談現(xiàn)代企業(yè)降低會(huì)議成本管理的方法

朱振輝

中圖分類號(hào)：F275.3 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2019）9-135-02

摘 要 隨著我國(guó)社會(huì)、經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，各個(gè)行業(yè)高速發(fā)展，企業(yè)內(nèi)部事務(wù)和外部交流也隨之增多，伴隨帶來(lái)的是會(huì)議數(shù)量的日益增加，企業(yè)管理成本的不斷上升。本文通過(guò)分析探討現(xiàn)代企業(yè)成本管理現(xiàn)狀，提出了降低會(huì)議成本管理的幾點(diǎn)措施，以供企業(yè)參考。

關(guān)鍵詞 企業(yè) 會(huì)議成本 管理方法

會(huì)議具有傳達(dá)精神、統(tǒng)一認(rèn)識(shí)、布置工作、研究問(wèn)題、信息溝通、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督檢查、決策部署等功能，是企業(yè)解決問(wèn)題的有效途徑之一，現(xiàn)代企業(yè)中，會(huì)議是企業(yè)管理中的重要組成。會(huì)議管理通過(guò)運(yùn)用各種有效的管理方法，對(duì)會(huì)議進(jìn)行有效的計(jì)劃、組織、協(xié)調(diào)、指揮、控制，使會(huì)議的各環(huán)節(jié)不出差錯(cuò)，是確保會(huì)議效果和會(huì)議質(zhì)量的系統(tǒng)性綜合性管理活動(dòng)。做好會(huì)議管理，是很多企業(yè)歷來(lái)高度重視的工作，是推動(dòng)企業(yè)發(fā)展的重要抓手，其中會(huì)議成本管理是會(huì)議管理的重要內(nèi)容。

一、企業(yè)會(huì)議成本管理現(xiàn)狀

一般在企業(yè)中，通過(guò)召開會(huì)議去落實(shí)各部門的工作，解決工作上的問(wèn)題，是企業(yè)管理中直接、高效的管理手段。在許多實(shí)際工作中，企業(yè)可以通過(guò)會(huì)議進(jìn)行工作布置，使工作有計(jì)劃、有條理的進(jìn)行。同時(shí)，企業(yè)也會(huì)通過(guò)參加一些行業(yè)內(nèi)、不同行業(yè)間的交流學(xué)習(xí)、參觀考察等會(huì)議活動(dòng)，增加見(jiàn)識(shí)提高企業(yè)創(chuàng)新能力和競(jìng)爭(zhēng)力。還有一些合作伙伴到公司進(jìn)行商業(yè)合作洽談等大大小小的會(huì)議眾多，不管是企業(yè)內(nèi)部的會(huì)議，還是外出參加一些學(xué)習(xí)交流會(huì)議，或是商業(yè)活動(dòng)會(huì)議，都會(huì)產(chǎn)生會(huì)議費(fèi)用，都有一筆企業(yè)管理成本的支出，我國(guó)企業(yè)普遍存在會(huì)務(wù)費(fèi)用成本無(wú)法壓減的問(wèn)題。有企業(yè)進(jìn)行過(guò)會(huì)議測(cè)算，按照20萬(wàn)元/人每年的人均生產(chǎn)效率來(lái)進(jìn)行測(cè)算，該公司科技以上領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議管理成本超過(guò)了44元/次[1]。通過(guò)對(duì)會(huì)議費(fèi)用的開支進(jìn)行分析歸類，可以直觀地發(fā)現(xiàn)產(chǎn)生會(huì)議成本過(guò)高的原因很多，比如企業(yè)沒(méi)有規(guī)范的會(huì)議成本管理制度、會(huì)務(wù)安排過(guò)于奢侈和浪費(fèi)、會(huì)議效率低、會(huì)議數(shù)量較多等。

二、現(xiàn)代企業(yè)會(huì)議成本管理的必要性

會(huì)議作為實(shí)施管理的最常用方法之一，企業(yè)管理者對(duì)之很重視。但是在現(xiàn)在的會(huì)務(wù)工作中也出現(xiàn)了許多會(huì)風(fēng)不正的現(xiàn)象，主要表現(xiàn)為鋪張浪費(fèi)、會(huì)議開支增多，這大大增加了企業(yè)會(huì)議的成本，不僅影響了會(huì)議質(zhì)量和效率，還形成了許多不良風(fēng)氣，影響企業(yè)形象。會(huì)議都存在一定的成本，會(huì)議成本包括住宿費(fèi)、餐費(fèi)、交通費(fèi)、文件材料費(fèi)及其他相關(guān)費(fèi)用。會(huì)議成本管理是圍繞著企業(yè)會(huì)議所有費(fèi)用的發(fā)生進(jìn)行成本的計(jì)劃、成本的預(yù)算、成本的控制、成本的核算、成本考核等。在企業(yè)中，會(huì)議成本預(yù)算的根本原則是省時(shí)、省人、省錢、省事，避免鋪張浪費(fèi)。因此，企業(yè)建立控制會(huì)議成本的管理制度十分必要。企業(yè)控制會(huì)議成本的目的是為了保證會(huì)議的質(zhì)量和效率，提高企業(yè)工作效率和增加企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益。

