特別是新醫改環境下，醫院對于綜合檔案管理這一工作提出了嚴格的要求，重點體現在醫療、信息技術和科研動態等方面。需要通過醫院綜合檔案數字化管理的實現，展開大數據分析，利用醫院現有數據進行定量分析，將定性分析所得結果進行完善。管理人員必須要樹立數字化與電子化管理的觀念，建立檔案管理數字庫，建立綜合檔案信息共享系統，為醫院內部工作人員提供更為便捷的檔案檢索與導出功能，充分發揮數字檔案價值，提高管理水平。

四、結語

綜上所述，醫院綜合檔案的數字化管理，一方面能夠提高醫院管理水平，使管理工作與信息技術實現有效結合，另一方面可以踐行新醫改要求，實現醫療檔案資源共享，為我國醫療衛生行業發展提供支持。