淺談辦公室秘書工作效率的提高策略

李元源

國網四川雅安電力（集團）股份有限公司 四川雅安 625000

現階段，隨著經濟社會的進步以及現代企業制度的構建，各大企事業單位的用人標準越高越高。企業秘書若想在競爭激烈的職場占據一席之地，必須不斷提高自身行政工作水平。

1 提升辦公室秘書人員工作水平的重要性及其原則

1.1 重要性

辦公室是企業管理及行政人員辦公的重要場地，由于每天需要承接多樣化的行政管理工作，所以工作量一般都很大，既要及時向各層工作者下達領導的任務及命令，而且還要將各部門的具體工作狀況向上級匯報，需要充分做好每個細節。同時，辦公室秘書人員還應當科學地分配好各項工作事宜，有效地協調企業內部相關工作人員的關系，此外，還應當處理好企業外部交易、經濟方面的業務。因此，辦公室秘書人員自身的工作水平在企業運行中發揮不可或缺的作用，相關管理者必須對此給予高度重視[1]。

1.2 工作原則

辦公室秘書人員必須認真遵循所在企業制定的工作原則，具體內容如下：其一，對上級發布的任務及命令必須嚴格執行，讓企業內部上下級之間形成有效的溝通，擅于協調上下級的關系，確保企業各項工作健康、有序地運行。其二，竭力提升自身的職業素養及專業技能，結合具體情況有效地安排辦公室工作，提升整體辦公效率與質量。其三，保持良好的秘書職業道德，面對繁多、復雜的辦公室工作，都要耐心、認真地完成，遵守企業相關的辦事制度工作。

2 辦公室秘書工作效率的提高策略

2.1 培養秘書人員的創新能力

創新是一個國家、企業長盛不衰的重要驅動力。部分人員對辦公室的秘書工作形成了思想的誤區，他們認為秘書的工作很死板，只要嚴格遵守企業規定，按部就班執行就可以。然而，辦公室秘書工作并非像設想的那樣簡單。秘書人員也要從思維、工作方面不斷地創新。從秘書工作方式的視角分析，為了盡快取締低效率的辦公方式，一定要對工作方式加以改進、優化，充分發揮工作人員的創新思維，探索一種高效的辦公模式，提升企業整體的辦公質量與水平。為了激發秘書人員的創新思維，管理者可以采取以下措施：其一，對辦公室秘書人員的意識、行為適當放寬約束，促進其勇于創新，同時，做好各級人員的溝通，構建輕松的創新氛圍；其二，企業領導人員要有效地發揮模范作用，積極地學習先進企業的新興的辦公理念及工作方式，對企業的辦公室秘書人員予以工作的指導或啟發。

2.2 樹立價值觀念，強化服務意識

2.2.1 樹立創新意識。作為辦公室秘書人員，要順應時代發展趨勢，切實轉變思想觀念，創新工作模式，并深度剖析本職工作的內涵，通過總結實踐經驗優化工作手段，全身心的投入工作。同時還需提高自身工作衡量標準，客觀認知個體的綜合能力，充分發揮秘書人員的職能優勢，實現自身經濟價值與工作崗位價值的統一。

2.2.2 強化風險意識。作為企事業單位的秘書人員，應深刻認知辦公室在企業運營體系中發揮著重要作用，積極倡導愛崗敬業精神，嚴格遵守行業的職業規范，為基層工作傾注充沛的情感。在實際工作過程中，由衷的關心體貼每一位員工，盡可能的了解職工的心理變化與生活近況，為其提供必要的幫助，消除其后顧之憂，為企事業單位的運營創造有利條件。此外，秘書人員還要強化工作作風，顧全大局，在事件處理過程中，綜合考量多方面的制約因素，將負面影響降到最低水平。且高度參與公益奉獻活動，實現集體利益與個人利益的協調統一。

2.3 提升文字功底

現代化企業辦公室秘書工作的最基本要求就是具備扎實的文字功底。因而，企業辦公室秘書文字功底的提高需要從以下幾個方面入手：首先，辦公室秘書在日常工作中要細心觀察寫作的特點與方式，對多樣的作品結構與格式進行全面透徹的分析，掌握與了解作品后將其轉化為自身的寫作素材[2]。其次，企業辦公室秘書要做好充足的思想準備工作，在接到上級領導的寫作任務后要快速準備材料與素材，盡早完成上級領導交代的工作任務。

2.4 提高技術素養

現階段隨著科學信息技術的進步與經濟社會的發展，企業秘書原有的工作模式已經遠遠不能滿足現代化企業的實際發展訴求。因此，提高企業辦公室秘書的工作技術水平變得尤為重要。首先，企業在對辦公室秘書進行招聘時要將更多的關注點放在其職業素養與現代化工作水平層面，入職后還應該定期開展現代化技術水平培訓。其次，企業的相關領導人員還應該定期在內部對秘書的電腦操作技術、電子郵件查收與發送、信息查閱等技能進行考核，對現代化辦公技術水平較高的秘書進行相應的獎勵與表揚，對于那些工作技能較低的人員進行處罰與批評，促使秘書在權責一致的條件下不斷提高自身的技術素養[3]。

2.5 提高思想政治素質

只有具備良好思想政治素質，秘書人員才能做好行政管理工作。要堅定的政治立場和政治態度，在政治上、思想上、行動上與黨中央保持高度一致。要有較強的政治識別能力，毫不動搖地堅持黨的路線、方針、政策，按黨的要求做好各項工作。要有較高的遵守紀律的自覺性，必須高度自覺的嚴格要求和約束自己，加強黨性修養、堅定理想信念、保持優良作風。

3 結語

總之，辦公室是企業管理者、行政工作者重要的辦公環境。秘書人員工作質量及水平的提升對企業整體發展而言具有重要的促進作用。因此，企業的管理者必須對此保持高度的重視，構建良好的獎懲制度，激發職工的創新思維，強化專業知識及技能的培訓，提升辦公室秘書工作水平。