三、降低會(huì)議成本的措施

（一）在會(huì)務(wù)安排上控制成本

通過(guò)嚴(yán)格控制會(huì)議的總量、規(guī)模、人數(shù)、會(huì)期、地點(diǎn)等會(huì)議因素，是企業(yè)控制會(huì)議成本的重要措施。第一，控制會(huì)議的數(shù)量，按照“能不開的堅(jiān)決不開，可以合并的堅(jiān)決合并，能用電話、文件等形式部署的事項(xiàng)不再安排”原則，切實(shí)減少各類會(huì)議。把沒(méi)有必要的會(huì)議取消，比如一些布置任務(wù)性質(zhì)、通知性的、不需要專門討論的事項(xiàng)，可以直接通過(guò)內(nèi)部文件、電話去將事項(xiàng)通知、布置到相關(guān)部門和工作人員即可。同時(shí)加強(qiáng)會(huì)議計(jì)劃管理，會(huì)議數(shù)量可以根據(jù)月度、季度進(jìn)行規(guī)劃安排，對(duì)即將召開的會(huì)議進(jìn)行統(tǒng)籌管理，控制會(huì)議數(shù)量。對(duì)于定期召開的會(huì)議，可以通過(guò)延長(zhǎng)召開周期，把周例會(huì)變成月例會(huì)，把季度會(huì)變成半年會(huì)，減少會(huì)議召開頻率從而直接減少會(huì)議支出。第二，控制會(huì)議會(huì)期，會(huì)議時(shí)間太長(zhǎng)會(huì)增加會(huì)議管理的成本。會(huì)議會(huì)期盡可能縮短，按照會(huì)議級(jí)別制定相應(yīng)會(huì)議時(shí)長(zhǎng)，簡(jiǎn)化會(huì)議程序，優(yōu)化會(huì)議環(huán)節(jié)，減少形式主義，回歸會(huì)議本質(zhì)，明確會(huì)議主題目標(biāo)，直奔主題解決會(huì)議議題，以解決實(shí)際問(wèn)題為目的，發(fā)言人講話應(yīng)簡(jiǎn)潔有重點(diǎn)，避免過(guò)于啰嗦、長(zhǎng)篇大論，控制會(huì)議發(fā)言時(shí)間，提高會(huì)議效率，提倡開短會(huì)、講短話。第三，控制會(huì)議的規(guī)模，制參加會(huì)議的人員數(shù)量，不邀請(qǐng)與會(huì)議主題議題無(wú)關(guān)或者無(wú)太大聯(lián)系的部門、人員參加會(huì)議，杜絕坐滿全場(chǎng)等講規(guī)模講排場(chǎng)的不良風(fēng)氣，避免將所有會(huì)議變成全體職工大會(huì)，應(yīng)該根據(jù)會(huì)議議題，與各部門和員工的工作相關(guān)性、會(huì)議的影響力，進(jìn)行科學(xué)合理的規(guī)劃，最終決定會(huì)議的規(guī)模大小。第四，控制好會(huì)議進(jìn)行的地點(diǎn)，會(huì)議地點(diǎn)選擇以滿足會(huì)議需要為原則，并以企業(yè)內(nèi)部會(huì)議室為主，避免外出到到酒店、旅游景點(diǎn)等地點(diǎn)開會(huì)。第五，制定會(huì)議費(fèi)用開支上限標(biāo)準(zhǔn)，企業(yè)主持的一些交流學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、考察等會(huì)議，需要接待、住宿、用餐、交通等安排的，會(huì)議期間應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定，不超標(biāo)使用會(huì)議經(jīng)費(fèi)，按照一切從簡(jiǎn)的原則，到簡(jiǎn)化禮儀、節(jié)儉辦會(huì)、務(wù)實(shí)高效、避免浪費(fèi)。第六，堅(jiān)持做到會(huì)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化，作業(yè)表單化。建立固定的專業(yè)會(huì)務(wù)服務(wù)隊(duì)伍，制作相應(yīng)會(huì)務(wù)工作標(biāo)單及到位標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)會(huì)務(wù)服務(wù)人員專業(yè)培訓(xùn)，提升會(huì)議風(fēng)險(xiǎn)管控意識(shí)，統(tǒng)籌優(yōu)化會(huì)議經(jīng)濟(jì)和時(shí)間成本，確保提供優(yōu)質(zhì)會(huì)議服務(wù)，維持良好、高效的會(huì)議秩序，實(shí)現(xiàn)精益化辦會(huì)。

（二）科學(xué)管理，降低會(huì)議成本

成本控制是會(huì)議成本管理的重要內(nèi)容之一，高效節(jié)儉的良好會(huì)議風(fēng)氣往往可以體現(xiàn)一個(gè)企業(yè)的管理水平，科學(xué)管理可以有效控制會(huì)議成本。建立健全會(huì)議經(jīng)費(fèi)的預(yù)決算制度，根據(jù)不同類型、不同規(guī)模的會(huì)議制定相對(duì)應(yīng)的會(huì)議費(fèi)用支出標(biāo)準(zhǔn)，并監(jiān)督經(jīng)費(fèi)使用和管理。一般會(huì)議應(yīng)該避免到旅游度假區(qū)、高級(jí)酒店賓館進(jìn)行，會(huì)后盡量不要安排宴席，確實(shí)要安排宴請(qǐng)，也要有一定的預(yù)算制度。

