試論高職院校檔案管理中存在的問題與對策

文/江蘇省南通職業大學 周波

高職院校檔案工作是學校重要的基礎工作，但目前的檔案工作在組織管理、歸檔管理、管理能力等諸多方面存在著亟待解決的問題。客觀地分析問題產生的原因，才能尋求有效的解決辦法，提高檔案管理。

一、高職院校檔案管理現狀及存在的問題

（一）廣大師生對檔案管理工作的重視度較低。從高職院校近些年來的發展過程看，高職院校師生基本一致認為檔案管理工作是高職院校中的最基本工作。但是，檔案管理工作的性質是服務性的，很多高職院校認為檔案管理工作很難產生所謂的較為明顯的、直接的辦學效益，于是，造成了高職院校檔案管理工作所處地位的現狀：在高職院校眾多的管理工作中，檔案管理工作不顯山不露水，這里不得不承認的是，部分高職院校意識到了檔案管理工作的積極性，但是沒有在實際的工作中落實檔案管理的有效工作，其中還有部分高職院校以學校內部改革為借口，擅自改變學校檔案管理部門的職能，降低其在學校的地位，導致檔案管理部門在學校不受重視。所以，我們經常在高職院校整體評估檢查中，學校相關的資料不完成，檔案管理部門資料實用性不高。

（二）檔案管理部門從業人員綜合素質不夠。當前，很多高職院校檔案管理人員的綜合素質普遍不高，有很大一部分檔案管理人員不是檔案管理專業出身，對檔案管專業知識沒有太多的學習與了解，沒受過類似的檔案管理高等教育。例如有的學校中，為了留住博士這類高級知識人才，學校會把他們的家人安排到檔案管理部門工作，有的高職院校為了協調學校的人事關系，會聘用臨時工來進行檔案管理工作。以上是高職院校管理人員的基本構成，這樣的管理隊伍，專業素質較低，檔案管理人員對自身工作的認識不夠。另外，檔案管理部門與學校的其他部門之間幾乎沒有進行有價值的溝通與交流，斬斷了高質量檔案的獲取渠道，且在這樣的管理隊伍中，部門人員的電腦基本操作不過關，無法對檔案管理工作進行有效改革。長此以往，高職院校檔案管理部門的工作死板單一，效率低下，高職院校檔案管理工作水平不會得到有效的提高。

（三）部分學校檔案室基礎設施配置不全。截至當前，很多高職院校看似配備了電腦等現代化的辦公設施，但是電腦僅有一個文字輸入的功能，無法全面實現辦公無紙化，很多高職院校檔案室的信息化建設程度極低。據筆者觀察，還有部分檔案管理部門連基本的配套設施都沒有，電腦都是“上了歲數的”，有的條件較差的學校，檔案管理部門所用電腦還是其他院系教師更新換代后不用的電腦，無法及時安裝現代化的軟件。更讓人吃驚的是，我國經濟發展至今，還有學校檔案管理部門收集、記錄、整理等工作依靠人工化，根本沒有運用現代化的信息技術。人工書寫造成了工作人員不必要的精力投入，且速度慢，錯誤頻出、工作效率低下。當這類學校碰到領導的檢查評估時，檔案管理人員加班加點進行突擊整理工作，這種工作模式下的檔案管理，信息中錯誤頻出，導致檔案的可信度降低。

二、對上述問題的解決策略研究

（一）改變在校師生對檔案管理工作的認識。在校師生要充分意識到學校的檔案管理工作與師生的利益之間有著緊密的關系。高職院校的檔案管理內容是學校其他管理工作的重要信息來源，是學校的資料來源地。它對于推動高職院校的教育教學改革、科學管理學校、提高教育教學質量、開展科研、提高工作效率、維護學校權益、展示學校特色和發展歷程具有不可替代的重要作用。高職院校檔案管理工作的有效進行，對學校教學改革、教學質量、科研情況和學校教學效率方面，都有著不容小覷的作用。高職院校檔案管理工作的質量是高職院校管理水平的直觀體現，高職院校的教學情況、管理手段、教學效率都能從檔案管理工作中顯現出來。

（二）提高檔案管理人員服務意識和服務水平。檔案管理工作的性質就是服務性，所謂的服務就是服務于學校教學、科研工作，因此，檔案管理人員要克服重管理輕使用、重管理輕服務的思想。在日常工作中，全心全意為學校各個部門服務，不能挑三揀四，看菜動筷。工作過程中，要端正態度，對在校師生進行周到的服務，以公正、公平的態度對待每一位前來查詢檔案的師生，為每個檔案使用者提供又好又快、又規范又細致、又優質又滿意的服務，不斷提高檔案管理工作的服務水平。

三、結束語

當前的高職院校的檔案管理思想必須要與時俱進，檔案管理人員要盡快摒棄傳統的工作理念與思想。使的檔案管理工作更加信息化，將高職院校中的檔案工作實物管理轉變為信息化管理。檔案信息狀態從靜止轉變為動態，讓檔案部門的服務方式更加科學化、主動化。借著信息技術迅速發展的契機，使高職院校檔案管理工作更加現代化、高效化，提高檔案管理工作水平，促進高職院校進一步發展。