淺談公路工程檔案管理人員素質建設的必要性

文/三明莆炎高速公路有限責任公司 郭香花

隨著公路建設項目的迅速發展，公路建設項目文件材料信息已成為工程建設過程和工程后期維護重要的信息資源。歸檔文件材料的真實性、完整性、可用性也不斷被重視。工程檔案質量的好壞，將直接影響到后期的歸檔、查詢、利用、擴建、改建等工作。從文件管理的角度來看，把控好文件的形成過程將有利于檔案后期的歸檔與利用，也能減少因文件材料不合格而造成的返工，減少檔案歸檔整理的工作量。工程檔案質量的完整性、系統性，很大一部分是由從事工程建設檔案人員決定的。

一、公路工程檔案的重要性

公路工程檔案是科技檔案，存在雙重價值，即文件的原始價值和文件的從屬價值。公路工程檔案在形成過程中，其文件價值對文件的形成者在對工程質量評定、完工后的維護管理等從事的其他工程實務都具有參考和憑證的價值。而文件的從屬價值體現了文件對社會的有用性，文件檔案可以給社會提供參考、借鑒等有用的情報價值。因此做好公路工程檔案管理非常重要，根據工程檔案的價值屬性我們知道在文件形成的過程中，控制好文件的真實、準確、完整是必要的。

二、檔案管理人員在公路工程檔案管理中的重要性

（一）檔案管理人員對前期文件收集認識不夠，使得前期資料收集不全。公路工程建設時期比較長，筆者從事的國道205線三明市區過境段普通公路工程建設項目，其中梅列區2012年10月31日由三明市發展和改革委員會立項批復，2014年3月25日下發開工令，全線2017年1月12日建成通車，項目檔案形成周期長。故立項階段的資料存在前期辦人員完成資料審批工作未及時移交檔案管理部門，普通公路建設管理單位不夠重視檔案建設，無人專門收集與管理的風險，又或者公路建設涉及到多個地市的，一般立項審批資料只有一份原件，而同一條公路建設，由于跨區，存在不同的項目法人，那么對于立項審批資料存在其中一方或多方沒有立項的資料，諸如此類的情況比較多，而從事檔案管理的人員對于前期的建設程序不熟悉，或是對于工程建設活動中產生的文件哪些需要收集，哪些不需要收集沒有概念，及對歸檔的范圍不清楚。

（二）檔案管理人員專業知識不足，導致歸檔的檔案資料不符合要求。公路建設不是一兩家單位的事，其涉及到的參建單位數量眾多，各單位在工程檔案管理方面的水平也是不一致的。同一工序所用的表格不統一，表格使用不正確，填寫格式不一致，檔案整理五花八門等等一系列的問題。有的項目做的比較好，有制定統一的表格、填寫的規范、整理的依據等等一系列的措施，但仍然出現歸檔的工程檔案資料不符合要求，且很大程度上，所填寫的資料都存在抽檢頻率不足、檢測項目不符合規定、測量數據與檢驗單上的數據不對應，放樣時間晚于施工時間，施工的部位和報檢的工程部位不一致等一系列的錯亂，使得所填寫的施工資料缺乏真實性，其原始性受到質疑。對于資料歸檔質量不符合要求的情況，很大一部分都是填寫資料的人員對于工程現場的不熟悉，其對于公路工程內業資料填寫的知識不熟悉，對于檔案人員，因為缺乏工程專業知識，故其不能在檔案的收集整理過程中發現錯誤，盲目收集整理。

（三）檔案人員責任心較差，導致資料缺失較大。公路工程建設周期長，建設地點又都在偏遠的地區，交通生活都相對不便利，且檔案管理人員的待遇相對較差，這導致了在很多項目上，工程建設完工后至少會換2個以上的檔案管理人員，對于他們來說，反正后期檔案整理又不是我的事，這里做煩了，就換工作，至于目前手上來的資料，只要有人交過來了，我就收，至于是否有做臺賬登記，是否有核對缺失，是否檢查收集上來的檔案資料是否符合歸檔要求一概不管。所以，一個專門負責檔案管理的人員辭職后，往往會出現很多交接問題，新來的檔案人員有的有經驗，有的沒經驗，但在大多數工程項目上新來的檔案人員是沒有經驗的，而前面的檔案人員在離職的時候，也不做好交接，加上前期檔案資料沒有整理，或是整理的比較混亂，對于新的檔案人員來說，一是馬上接收很難，對于什么該收集，什么不該收集不清楚，對于前期已收集上來的資料不知道是否要歸檔，等等一系列的問題，將導致檔案在收集過程中存在越來越多的缺漏。更有甚者，有些檔案人員的職業道德較差，離職時盡將自己整理歸檔的資料帶走或是丟棄，這都將造成資料在收集過程中存在較大缺失，為后期的整理歸檔帶來諸多的不便。

