淺談新形勢(shì)下高中學(xué)籍檔案管理

文/浙江省臨海市第六中學(xué) 朱愛卿

隨著教育改革的深入推進(jìn)，很多高中學(xué)校擴(kuò)大了招生規(guī)模，增加了學(xué)籍檔案管理的工作量，為檔案管理人員提出了更高要求。新形勢(shì)下檔案管理人員要盡快轉(zhuǎn)變觀念，不斷創(chuàng)新工作方法，提升學(xué)籍檔案管理工作效率。只有這樣，才能做好學(xué)籍檔案的收集、整理、歸檔和利用工作，并發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

一、高中學(xué)籍檔案管理的特點(diǎn)和意義

（一）高中學(xué)籍檔案管理工作的特點(diǎn)。高中學(xué)籍檔案管理工作主要有幾個(gè)特征：一是私密性。學(xué)籍檔案記錄了學(xué)生的個(gè)人情況，這些都是屬于個(gè)人隱私，包括學(xué)生的姓名、照片、出生日期、家庭情況、在校的各項(xiàng)成績(jī)以及教師的評(píng)語等，這些信息在一定范圍內(nèi)是需要保密的，違背了私密性原則，將會(huì)造成不必要的麻煩。二是分散性。學(xué)籍檔案涉及學(xué)校的多個(gè)部門，較為分散，同時(shí)學(xué)籍檔案的材料形成需要經(jīng)歷高中三年的時(shí)間。三是豐富性。學(xué)籍檔案的內(nèi)容十分豐富，不僅包括了學(xué)生個(gè)人的基本信息，還包括了學(xué)生在校期間的各種表現(xiàn)，其中有入學(xué)成績(jī)單、入學(xué)通知書；學(xué)生成績(jī)登記冊(cè)；以及升學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)的各種審批材料；學(xué)生評(píng)價(jià)、在校期間獲得的各種獎(jiǎng)勵(lì)和受到的處罰，學(xué)生加入團(tuán)、黨組織的材料等。四是變動(dòng)性。學(xué)籍檔案形成的時(shí)間較長(zhǎng)，學(xué)生在長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)可能會(huì)發(fā)生學(xué)籍的變動(dòng)，例如學(xué)生通過補(bǔ)考取得了合格的成績(jī)，接受處分到取消處分，或者是學(xué)生的轉(zhuǎn)學(xué)等，在學(xué)籍檔案形成過程中，學(xué)生所發(fā)生的變化都要做好相應(yīng)的記錄，以便能夠及時(shí)反映學(xué)生的學(xué)籍情況。五是頻繁性。學(xué)籍檔案是學(xué)校檔案中使用最頻繁的，學(xué)生在報(bào)考大學(xué)、證書丟失或是出國(guó)等，都需要用到學(xué)籍檔案。由于檔案的私密性，且利用頻繁，因此，做好學(xué)籍檔案管理是非常重要的。

（二）新形勢(shì)下高中學(xué)籍檔案管理的意義。高中學(xué)籍檔案通常包含學(xué)生信息登記表、個(gè)人學(xué)習(xí)情況等內(nèi)容，通過成績(jī)單可以反映出學(xué)生德、智、體、美、勞等方面的發(fā)展。學(xué)籍檔案是學(xué)生檔案的原始憑證，在學(xué)生檔案中占有非常重要的地位，為教育部門給學(xué)生頒發(fā)畢業(yè)證書提供準(zhǔn)確的依據(jù)。因此，學(xué)校要做好學(xué)籍檔案的管理工作，將相關(guān)的檔案信息進(jìn)行分類整理，確保檔案的真實(shí)性和完整性，方便后期的使用。

