“互聯網+”背景下高校教學檔案的利用

文/西安工業大學 楊培培

高校教學檔案是高校在教學管理和教學實踐活動中直接形成的對學生、學校和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄，主要包括招生材料、學籍材料、畢業生材料等，這些是為用戶提供利用服務的基礎。“互聯網+”背景下，檔案工作者要不斷更新理念，充分利用互聯網優勢，不斷探索高校教學檔案利用方式，提升服務水平。

一、“互聯網+高校教學檔案”的意義

“互聯網+高校教學檔案”是基于互聯網提供的技術支持，借助互聯網平臺創新高校教學檔案管理、整合網絡資源，讓互聯網與教學檔案深度融合。第一，將互聯網視為推動高校教學檔案數據開放的動力，促進形成科學化、人性化的教學檔案綜合服務平臺，從而使教學檔案資源能夠最大程度得到利用。第二，促進高校檔案工作者轉變服務思路，主動深入了解公司、學校各部門、師生及高校畢業生對各類檔案的利用需求。第三，促進高校教學檔案利用方式的轉變，逐漸以電子檔案為主,為利用者提供線上線下多元化的可移動服務。

二、“互聯網+”背景下高校教學檔案利用現狀

（一）高校教學檔案實用性強，利用量大。從我校檔案利用登記統計數據來看，相對于其他類別的檔案，教學檔案的利用次數最多。我校2015年至2018年的教學檔案利用統計里，學籍檔案約占37%，學歷認證約占25%，招生錄取名冊約占33%。從利用用途來看，主要有出國、升學、面試、單位核實學歷等，這些都與高校學生個人利益、個人發展密切相關。

（二）檔案工作者技術水平較低，教學檔案利用方式相對滯后。目前具備較高計算機水平的檔案人員較少，無法利用先進的信息技術對教學資源進行挖掘。教學檔案提供利用方式主要以教學檔案原件的利用、復印件的利用和編研成果利用為主，檔案網站提供教學檔案信息資源為輔，相對滯后。

（三）各高校檔案部門、校內各部門之間缺乏協作，尚未實現教學資源共享。各高校檔案信息化水平、教學檔案利用渠道等方面還存在差異，所用的檔案管理軟件不兼容，無法實現教學檔案資源共享。高校檔案館與校辦、教務處等部門尚未建立系統的對接，影響各單位電子教學檔案資源的歸檔及利用。

三、做好“互聯網+”背景下高校教學檔案利用工作

（一）注重提高檔案工作者技術水平，做好微評價信息的上傳與推送。首先，加強對教學檔案管理人員的技術培訓和革新，主要包括對教學檔案信息的數據庫整理、更新及相應軟件的操作，及時將新的信息技術運用到高校教學檔案數據管理中。其次，重視各種客戶端的使用，做好教學檔案資源微評價信息的上傳與推送。檔案工作者通過對教學檔案的評論介紹教學檔案的亮點，表明教學檔案的內容和價值，在網絡平臺上傳供利用者參考。這樣既能更好地了解教學檔案的利用價值，又能引起他人的興趣，促進教學檔案的開發與利用。

（二）提高教學檔案信息化水平，構建網絡一體化服務平臺。積極推進教學檔案資源信息化建設，構建校內網絡一體化服務平臺，兼納校內教學檔案的收集、管理、傳遞、存儲與利用，具備數字檔案存儲、處理、傳輸、安全防護等功能，形成全面、完整的網絡信息管理系統，便于校內自主利用。教學檔案除了為本校用戶提供利用服務外，針對校外利用者開放利用服務，建立檔案信息交流的互動平臺，如通過微信、移動手機APP等方式，設立教學檔案在線咨詢、在線預約、在線查閱等服務窗口，提供異地咨詢、查檔等服務，滿足校外利用者的不同需求。

（三）校際合作，協同發展，通過網絡平臺實現教學檔案資源共享。《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》明確指出：“檔案工作要樹立創新、協調、綠色、開放、共享發展理念，深化和拓展檔案利用服務”。各高校之間積極開展合作以求新發展，建立統一的數據庫，將優秀的教學檔案資源進行信息共享的同時，各學校檔案工作者可以就教學檔案資源的構建心得、經驗等進行在線交流。借助網絡媒體反饋各類疑問，通過視頻對其在數據庫以及公共平臺使用過程中遇到的各種問題進行解答，實現人性化的教學檔案服務。

（四）建立高校教學檔案開放利用制度。根據各類不同利用者對高校教學檔案資源的需求，制訂科學性、合法性和方便性的高校教學檔案開放利用實施方案、利用制度和各項服務措施，明確規定高校教學檔案資源的開放利用范圍、類型、級別和程度。適宜完全公開的高校教學檔案，可直接下載獲取；適宜半公開利用的，則需要提供賬號和密碼。這樣既可以保證數據資源的安全性，也能實現教學檔案的網絡化利用。