信息技術在事業單位檔案管理中的應用

劉慶新

聊城市中醫院宣傳科 山東聊城 252000

信息技術的使用促進了人們工作效率的提升，也是工作質量有了明顯提高。同時信息時代的來臨，為社會發展注入了新的生機與活力。在使用信息技術進行事業單位的檔案管理過程中，能夠使其發揮特有優勢，但是信息技術的使用并不是僅有優勢，也有一定弊端[1]。

1 信息技術在事業單位檔案管理中應用的意義

事業單位主要是指社會服務組織，包括教育、衛生、科技、生產、文化等，具有相應的社會職能，對促進社會發展有重要作用。隨著體制改革的不斷深入，事業單位中涉及到的內容更為廣泛，從事著越來越多的生產經營活動，這也使事業單位的管理流程更為復雜，而信息技術的使用，為檔案管理的有效實施提供了較大便利[2]。在傳統檔案管理中，通常使用紙質文件保存，如果受到損壞，將難以恢復。因此在實際管理時，需要耗費大量的人力、物力和財力，對檔案進行裝訂、防潮等。信息技術的使用，實現了對內容的數字化整理、收集、利用等，不僅有利于對文件的保存，也防止了文件發生丟失的情況。同時也實現了對管理成本的節約，由此可見，信息技術的使用，對事業單位進行檔案管理有重要的現實意義。

2 信息技術與檔案管理概念

2.1 信息技術的概念

信息技術是在新時代背景下產生的一種概念，能夠實現對信息的管理和處理，其涉及到的范圍比較廣泛，在具體使用時，可以使用多種渠道使用信息管理和信息處理，同時也可以實現其資源形式和渠道的豐富，加強對圖像和音頻的使用。

2.2 檔案管理的概念

檔案管理是對真實社會活動的記載，通過一定當時將有價值的信息保存和記錄下來，檔案管理具有真實性和客觀性的特點[3]。檔案管理技能將工作的真實狀態記錄下來，又能為各項工作的實施提供相應憑證，具有較強的參考價值，對今后工作的開展有較大促進作用，同時檔案管理也體現了一定科學性。通過對檔案管理內容的了解，能夠發現自身在工作存在的問題，在具體實施時，發現缺點、及時改正，實現工作質量和效率的不斷提高。

3 事業單位在檔案管理中存在的主要問題

3.1 安全意識有待提升

信息技術的使用，有利于實現網絡資源的共享，在進行檔案管理過程中，會使用網絡搜索的方式。在電子設備上，有大量事業單位檔案內容，如果不能及時將這部分內容下載下來，擺脫網絡共享的方式，則很容易使文件受到病毒或者是黑客的攻擊，使文件發生安全隱患，因此在使用信息技術進行檔案管理時，樹立相應安全意識十分必要。

3.2 對信息技術的認識比較淺顯

就事業單位來講，使用信息技術進行檔案管理的時間并不長，多數工作人員對信息技術的認識不夠全面，在實際工作中的效率不高[4]。如在利用信息技術對檔案內容進行打印之后，對于原件內容有所忽視，同時很多工作人員對電子信息技術過于依賴，容易使系統在使用過程中遭受癱瘓，丟失的數據難以找回。

3.3 管理不夠規范

雖然在近幾年，多數事業單位已經使用信息技術進行檔案管理，實現了電子化方向的邁進，但是在這種狀況下，也積累了大量需要處理的文件工作。而技術上的不夠成熟，使管理工作的實施只能實現邏輯上的歸檔，整體過程不夠規范，這也使文件安全受到了一定影響。

3.4 專業性人才比較欠缺

由于使用信息技術進行檔案管理時，需要涉及較多環節，因此對工作人員有較高的水平要求，但是事業單位在此方面的技術尚且不夠成熟，對信息技術缺乏專業性了解，在實際操作過程中，相關人員的安全以實際較差，管理技能也有待提升，在這種狀況下，就會使檔案管理存在一定的隱藏風險。以此需要注重事業單位管理工作的健全，以此來促進檔案管理工作的順利進行。

4 信息技術在事業單位檔案管理中的策略

4.1 防止安全隱患

在進行檔案管理過程中，安全問題十分重要，在只有減少或者是避免安全隱患，才能降低安全問題發生的概率，文件安全得以充分保證。因此在使用時，需要對相應管理進行升級，使其更加規范化[5]。同時國家也應該加強對事業單位的支持，在政策和經濟上為其提供相應保證，進而使檔案安全得到強化，防止安全隱患發生。

4.2 提高工作人員技術使用水平

在對檔案進行管理的過程中，合理、科學的使用，能夠使整個管理工作更快捷、現代、智能。因此在具體使用時應該緊跟時代發展腳步，實現管理水平的不斷提升。由此可見，相關工作人員技術與手段的掌握十分重要，而相關部門也需要注重對人員素質的培養，打造一支素質較高的管理團隊，為事業單位的發展創造良好條件。

4.3 注重管理規范化

在利用信息技術對檔案進行管理過程中，需要強化相關工作人員的規范化意識，在工作中，需要嚴格遵守相關規范與準則，對原文件中的信息、資源進行嚴格處理，使文件格式得到規范，并且認真遵循相關流程，深化工作人員對信息技術的認識和了解，促進其專業素養的不斷提升，使其在掌握先進技能與方法的基礎之上，使信息管理質量得到充分保證。在信息技術背景下，事業單位在對檔案進行管理過程中，可以使用專業軟件，實現對檔案的精細操作，通過對管理軟件的使用，能夠對檔案中信息進行適當修改與調出。在傳統管理模式中，對人力資源有較強依賴性，而軟件的應用，恰好能夠解決這一類問題，也能使軟件的使用范圍不斷擴大，使用不斷深入。但是在進行精細化操作的過程中，相關工作人員也需要具備一定的專業技能和綜合素養[6]。因此需要注重對相關工作人員的培訓，通過培訓、教育活動等方式，促進工作人員理論知識和技能水平的不斷提升。除此之外，也可以組織競賽或者是實踐的方式，使相關工作人員在工作中的熱情得到調動，表現的更積極，促進事業單位檔案管理工作質量和效率的提升。

4.4 使用專業軟件進行精細管理

4.5 使用云技術實現共享

就當前信息技術發展情況來講，云技術的使用已經相對成熟，智能手機和電腦都能使用云端接口。而云技術的產生是建立在現代信息技術基礎之上，將其運用在事業單位檔案管理中，有利于提高管理實效性。同時云技術的使用，也能實現檔案管理的共享，使檔案管理不斷向云管理靠近。因此在具體實施過程中，政府可以建立相應數據庫，做好對檔案數據庫的維護進而發揮云端支撐貢功能，加強對數據信息的傳送，充分發揮信息技術在管理中的作用。

4.6 加強人才隊伍建設

事業單位在利用信息技術進行檔案管理的過程中，需要加強隊伍建設，實現對人才的培養和引進。例如在招聘時候，需要對應聘任人員的知識與技能進行嚴格考核和測評，進而使其技術達到規定標準，為信息技術在檔案管理中的科學使用創造良好條件。同時對現有管理人員需要定期進行培訓，使其掌握的知識和技能做到與時俱進，注重對技術的更新，進而使相關人員在工作中更專業。

5 結語

總之，檔案管理能夠確保事業單位各項工作的順利實施，而信息技術在檔案管理中的科學、合理使用，能夠促進檔案管理質量和效率的提升，使事業單位得到更好的發展。而在面對信息技術在使用中存在的問題時候，需要根據實際情況，找到相應解決措施，使檔案管理工作更好落到實處。