二、高中學(xué)籍檔案管理的方法和流程

（一）學(xué)籍檔案管理的方法。學(xué)籍檔案管理是采用文件統(tǒng)一歸檔的辦法來進(jìn)行管理的，歸檔文件目錄是由不同的條目按照一定的排序方式排列而成的。根據(jù)文件的內(nèi)容和形式獲取相應(yīng)的條目。目錄主要囊括了文件的主要內(nèi)容，概括了文件的特征，在查詢時(shí)通過目錄檢索可以檢索到相應(yīng)的文件，因此，必須要保證歸檔文件和條目之間一一對(duì)應(yīng)，如果不能保證條目和歸檔文件，在檢索過程中出現(xiàn)誤差，將會(huì)使學(xué)籍檔案的利用變得較為困難。學(xué)籍檔案包括學(xué)生的基本情況、入學(xué)成績(jī)、在校成績(jī)和學(xué)籍變更等一系列信息，其中還會(huì)涉及一些文字說明，文字說明的內(nèi)容要求和學(xué)籍管理?xiàng)l例相對(duì)應(yīng)。學(xué)籍檔案中的一些原始數(shù)據(jù)都會(huì)采用學(xué)校統(tǒng)一制定的表格來進(jìn)行填寫，表格填寫都需要有相關(guān)的表格說明書，并且統(tǒng)一使用規(guī)范化的填寫格式，做好學(xué)籍檔案歸檔管理的前期準(zhǔn)備工作。學(xué)籍檔案包含的項(xiàng)目?jī)?nèi)容都必須要有嚴(yán)格編制和填寫要求，即使有的地方?jīng)]有內(nèi)容，也要做好相關(guān)的標(biāo)記，當(dāng)作空白頁保存，在填寫的過程中要確保不遺留任何項(xiàng)目和內(nèi)容，對(duì)于每一項(xiàng)數(shù)據(jù)材料，都要做到規(guī)范有序，不能隨意處理，要保證日后隨時(shí)可查，及時(shí)調(diào)用，使學(xué)籍檔案發(fā)揮最大的價(jià)值。

（二）學(xué)籍檔案管理的流程。學(xué)籍檔案管理的流程包含收集、保管、整理和歸檔四個(gè)環(huán)節(jié)。檔案資料的收集是檔案管理的基礎(chǔ)性工作，做好檔案管理的收集工作，要注意原始數(shù)據(jù)和資料的積累，將原始的數(shù)據(jù)和資料都納入日常記錄管理中。學(xué)籍檔案的形成需要經(jīng)歷較長(zhǎng)的時(shí)間，因而文件之間必須有一定的時(shí)間聯(lián)系。一份完整的學(xué)籍檔案必須要有明確的起止時(shí)間，以學(xué)生的入學(xué)時(shí)間為起點(diǎn)、畢業(yè)離校時(shí)間為終點(diǎn)，學(xué)籍的形成是以時(shí)間來推進(jìn)的。學(xué)籍歸檔的范圍是學(xué)生整個(gè)在校期間學(xué)業(yè)的真實(shí)情況，并以文字的形式記錄了下來，學(xué)生每個(gè)學(xué)期的成績(jī)或獎(jiǎng)懲記錄都被留存了下來。學(xué)籍的保管工作是將其中歸檔的文件按照學(xué)籍檔案管理的要求進(jìn)行統(tǒng)一的保管。對(duì)所有的歸檔文件按照一定的順序進(jìn)行加工和整理，將相關(guān)聯(lián)的文件排列在一起，遵循正文材料在前、附件在后的形式，并依次編號(hào)，實(shí)現(xiàn)文章之間的連接，使檔案文件更加清晰。

三、新形勢(shì)下高中學(xué)籍檔案管理存在的問題

（一）缺乏對(duì)檔案管理的正確認(rèn)識(shí)。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，在檔案管理中開始逐漸使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，而目前在高中學(xué)籍檔案管理中由于數(shù)字應(yīng)用化模式較為復(fù)雜，導(dǎo)致學(xué)籍檔案管理水平?jīng)]有得到有效的提升。部分高中學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)沒有正確認(rèn)識(shí)到電子學(xué)籍檔案管理的重要性，認(rèn)為電子學(xué)籍檔案管理僅是利用計(jì)算機(jī)錄入相關(guān)的學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)，而忽視了電子學(xué)籍檔案管理軟件系統(tǒng)的應(yīng)用，難以使電子學(xué)籍檔案發(fā)揮它真正的價(jià)值，另外，由于在錄入時(shí)信息的缺少，導(dǎo)致在進(jìn)行文件檢索時(shí)，顯示檔案信息不全，難以實(shí)現(xiàn)高效的檢索、查詢。

