提高辦公室文秘工作質量和水平的有效策略分析

任莉 秦懷貴 陳光勇

云南曲靖市煙草公司會澤分公司 云南曲靖 654200

1 文秘工作質量和水平的重要性

辦公室是企業和單位中具有重要位置的部門，有不可替代的作用，是整個企業和單位中的中樞紐帶。文秘的主要工作職能，不僅僅是文件的整理、文稿撰寫、機要保密、信息收集、宣傳工作等，還有上下級的溝通協調、會議安排等行政事項，這也就意味著辦公室文秘人員除了要具備扎實的專業技能之外，還需要有多層次的溝通協調能力以及一定的管理能力，才能提高文秘工作的效率，提高文秘工作質量和水平[1]。

2 文秘人員需要具備的個人素養

文秘人員首先需要具備耐心。辦公室內的事項瑣碎繁多，經常出現多個事項需同時辦理，而且有的事項需要長期跟進，多次辦理。每件事項無論大小都需要認真對待，有條不紊處理完成，一旦出現疏漏，信息傳達錯誤，會為整個企業或單位帶來負面影響，所以文秘人員需要秉持“責任重于泰山”的工作精神，有耐心地處理每一件事項。其次要求文秘人員細心。上級指令的下達、下級動態的上報，方針政策、計劃目標、工作推進等等都是通過文秘人員傳遞，稍微粗心大意，極有可能給工作帶來極大的被動或不良影響。一份有時間安排的重要文件，如果文秘人員疏忽，沒有及時傳遞，或者當做一般閱知文件傳遞，會導致事項不能及時進行安排部署，對企業或單位造成嚴重影響。

除此之外，文秘人員還需要甘于奉獻，腳踏實地地做好本職工作。辦公室的工作需要在繁雜瑣碎的事情中完成，需要有吃苦耐勞和奉獻的精神[2]。

3 提高辦公室文秘工作質量和水平有效策略

3.1 提高多層次的協調溝通以及管理能力

辦公室文秘需要發揮好“上傳下達”的中樞樞紐作用，要重視自身的組織協調能力，并且不斷強化這種能力，能夠協調好領導和各部門之間的信息傳達以及相關工作，同時也要對工作關系進行及時有效的處理。要提高多層次的協調溝通及管理能力就需要提高自己的調查研究能力、執行力、快速反映能力、語言和文字表達能力以及組織協調能力等。

具體來說，可以建立有效工作溝通的基本流程，比如對于信息的傳達，需要讓信息接收者明確捕捉到關鍵點，及時進行反饋；當任務日期快達到的時間及時進行提醒，對于相關人員要進行匯報總結，不僅是自己的上級領導，也要對其他人有一個工作上的反饋。對于工作執行中需要具備有效溝通，首先是對指令的傳達，要遵循相關流程，對于錯誤要及時發現并糾正。

要做好協調以及管理工作需要把握立足全局，將每一件事情的輕重緩急有所區分，這樣面對工作上的問題思考會更加全面、更加深刻，從大局出發，統攬全局；還要擺正自己的位置，作為一個協調者，交代工作的時候要講究策略，不能一味用一些指示性和命令性的話語，容易引起他人的反感，需要充分運用語言藝術的魅力，語言不能太急、太硬；除此之外還要注意一些細小問題，在工作的協調和管理中嚴謹細致，格外重視細小事情，避免嚴重問題的出現。

3.2 開展文秘技能培訓

作為辦公室的文秘，需要不斷地提升自身的綜合素質水平和專業技能知識，要系統地學習相關理論，才能提升自己的工作質量和水平。所以要及時組織辦公室文秘進行培訓，不僅有職業培訓，包括國家最新的政策法規、辦公室的內部信息學習以及文秘專業職能，也要推動文秘緊跟時代發展的潮流，及時了解新聞訊息，同時也要提升道德素質要求，促進文秘人員有更高的道德素質標準，以更加優秀的工作態度和奉獻的精神投入到辦公室工作當中，對待工作認真嚴謹，切記懶散敷衍了事。定期培訓還應該包括辦公室的相關條例和規章制度，在遵守規范的前提下提升辦公室文秘的工作質量和水平。

除了定期組織和開展培訓之外，也需要對文秘定期進行考核。考核的內容首先是培訓過程中的要點，目的是在于考察文秘人員是否真的認真學習了相關知識和專業技能。辦公室文秘作為一個中樞聯系紐帶，他們的工作技能水平決定了整個企業和單位的工作質量和行政水平。所以要定期考核文秘的專業水平，學習如何提高自身的工作技能，例如有效區分和整理辦公文件的方法、關于辦公室文字工作的課程等。通過考核評估，結合綜合性的考量，較為優秀的辦公室文秘人員可以獲得相應的晉升，辦公室也可以推選出一到兩名的優秀文秘人員，激發文秘積極投入到工作中并不斷完善自身，取得工作水平上的提升。

3.3 提升文秘人員的辦事能力

通過上述定期考核與培訓，奠定了文秘人員扎實的專業工作技能基礎。首先是要處理好上下級的協調工作，作為整個單位的中樞聯系樞紐，一定要將上級的工作意圖和精神傳達給下級人員，認真履行上級的工作安排，不能誤解了領導的意圖，同時也要形成自己的工作思路，脈絡清晰地去完成每一項工作。如果發現工作中的問題，即時與領導進行溝通和協調，也可以提出自己的一些意見，這都是為了避免工作上出現嚴重的問題。第二是要對工作進行合理規劃。文秘人員的工作量大，要處理事情繁瑣，要做到不遺漏工作內容必須要有一個合理的規劃，避免工作內容上的重復。在開始工作之前，文秘人員可以按照自己的實際工作經驗和辦公室狀況來預計可能要完成的工作內容以及需要的時間，做好工作規劃，保證每一項工作有條不紊地展開[3]。

4 結語

辦公室在企業和單位中占據了重要地位，在當前的時代下必須要提高辦公室文秘工作質量和水平，對辦公室文秘工作不斷進行創新和完善，建立激勵制度、定期對文秘進行培訓與考核，提高文秘人員的實際辦事能力，對企業和單位的發展和運轉提供強有力的支持。