探析計算機技術在文件與檔案管理中的應用

范思源

梧州市國土資源勘測規劃院 廣西梧州 5 4 3 0 0 0

1 文件檔案管理中引入計算機網絡技術的意義

1.1 能夠推動文件與檔案記錄更加完整

將計算機網絡技術應用到文件與檔案管理中，對于提升文件與檔案記錄的完整性有較大的促進作用。相關管理者能夠借助于網絡技術開展相關的核對與采集工作，不同部門或者院系的負責人還能夠及時將相關的電子文件傳輸到檔案室中，也可以定期向檔案室傳輸相關的數據信息。而檔案室人員能夠借助于網絡對各個部門或者院系的數據進行整理和歸檔，如此不僅能夠提升文件與檔案信息的整理速度，而且還能夠節省較多的人力資源和時間，并推動檔案記錄更加完整連續，使文件與檔案信息得到更好地運用。

1.2 能夠提升文件與檔案管理的安全性

傳統文件與檔案管理模式下，一般是以紙質的形式進行檔案保存和管理，而紙質文件與檔案的保存是有期限的，時間太久文件檔案往往會腐爛或者損毀，這就不利于文件與檔案安全，而采用計算機互聯網技術進行文件與檔案管理，則能夠將文件檔案掃描成電子的形式，這樣就不會被毀損掉，從而能夠提升保存壽命，增強文件檔案的安全性。不過需要注意的是，電子文件檔案管理往往會面臨網絡技術方面的安全威脅，這就需要相關部門構建健全的安全管理制度，做好保密管理，要對于重要信息進行加密處理，并定期或者不定期對涉密檔案進行檢查，及時消除安全威脅。

1.3 能夠提升文件與檔案的運用價值

傳統檔案管理模式下，文件與檔案都歸集到檔案室，各個文件檔案的存放方式較為復雜，并且隨著時間的延續，文件檔案資源也在不斷增多，相關人員要想運用哪方面的檔案往往需要花費較多的時間去尋找，很多時候難以找到符合自身需求的文件檔案信息，所以文件檔案的運用效率低下。而將計算機網絡技術引入進來則能夠緩解這種現象，想要運用哪個方面的文件檔案直接通過計算機進行搜尋即可，立即能夠出來對應的文件檔案信息，這就能夠促進文件檔案運用價值的全面提升。

2 計算機技術在文件與檔案管理中的應用

2.1 明確應用策略

為了提升計算機的應用水平，需要建立健全檔案管理制度。在開展檔案管理的過程中，必須對管理人員進行全面升級。檔案管理人員需要具備專業的檔案管理素質，加強對計算機技術的熟練運用，掌握現代化的檔案處理模式，促進檔案管理的不斷創新，加強檔案計算機技術的跨越式發展[1]。

2.2 建立檔案信息數據庫

在檔案數據庫的建設中，需要充分利用計算機技術，對數字檔案進行及時保存。隨著經濟的發展，科技的進步，電子文檔數據系統也應該不斷安全、優化，要不斷的研發、建立科學的計算機技術與防火墻的技術，對事業單位重要數據與文件進行全面保護與升級。事業單位內部要加檔案安全管理，注重自主技術的開發與應用、網絡環境是開放的，存在很多不確定的因素，事業單位在建立數字庫的時候，要選擇適當的、值得信賴的生產商，建立多重保護系統，加強對病毒、網絡黑客的防范，在硬件設施上要反復檢測，定期維護，全面提升數字化檔案管理系統的穩定性與安全性。

2.3 提升檔案管理人員的計算機水平

隨著計算機技術的廣泛運用，事業單位相關領導應該認識到計算機信息管理的高效性。不僅僅重視行政工作的有效進行，更要重視檔案管理人員的計算機運用水平，加強人力、物力、財力的合理運用。因此，我們必須改變檔案管理人員的思想，定期開展合理的培訓，讓工作人員熟悉計算機文檔的管理流程，完善計算機操作技術，推行獎懲制度，對于那些積極配合、完善自身的員工給予獎勵，對于那些沒有辦法跟上時代步伐的員工給予淘汰。單位也要改善檔案管理工作人員的待遇與編制問題，多多的吸收相關的專業人才，提高檔案管理工作人員的積極性[2]。

2.4 深入挖掘計算機網絡技術的功能

檔案管理工作較為繁瑣，將計算機技術引入進來能夠降低檔案管理的繁瑣性，而要想利用計算機更全面地對檔案進行管理，則需要對計算機網絡技術的功能進行深入挖掘。比如計算機網絡技術不僅可以對檔案資源進行搜集、共享，還可以對其進行智能分類、匯總、加工、處理等，只有對這些功能進行有效挖掘和運用，才能夠最大限度地發揮計算機網絡技術的優勢，推動檔案管理更加高效。這就需要相關部門對檔案管理者進行鼓勵，推動其積極進行計算機技能學習，不斷發現和解鎖新技能。同時，還要引入與自身情況相符合的檔案管理系統，做好檔案管理模塊劃分，提升檔案管理的有效性。

2.5 重視文檔資源的標準化建設

隨著計算機在文件與檔案管理工作中運用范圍越來越廣，很多單位高度重視對先進設備的采買，忽視文檔資源的標準化建設，導致采購的先進設備長期閑置，浪費資金，新型的計算機檔案系統沒有辦法滿足單位的真實需求，事業單位必須高度重視文檔資源的標準化建設，建立有效的數字化管理系統，管理系統中要包括檔案管理、系統管理、查詢管理、安全措施等等，確保為檔案管理工作節省大量的人力、物力、財力[3]。

3 結語

計算機網絡技術已經融入到了人們生活和工作的方方面面，因此相關文件檔案管理工作也應當與時俱進，積極進行計算機網絡技術的引入，推動檔案管理更加便捷，不斷提升檔案管理的效果。雖然當前我國很多相關部門已經開始在檔案管理中引入了計算機網絡技術，但是實際的檔案管理過程還不是十分科學，存在諸多不足，本文根據實際情況提出了一系列計算機網絡技術的運用對策，希望能夠為更多相關部門開展檔案管理提供幫助。