（三）創(chuàng)新會(huì)議形式

改進(jìn)會(huì)議形式，除保密會(huì)議外，提倡采用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、視頻、電視電話的形式進(jìn)行會(huì)議。企業(yè)總部組織參加一些培訓(xùn)、交流會(huì)議，分公司可以采用網(wǎng)絡(luò)交流直播會(huì)議形式，減少到企業(yè)或員工在交通、時(shí)間成本，同時(shí)也可以進(jìn)行有效的互動(dòng)學(xué)習(xí)。一些行業(yè)內(nèi)的論壇講座，參加形式多樣，可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)直播平臺(tái)和現(xiàn)場(chǎng)參加，如果論壇不在企業(yè)所在城市內(nèi)，可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)視頻平臺(tái)進(jìn)行在線直播進(jìn)行學(xué)習(xí)。商業(yè)洽談活動(dòng)，如果討論的事項(xiàng)不太繁瑣，可以通過(guò)電話視頻會(huì)議等形式進(jìn)行。這些非常規(guī)會(huì)議的形式，都可以大大節(jié)約時(shí)間，有效降低交通費(fèi)用、住宿用餐等費(fèi)用。全面推廣無(wú)紙化會(huì)議，會(huì)議應(yīng)用無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)，不再印刷紙質(zhì)會(huì)議材料，充分運(yùn)用信息化手段，降低會(huì)議材料印刷成本。

（四）會(huì)議定點(diǎn)接待

會(huì)議接待已經(jīng)是企業(yè)的一項(xiàng)常規(guī)性工作了，接待工作也越發(fā)受到企業(yè)的重視，一個(gè)企業(yè)接待水平的高低可以影響企業(yè)的整體形象。會(huì)議定點(diǎn)接待主要指必須在指點(diǎn)的定點(diǎn)酒店、賓館入住，會(huì)議也在制定的場(chǎng)所召開。定點(diǎn)接待的有許多優(yōu)勢(shì)，首先可以有效的控制開支，定點(diǎn)接待管理制度對(duì)結(jié)算的方式有所轉(zhuǎn)變，接待實(shí)行公務(wù)卡結(jié)算報(bào)銷，更加公開、透明化；其次是定點(diǎn)接待可避免參與會(huì)議人員使用公費(fèi)去私人會(huì)所等高檔豪華的消費(fèi)場(chǎng)所，必須到企業(yè)指定的場(chǎng)所，按照成本管理制定的用餐、住宿標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格控制會(huì)議成本預(yù)算，有效禁止會(huì)議接待人員講排場(chǎng)、比闊氣的不良行為習(xí)慣；再次是可以防止會(huì)議工作人員到相熟的住宿用餐酒店、飯店、賓館等場(chǎng)所，與其串通收取回扣、虛開發(fā)票等以公謀私、弄虛作假、侵占企業(yè)公共財(cái)物資金的違規(guī)行為；最后是企業(yè)長(zhǎng)期與定點(diǎn)接待地點(diǎn)的合作，酒店、賓館、飯店也可以給出更多折扣優(yōu)惠，節(jié)省會(huì)議接待的開銷，有利于會(huì)議成本的控制。綜合來(lái)說(shuō)，實(shí)行定點(diǎn)會(huì)議接待制度的好處就可以有效控制會(huì)議接待成本，同時(shí)還保證了接待的質(zhì)量。會(huì)議接待所需的服務(wù)基本屬于用餐和住宿的服務(wù)范疇，實(shí)行定點(diǎn)會(huì)議接待制度，規(guī)范會(huì)議接待的流程，完善會(huì)議接待成本管理的辦法，統(tǒng)一會(huì)議接待的標(biāo)準(zhǔn)，可以從制度上杜絕鋪張浪費(fèi)和公款吃喝等不良風(fēng)氣，有效節(jié)約開支費(fèi)用，降低企業(yè)會(huì)議成本。

在現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展中，會(huì)議是企業(yè)內(nèi)部、行業(yè)內(nèi)部、行業(yè)之間溝通的橋梁，是討論解決問(wèn)題的直接有效方法，會(huì)議具有一定的必要性，但隨之會(huì)議的規(guī)格和成本也在不斷的提高，企業(yè)對(duì)會(huì)議成本的管理意識(shí)也在不斷提高，企業(yè)對(duì)于會(huì)議成本管理手段也不斷加強(qiáng)，各企業(yè)都旨在兼顧會(huì)議質(zhì)量的同時(shí)可以降低會(huì)議管理成本，營(yíng)造良好的會(huì)議新氣象。

參考文獻(xiàn)：

[1]王明宇，郭慶林.降低會(huì)議成本五招[J].經(jīng)濟(jì)管理者，2007（10）：106-107.