（二）檔案管理制度不完善。高中學(xué)籍管理涉及很多的方面，其中檔案室、教務(wù)處、招生辦和學(xué)生處等部門都會(huì)形成學(xué)生的學(xué)籍信息，但是并沒有哪個(gè)部門是學(xué)籍檔案管理的專屬部門。沒有完善的管理制度來規(guī)范檔案管理的工作，使檔案管理工作遇到一定的阻礙，造成檔案管理工作難度的增加。

（三）檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)不完善、利用率低。高中學(xué)籍檔案管理平臺(tái)系統(tǒng)還處于不完善的狀態(tài)，其中仍存在很多的問題，例如，錄入信息的流程、步驟過于繁瑣、所錄入的內(nèi)容無法進(jìn)行修改、權(quán)限劃分不明顯等系統(tǒng)的問題使高中學(xué)籍檔案管理工作效率低下。其次，在學(xué)籍檔案的利用率較低，沒有統(tǒng)一的錄入和管理標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致出現(xiàn)資源浪費(fèi)的現(xiàn)象。同時(shí)，一些信息過程中，出現(xiàn)重復(fù)管理，不僅是資料的浪費(fèi)，還將會(huì)產(chǎn)生很多重復(fù)勞動(dòng)。

（四）缺乏專業(yè)性學(xué)籍檔案管理人才。如今高中學(xué)籍檔案管理已經(jīng)進(jìn)入電子化管理狀態(tài)，電子化學(xué)籍檔案管理要求管理人員具有較好的信息管理技術(shù)，但是由于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)不重視學(xué)籍檔案管理的人才儲(chǔ)備，缺乏專業(yè)的信息化管理人才，現(xiàn)有的學(xué)籍管理人員由于計(jì)算機(jī)水平不高，且沒有掌握電子檔案管理的技術(shù)，造成錄入學(xué)籍信息的速度較慢，管理效率低下的問題。另外，沒有健全的培訓(xùn)體系，學(xué)籍檔案管理人員變動(dòng)較為頻繁，對(duì)于一些重要的學(xué)籍信息、人員溝通交流不順暢，信息采集工作不夠全面，電子檔案無法發(fā)揮有效性。

四、加強(qiáng)高中學(xué)籍檔案管理的策略

（一）加強(qiáng)對(duì)學(xué)籍檔案管理的認(rèn)識(shí)。提升學(xué)籍檔案管理水平，需要加強(qiáng)對(duì)學(xué)籍檔案管理的認(rèn)識(shí)：首先，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)識(shí)到學(xué)籍檔案管理的重要性，在學(xué)校范圍內(nèi)宣傳《檔案法》，使學(xué)籍檔案管理工作有章可循，要求檔案管理人員根據(jù)《檔案法》的相關(guān)要求將檔案管理工作落實(shí)在具體的工作當(dāng)中，保證學(xué)籍檔案的完整性。其次，學(xué)校要增加在學(xué)籍檔案管理方面的資金投入，結(jié)合學(xué)校的具體情況，為學(xué)籍檔案管理配置相應(yīng)的軟硬件設(shè)施，還要建立專門的學(xué)籍檔案管理室，統(tǒng)一將學(xué)籍檔案放置到一起，并且要做好相關(guān)的防火、防潮等措施，為學(xué)籍檔案管理營(yíng)造良好的外部環(huán)境。最后，學(xué)校要大力引進(jìn)現(xiàn)代化學(xué)籍檔案管理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案管理的信息化。

