事業單位檔案信息資源云共享服務分析

張靜

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2019）9-093-02

摘 要 計算機技術作為當前經濟社會發展中應用最為普遍的技術，計算機技術的發展促進了其他先進技術的衍生和發展，為人們的生活和工作提供了極大的便利。目前我國的科技領域中，隨著計算機技術和信息技術的不斷發展，出現了云計算和云存儲技術，這些技術在信息資料的分析、整理和存儲中占據著很大的優勢，所以在很多的企事業單位和個人用戶中已經得到了基本普及。目前我國的事業單位在開展工作時，云技術的應用能夠為事業單位的檔案信息資源管理提供便利，能夠提高工作的效率和質量，這就構成了檔案信息資源云共享服務，對于事業單位的發展有著積極意義。目前我國企事業單位在開展檔案信息資源管理時，云共享服務還存在著很多問題，導致其作用得不到充分發揮，所以本文就對事業單位檔案信息資源的云共享服務進行探討。

關鍵詞 事業單位 檔案信息資源 云共享服務

云共享服務是隨著我國計算機技術和云技術發展而出現的服務模式，該服務模式與傳統的檔案信息資源服務模式相比，其智能化和自動化水平更高，在信息數據的處理質量和效率方面也存在著顯著優勢，還能夠有效實現資源的共享，在當前我國的大數據時代和信息化社會的環境下，這種云共享服務的開展能夠有效推動企事業單位的發展。事業單位在我國經濟社會中所處的特殊地位，使得其檔案信息資源管理工作十分重要，利用云共享服務，能夠實現對檔案信息資源的有效管理、存儲和共享，提高資源的利用率，這對于新時期事業單位的發展有著積極的推動作用。

一、檔案信息資源云共享服務的內涵

（一）提供檔案信息資源

檔案信息資源云共享服務主要針對的是檔案信息資源，而檔案信息資源從廣義和狹義上又各有不同的內涵，對于事業單位而言，其主要指的是狹義的檔案信息資源，也就是事業單位在成立和發展以來產生的所有檔案信息資料，涵蓋了事業單位的資金、人才、技術和發展歷史等，云共享服務主要是對這些資源進行共享，為其提供服務。在開展檔案信息資源云共享服務時，相關工作人員需要根據用戶的查詢需要和閱讀習慣，為其推送類型相似的檔案信息資源。

（二）共享

檔案信息資源的云共享服務中，該服務模式與傳統服務模式最大的差異就在于共享性上，云共享服務模式極為強調共享性，也就是要求事業單位內部所有的檔案信息資源都能夠實現有效的傳遞和共享，這就要求事業單位內部的其他部門及其與檔案管理部門進行溝通和合作，幫助檔案管理部門進行檔案信息資源的有效收集和整理，保證資源的真實性和完整性。在對檔案信息資源進行共享時，共享本身是公平的，也就是說只要用戶滿足了相應條件，就能夠對檔案信息資源進行查閱和使用，所有的用戶都能夠在平等的基礎上進行資源的使用，以此來滿足用戶的需求。

（三）服務

在事業單位檔案信息資源的云共享服務中，服務也是其強調的一個重點，在該過程中，要求檔案信息管理部門必須要加強對信息技術和互聯網技術的研究和應用，并對檔案信息資源進行有效的統籌和規劃，提高資源的利用率，提高服務質量。

二、檔案信息資源云共享的意義

（一）實現檔案信息資源增值

自從我國計算機技術和網絡技術發展以來，其在我國社會生產生活各個領域中就得到了有效的應用，目前我國已經逐漸進入了信息化的社會，而在信息社會中，信息所創造的價值與日俱增，所以信息的共享和利用本身就是信息價值的一種體現。在我國傳統的檔案信息管理和服務模式下，所有的信息都是零散的、碎片化的，基本上在應用時是很不便的，資源的整合和共享也不方便。但是如果能夠對檔案信息資源進行云共享，那么首先就能夠提高信息資源的收集和整合效率，而檔案信息資源在得到整合之后，其本身的完整性會增強，無論在信息的分享還是使用上都會更加便利，云共享模式也避免了檔案資源的重復建設，提高了檔案資源建設的效率，降低建設成本，便于其共享和利用，所以實現了檔案信息資源的增值。

（二）提高檔案資源建設水平

檔案信息資源在實行云共享的過程中，必須要對其進行有效的收集和整合，需要加強對信息資源的有效處理，而在該過程中，檔案信息資源就會進一步進行建設。為了推動檔案信息資源的云共享，首先需要加強對信息資源的開發，同時還要通過技術層面上，對檔案信息資源進行整合，建立檔案信息庫，這整個過程都是檔案信息資源建設的過程，最終的檔案信息資源更加完整也更加豐富，所以建設水平會提高。

（三）提高檔案信息安全

傳統的檔案信息資源共享和應用過程中，紙質的檔案資料本身容易發生丟失或損壞的情況，存在著檔案信息安全威脅，但是在云共享的服務模式下，檔案信息資源的整合和維護是其最基本的要求，所以技術人員勢必會加強對檔案信息資源的有效收集和整理，并做好信息資源的保護，因此檔案信息安全性會顯著提高。

