大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理初探

段康莉

（重慶旗能電鋁有限公司，重慶 401420）

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理的變化

（一）檔案管理由封閉走向開放

傳統(tǒng)的檔案管理工作主要在封閉的檔案館開展，主要載體為紙質(zhì)檔案，所以說傳統(tǒng)的檔案管理工作具有很強(qiáng)的封閉性。隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步與發(fā)展，檔案管理部門的信息資源種類逐漸多樣，新增網(wǎng)絡(luò)型資源以及數(shù)據(jù)庫等虛擬信息資源。同時(shí)《中華人民共和國政府信息公開條例》頒布實(shí)施，以往封閉的檔案管理工作逐漸走向開放。

（二）檔案管理工作從靜態(tài)轉(zhuǎn)向動態(tài)

在以往的檔案管理工作中，主要是業(yè)務(wù)部門將各種形式的檔案流轉(zhuǎn)到檔案管理部門。之后檔案管理部門對這些資料進(jìn)行整理和錄入。在這種模式下檔案信息資源缺乏共享性和整合度相對靜態(tài)。應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)后，檔案管理工作中涉及的數(shù)據(jù)信息等在交換整合分析過程中打破了時(shí)間與空間的限制，提升了信息的集成度，優(yōu)化了信息管理的結(jié)構(gòu)。并且使檔案信息流與要素流在各個(gè)不同機(jī)構(gòu)檔案與各個(gè)數(shù)據(jù)庫之間動態(tài)轉(zhuǎn)變。

（三）檔案管理工作從網(wǎng)絡(luò)化向數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)變

檔案網(wǎng)絡(luò)化主要是指檔案管理工作局限于檔案所屬的部門，具有行業(yè)范圍限制。在這種情況下，檔案管理工作機(jī)制為：定人、定崗、定責(zé)。這種工作機(jī)制存在一定的缺陷，集成度低，工作效率不高。而大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理工作中應(yīng)用之后，檔案管理工作呈現(xiàn)出數(shù)字化的特點(diǎn)，各個(gè)不同部門的檔案與各個(gè)不同行業(yè)的檔案資源能夠?qū)崿F(xiàn)自由流動，并且在檔案管理工作中能夠隨時(shí)對這些數(shù)據(jù)資料進(jìn)行移動式收集，最終實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)利用一體化。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理工作存在的問題（以人社檔案為例）

（一）人社檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)需要進(jìn)一步提高

在人設(shè)檔案管理工作中硬件設(shè)施非常重要，直接影響著檔案管理工作的效率與水平。現(xiàn)階段部分基層社保單位在檔案管理工作中依然采用傳統(tǒng)的手工記錄方式開展工作。而大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用離不開硬件的支持，所以要重視基層基礎(chǔ)設(shè)施的配置。

（二）人社檔案管理制度不完善

我國社保業(yè)務(wù)開展較晚目前社保相關(guān)的法律法規(guī)還不完善。雖然相繼頒布過一些相關(guān)法律法規(guī)，但是針對檔案管理方面的法規(guī)很少。這就導(dǎo)致人社檔案管理工作缺乏制度保障。另外，相關(guān)單位不重視社保檔案管理工作，多疑相關(guān)制度一直不完善，缺乏健全的監(jiān)督機(jī)制。這樣會嚴(yán)重影響人社檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

（三）人社檔案管理工作人員綜合能力有待提升

在人社檔案管理工作中工作人員為主體，相關(guān)工作人員的工作能力直接影響著管理工作的整體水平。但是現(xiàn)階段人社檔案管理工作缺乏專業(yè)的工作人員，大部分工作人員缺乏檔案管理專業(yè)知識。更明顯的一個(gè)問題是，相關(guān)工作人員的信息處理能力較低，這就無法實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)技術(shù)在管理工作中的應(yīng)用。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代下提升檔案管理水平的措施

（一）提升對檔案管理工作的重視度

不論在什么時(shí)候想要提升檔案管理水平都需要先樹立檔案意識，重視檔案管理工作。檔案管理相關(guān)單位必須要認(rèn)識到檔案管理工作的重要性與必要性。同時(shí)要認(rèn)識到大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理工作中應(yīng)用的意義，要將檔案管理工作納入重點(diǎn)工作范圍。

（二）不斷完善檔案管理制度

在檔案管理工作中制度的建設(shè)和完善十分重要，提升檔案管理工作規(guī)范性的前提。所以各單位/企業(yè)要結(jié)合大數(shù)據(jù)時(shí)代下對檔案管理工作提出的新要求，結(jié)合實(shí)際的檔案管理工作對現(xiàn)有管理制度進(jìn)行梳理和完善。同時(shí)要針對數(shù)字化檔案管理工作建立個(gè)性化制度規(guī)范，從而為檔案管理工作人員提供制度規(guī)范。除此之外，還可以建立檔案工作人員考核機(jī)制和相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制，以此提升檔案管理工作人員的工作積極性與創(chuàng)造性。

（三）檔案信息化建設(shè)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理方式必然要做出一些改變，相關(guān)部門要加快電子檔案的轉(zhuǎn)換進(jìn)程。可以尋求第三方專業(yè)機(jī)構(gòu)的幫助實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)換，從而實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化。并且利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對電子檔案進(jìn)行分類，編碼以及歸檔。此外，還要采取有效措施不斷促進(jìn)紙質(zhì)檔案與電子檔案管理服務(wù)的一體化進(jìn)程。可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)建立檔案資源數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)各個(gè)部門之間檔案數(shù)據(jù)的共享。這樣不僅能夠提升檔案管理工作水平，還能夠充分發(fā)揮檔案的大數(shù)據(jù)價(jià)值。

（四）提升檔案管理人員的綜合水平

單位/企業(yè)要重視檔案管理的人才培養(yǎng)，可以根據(jù)實(shí)際情況引進(jìn)專業(yè)人才。同時(shí)要重視現(xiàn)有檔案管理工作人員的培養(yǎng)，定期組織培訓(xùn)讓相關(guān)工作人員參加。加強(qiáng)大數(shù)據(jù)技術(shù)的普及與培訓(xùn)，提升檔案管理工作人員信息處理能力。從而打造一支高水平的檔案管理人才隊(duì)伍，提升檔案管理工作水平。

四、結(jié)束語

綜上所述，有關(guān)部門必須要做好檔案管理工作。大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)對各個(gè)行業(yè)影響深遠(yuǎn)，檔案管理工作也需要不斷進(jìn)步，以此達(dá)到大數(shù)據(jù)時(shí)代對檔案管理工作提出的新要求。本文首先對大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理工作的特點(diǎn)進(jìn)行了說明；其次分析了以人社檔案為例，在檔案管理工作中存在的問題，最后提出了有效措施。希望通過以上分析能夠有效提升檔案管理工作水平。