三、提高檔案管理人員基本素質的必要性

檔案工作是一項服務性、管理性和政治性的工作，檔案工作的性質決定了檔案工作的重要地位。檔案人員的職業素養由個體素質和群體素質兩個方面構成，檔案人員的個體素質主要體現為思想、道德品質、知識、能力等方面因素。檔案人員的群體素質主要體現為整體的精神風貌和環境條件，兩者相輔相成，相互促進。

（一）營造良好的環境條件，完善獎懲制度。環境營造人，一個工作環境和氛圍都不是很好的項目，難以留住優秀的檔案人員，相反，好的環境造就好的人，即使是初學者，在良好的學習、工作、生活環境下，也將不斷成長為優秀的人才。在公路工程建設中，先天的環境因素并非特別理想，但環境氛圍是人為創造的。業主管理單位一開始就要求監理、施工單位建立檔案管理制度，建構檔案框架，具體到人，責任到分管領導。國道205線三明市區過境段項目A2項目部通過建立獎罰制度、培訓制度、提高檔案人員的待遇、改善員工的生活環境等手段營造輕松良好的工作氛圍，從各方面提高綜合檔案人員的積極性、增強責任感、提升個人能力、減少流動性，期間兩名專職檔案人員在工程建設期間未更換，有效保障了檔案資料的延續性，為工程交工驗收提供了有利的保證。

（二）注重培養良好的思想素質，高尚的職業情操。注重培養總監辦、項目部專兼職檔案人員的思想素質和職業道德。檔案人員的職業道德是從事檔案管理工作的人員在其工作中所必須遵循的道德規范和應當具備的道德品質。工程檔案工作是枯燥無味的，工地一線的工作環境條件相對較差，這一性質決定了從事檔案管理工作的人員必須熱愛這份工作，在從事檔案工作上能盡心盡力，克服外界不良因素的影響，才能全心全意做好本職工作。為此，各項目合同段中標后，建設單位就要求明確項目檔案人員，并通過培訓等手段提高相關人員的思想素質和職業情操，納入內部考核，結合工作給與獎懲，激勵工作的積極性。

（三）扎實的專業知識，全面的知識結構。工程檔案屬于科技檔案，需要掌握的知識也較一般的檔案多，只有具備扎實的知識，才能在工程檔案工作中得心應手。因此，組織各參建單位檔案人員參加省、市檔案部門組織的繼續教育培訓，取得合格證書。工程檔案管理人員不僅要有專業的檔案知識，還需掌握與工程相關的專業知識，工程管理部組織檔案人員學習工程基礎知識，只有通過培訓并考核合格的人員才能從事工程檔案管理工作。在工程建設的過程中，仍定期不定期對檔案人員進行加強培訓，有了扎實的專業知識和全面的知識結構才能更好地服務于工程建設，為檔案的完成建設提供有利的條件。

（四）良好的信息素質，較強的信息處理能力。工程檔案作為工程建設的重要資源，隨著社會的發展，檔案管理工作已經步入了信息化的時代，檔案信息化建設在工程檔案管理中的地位越來越重要，檔案工作者的信息素養也越來越重要，作為檔案管理從業人員，在掌握了檔案必備的知識后，更應該掌握現代計算機、網絡、通信等技術，善于應用現代科學管理手段來管理檔案，做好檔案管理工作，運用計算機系統管理檔案，實現檔案管理信息規范化。國道205線三明市過境段項目依托福州華閩通達信息技術公司開發的項目總控平臺軟件系統，將工程施工過程中所有的原始數據進行上傳，各方在軟件平臺上進行工程檔案資料審核，業主方實現了對工程數據實時管控的狀態，為工程檔案信息化提供了很好的平臺。

四、結束語

綜上所述，檔案管理人員是公路工程檔案建設的關鍵，加強檔案管理人員基本素質建設，將有利于公路工程檔案事業的發展。提高檔案人員職業素養是社會發展的需要，是檔案事業發展的需要，是檔案人員自身建設的內在需要。