淺談檔案管理中的電子檔案管理

劉龍

內蒙古準格爾旗婦幼保健院 內蒙古鄂爾多斯 010300

隨著我國經濟不斷的發展，科技不斷的進步，信息化已經越來越明顯，那么對于檔案管理這一方面來說，電子檔案的出現也是必然的，它的出現能夠讓檔案管理更加的規范化，對管理的內容能夠更加的精準化，同時在管理效率這一方面也得到了大大的提升，相比于以往的紙質檔案管理來說，它有著不可忽視的優勢存在，但是由于發展的還不夠完善，電子檔案管理在一些方面還存在不足之處有待我們的解決。

1 電子檔案的基本要求

1.1 完整性

電子檔案與其他文書檔案一樣，由于組織機構不同，制言語主、發文、收文、整理的要求亦有所不同；由于行業不同，規格、形式、期限、組盤的方式亦有所不同：由于專業技術水平不同，有關人員知識、技能、方法的標準亦有所不同。而且在基建、設備、科研、房地產等領域，內部文件、外來文件、審批文件、評審驗收文件，經常處于滾動狀態，如不及時整理歸檔，可能會使信息資料失散，造成檔案不完整。特別是電子管理部門立體交叉，工作人員結構復雜，管理形式多樣，也會導致電子檔案的不完整，針對以上情況，我們必須提高認識，端正態度，采取有效措施，確保電子檔案的完整性[1]。

1.2 原始性

電子檔案不同于紙質檔案材料，電子檔案的生成往往是“由實變虛”致使“原始狀態”失真，尤其是在電子檔案的生成、傳輸、接收、儲存的過程中，它既是原始的，又是復制的，它不同于紙質檔案的原始性。各種各類的電子文書檔案，特別是制作磁盤、光盤、磁帶、影像時必須保證電子檔案的原始性。

1.3 真實性

電子檔案可被原樣復制，亦可在復印中變質，而且被修改后不會留下痕跡，所以在電子檔案建立、檢查過程中必須保證其真實性。電子檔案極易失真，這不是電子文件本身的缺陷，而是在形成電子檔案的過程中，采取的方式、方法、軟件、格式不同，因此，信息內容“出錯”的概率會高于傳統檔案。

1.4 安全性

電子檔案的數據、文字、影像極易被非法操作更改，容易被“黑客”擊傷，可被隨意篡改信息，這些都會直接損害電子檔案的安全性，而且磁盤、磁帶的支持體，也易產生靜電，直接影響信息再現，出現不安全問題，吸引塵埃導致卷曲、磁粉脫離、磨損生霉等。因而，必須保證電子檔案的安全性。

2 電子檔案管理的優勢

相較于傳統的紙質檔案管理。電子檔案在檔案查詢信息查詢及檔案的提取方面節省了大量的人力物力，提高了管理檔案的效率。檔案用戶可以更快地獲取檔案中的要點和重要信息，為檔案用戶提供全方位、多角度的信息服務。同時，電子檔案管理的使用減輕了檔案歸檔、檢索和查閱的困難，檔案管理者依靠檔案管理系統就能實時了解檔案信息，提高了檔案管理的效率。傳統的紙質檔案管理不僅繁瑣、復雜，而且在發生火災等不可抗力的情況下，存在丟失檔案的風險。電子檔案通過信息網絡存儲數據，通過建立高效、完整的檔案管理系統，使歸檔過程方便快捷，通過不同的網絡媒體存儲數據，有效防止數據在不可抗力的情況下丟失的情況。它保證了檔案的完整性和永久性。在查閱機密文件電子檔案時，需要提供相應證明手續，能夠有效防止重要信息外泄，保障機密文件等一些特殊文件的安全。

3 電子檔案管理的對策

3.1 確保電子檔案的信息網絡安全

為確保電子文件的安全性，避免電子檔案信息在傳輸、存儲、查閱過程中出現信息泄露的現象，涉密等重要的電子文件應重點進行標注并進行嚴格的審批程序[2]。在收集電子文件的過程中，應確保傳輸電子檔案的信息網絡的安全性，通過相對安全的單位局域網進行傳輸、整理，防止一些重要文件存在泄露、滅失的風險。同時，檔案管理部門應配備專門的檔案設備維護人員，負責檔案管理系統及設備的日常維護工作，及時更新檔案管理系統、確保檔案從傳輸到儲存整個過程的連續性、完整性。保障電子檔案安全完整儲存的同時，建立健全電子檔案管理制度。

3.2 培養電子檔案管理技術人才

隨著信息網絡技術不斷滲透到檔案管理的日常管理工作中，電子檔案歸檔過程工作任務重，對電子歸檔系統不熟悉等現象制約了電子檔案管理的開展。電子檔案管理人才的缺乏已經成為影響電子檔案管理工作進程發展的一個重要因素。檔案管理人才的匱乏導致了電子檔案管理止步不前，培養掌握先進信息技術的檔案管理人員，是電子檔案管理穩步發展發展的關鍵。因此，檔案管理部門應挑選符合條件的人員。對他們進行專項技術培訓，熟系掌握電子檔案管理系統，熟練電子檔案操作流程。同時，轉變思想也是電子檔案管理工作正確開展的關鍵。可以通過開展有關電子檔案宣講會，幫助一些不能及時轉變管理思路的管理人員正確認識電子檔案管理的重要性。設立切實有效的電子檔案管理制度，并要求管理人員嚴格遵循，管理制度的有關規定科學合理的使用管理設備進行點在檔案的管理，同時應加強對電子檔案管理人員的管理，對于一些故意或重大過失毀損電子檔案，致使電子檔案毀損、滅失的行為，給予相應的處罰。逐漸規范電子檔案的管理[3]。

4 結語

電子檔案的出現是肯定以及必然的，因為隨著科技的不斷發展，紙質檔案已經不能再適應當今社會的需要，電子檔案應運而生，并且在將來還會發揮出不可估量的作用，所以對電子檔案進行更加規范的管理是迫切需要的，讓其能夠揚長避短是當下我們所需要解決的問題。本文通過四方面的闡述，希望工作人員能對電子檔案管理工作提高重視，盡快完善、改進電子檔案管理中存在的問題，制定相應的法律、法規，讓電子檔案這種形式能更好的服務于大眾。