（二）建立健全檔案管理制度。高中學(xué)籍檔案管理不僅要做好學(xué)籍檔案管理工作，還要進(jìn)行相關(guān)學(xué)籍資料的收集、保管和歸檔工作，所涉及的內(nèi)容非常廣泛，且較為復(fù)雜，使學(xué)籍檔案管理工作存在一定的困難。為此，學(xué)校需要建立健全學(xué)籍檔案管理制度，使學(xué)籍檔案管理工作更加規(guī)范化、統(tǒng)一化。學(xué)校需要從自身具體情況出發(fā)，將學(xué)籍檔案的收集、保管、整理和歸檔等工作標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一起來，這樣使學(xué)籍檔案管理工作更加容易進(jìn)行。檔案人員在收集檔案資料的過程中要嚴(yán)格要求收集有用的信息，并進(jìn)行分類整理，避免出現(xiàn)遺留。學(xué)籍的歸檔要按照一定的順序，在歸檔之后，管理人員還要做好定期的檢查工作，在保管過程中發(fā)現(xiàn)任何問題都要及時(shí)解決。對(duì)于有變動(dòng)的學(xué)籍檔案要進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整，保持學(xué)籍檔案的實(shí)效性。

（三）充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)。過去高中學(xué)籍檔案管理都是統(tǒng)一采用紙質(zhì)檔案的形式，紙質(zhì)檔案不僅所占空間較大，而且在保管的過程中容易造成一定的損害，必須要保證存放區(qū)域保持干燥、通風(fēng)的狀態(tài)，否則紙質(zhì)檔案容易受潮或遭受蟲咬等，而出現(xiàn)檔案無法使用的情況。這種管理方法不僅效率低下，而且會(huì)浪費(fèi)大量的人力物力。因此，為了提升高中學(xué)籍檔案管理的水平，需要充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，改善管理方法，充分利用信息資源，提升管理效率。學(xué)校需要充分引起新的技術(shù)和設(shè)備，提升學(xué)籍管理人員的專業(yè)性，將學(xué)籍信息準(zhǔn)確無誤地錄入到計(jì)算機(jī)中，同時(shí)，學(xué)校要利用先進(jìn)的檢索技術(shù)，為其提供自動(dòng)檢索的功能，讓使用者能夠快速查詢到檔案信息，提高檔案的使用效率。另外，學(xué)籍檔案管理工作還需要和學(xué)校基礎(chǔ)工作進(jìn)行有效的結(jié)合，利用學(xué)籍檔案信息為學(xué)校教學(xué)提供信息資料。

（四）加強(qiáng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)化水平。高中學(xué)籍檔案管理涉及的內(nèi)容較多、工作量大，這給學(xué)籍檔案管理人員帶了挑戰(zhàn)。為了提升學(xué)籍檔案管理的水平，學(xué)校要加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)化水平，加大對(duì)學(xué)籍管理人員的培訓(xùn)工作，讓他們了解學(xué)籍檔案管理的先進(jìn)技術(shù)和方法，學(xué)會(huì)使用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，提升檔案管理的效率，減輕自身的工作量。同時(shí)，對(duì)學(xué)籍檔案管理人員要進(jìn)行明確的分工，明確管理人員的工作范圍，使其做到術(shù)業(yè)有專攻，做好自己范圍內(nèi)的工作，并將責(zé)任落實(shí)到相應(yīng)的管理人員身上，對(duì)于自己職責(zé)范圍內(nèi)的問題要及時(shí)處理，通過獎(jiǎng)懲措施，對(duì)工作表現(xiàn)突出的檔案管理人員要進(jìn)行相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)，充分激發(fā)出檔案管理人員的工作熱情，使檔案管理工作順利開展。

五、結(jié)語

高中學(xué)籍檔案管理具有一定的私密性，利用率較高，而且學(xué)籍檔案是學(xué)生報(bào)考大學(xué)的重要依據(jù)，高中學(xué)校做好學(xué)籍檔案管理工作是非常重要的，但是由于學(xué)籍的形成需要?dú)v經(jīng)高中三年的時(shí)間，學(xué)籍管理工作較為困難且復(fù)雜。因此，在高中學(xué)籍檔案管理中應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)是十分有必要的，通過現(xiàn)代化技術(shù)不僅可以提升學(xué)籍管理人員的效率，還能提高學(xué)籍的利用率，通過自動(dòng)檢索技術(shù)可以快速查找到所需要的檔案信息。在檔案管理中要不斷改進(jìn)管理手段，提升檔案管理的水平。