（四）完善社會信息資源體系

最后，檔案信息資源與共享服務的普及，對我國社會信息資源的服務和管理體系帶來了重要的影響，該服務使得信息資源的收集和整合愈發受到重視，使檔案信息資源能夠更好的融入到社會信息資源體系中。

三、當前事業單位檔案信息資源云共享服務存在的問題

（一）共享意識差

目前我國事業單位在開展檔案信息資源的云共享服務時，首先管理人員的共享意識比較差，大部分管理人員仍然沿用著傳統的管理理念和管理思維，認為檔案信息資源的管理就是進行紙質文件的整理、分類和存儲，卻忽視了資源的共享，在開展工作時不能積極提供資源共享的服務。這樣在開展檔案信息資源管理工作時，事業單位各部門仍然比較獨立，彼此之間不能進行有效的合作和溝通。

（二）制度不完善

事業單位在我國經濟社會發展中處于一種十分特殊的地位，其發展水平會影響到我國的社會和諧和穩定，還會影響到國家相關職能的有效落實，這也就意味著事業單位的檔案信息資源大多比較敏感和重要，就要求開展云共享服務時，必須要為其制定一個完善的管理制度。可是目前我國大部分事業單位并沒有建立起檔案信息資源共享服務的管理制度，這樣整個工作流程就很容易出現混亂，在開展云共享服務時，也經常會出現各種違規操作，甚至還會造成檔案信息資源的泄露。

（三）共享方式落后

事業單位的檔案信息資源與共享服務是在信息技術、計算機技術和各種技術的基礎上衍生而來的，所以在開展云共享服務時，各種技術的應用是十分必要的?？墒俏覈芏嗍聵I單位的檔案信息資源管理人員在開展資源共享時，其共享的方式仍然比較落后，大部分管理人員并不具備云共享相關技術的熟練操作能力，其共享觀念也比較落后，所以大部分事業單位只是對數據檔案進行了電子掃描和電子備檔，但是想要對數據資源進行調取和查閱卻比較復雜，這影響了檔案信息資源的共享。

四、事業單位檔案信息資源與共享服務的實現

（一）提高管理者的共享意識

事業單位在開展檔案信息資源的云共享服務之前，首先要對管理者進行培訓，提高管理者的共享意識，這是共享服務開展的基礎。目前事業單位的管理者大多在工作理念和工作意識方面存在著欠缺，不具備共享意識，所以工作的流程和方法也就比較落后，這就要求事業單位對管理人員進行針對性的培訓，加強管理人員對云共享服務的理解，使其正確認識到云共享服務對事業單位發展的重要性，從而從思想意識上使其重視云共享服務的開展。想要提高管理者的共享意識，事業單位還可以定期組織專家開講座，對其進行相關知識的宣傳，或者聘請一些經驗豐富的工作人員對其進行指導，以此來促進云共享服務工作的有效開展。

（二）健全相關管理制度

事業單位在我國經濟社會中的特殊地位，使得其檔案信息資源也具有極強的保密性和極高的重要性，而想要在此基礎上對其進行云共享，首先就必須要對于共享工作進行管理，制定相應的管理制度，健全管理體系，這樣才能夠保證事業單位檔案信息資源與共享服務的有序開展，防止數據資源被泄露或被損壞。一個健全的云共享服務管理制度中，首先必須要對云共享服務的架構和相關流程進行規定，要規定工作人員的工作流程和工作規范要求，提出明確的工作人員行為準則，保證工作的規范性，同時也促進云共享服務工作的有序開展，防止出現混亂，提高共享的效率。

（三）創新共享方式

在當前的大數據背景下，事業單位檔案信息資源的共享必須要對共享方式進行創新，因為檔案信息資源的種類和數量都會顯著增多，傳統的共享方式只能滿足基本的查閱需要，但是卻根本無法進行有效的資源共享。因此要求我國事業單位必須要加強對云技術和計算機技術的應用，建立起事業單位檔案信息資源云共享服務平臺，在該平臺上對所有的檔案信息資源進行有效的分類、整理和存儲，然后對該平臺進行拓展，豐富其功能，使單位內部員工能夠利用該平臺充分進行資源共享，提高共享的有效性。

五、結語

綜合上文內容可知，云共享服務是近幾年來隨著我國信息技術和計算機技術發展而出現的，該模式是在云計算和云存儲等相關技術的基礎上衍生出來的，主要針對的是數據資源信息的存儲和共享。在該模式下，所有的檔案數據信息都能夠得到高效處理，同時其共享程度也更高，資源的利用率更高。只是目前我國事業單位在開展工作時，對于檔案信息資源管理的重視程度不足，也缺乏共享意識，數據相對比較獨立和閉塞，加上云共享服務的相關制度體系和共享方式方面還比較落后，這些都會影響到共享的效果。所以要求事業單位必須要增強管理人員的共享意識，并對相關的管理制度進行健全，創新共享的方式，促進云共享服務的有效落實。

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