人事檔案管理中存在的問題及對(duì)策

荊蕾

（內(nèi)蒙古自治區(qū)氣象局財(cái)務(wù)核算中心，內(nèi)蒙古 呼和浩特 010051）

一、人事檔案管理工作中存在的問題

（一）有些部門和單位對(duì)檔案管理的重視程度不夠

由于一些歷史遺留下來的情況導(dǎo)致了很多部門和單位對(duì)于人事檔案的收集和管理出現(xiàn)了相對(duì)不夠重視的情況。很多時(shí)候這些單位或者部門只是收集幾個(gè)基本的人事檔案內(nèi)容，比如家庭出身，政治面貌、社會(huì)關(guān)系和受教育程度，而對(duì)于其他一些比如繼續(xù)受教育程度，征信情況等情況記載的往往不夠，而有的時(shí)候因?yàn)榕侣闊瑘D省事，甚至還存在著用人但是不建檔的情況。這樣的人事檔案信息已經(jīng)很難再滿足現(xiàn)在的社會(huì)需要，更沒有辦法滿足社會(huì)對(duì)人力資源發(fā)展的信息需求。

（二）人事檔案管理相關(guān)規(guī)定不完善不健全

在當(dāng)前的人事檔案管理工作中，有一些部門和單位對(duì)人事檔案的管理工作沒有能夠及時(shí)建立起與之相適應(yīng)的相關(guān)規(guī)定，很多時(shí)候?qū)τ谌耸聶n案的管理體系和制度規(guī)定都是套用國(guó)家制定的檔案管理規(guī)定的內(nèi)容，而各個(gè)部門和單位是沒有根據(jù)各自的需求或者是情況制定相應(yīng)的檔案管理制度。這就導(dǎo)致很多時(shí)候檔案的管理工作不到位不及時(shí)，收集相關(guān)信息不完善等情況。

（三）人事檔案管理的科學(xué)信息化水平相對(duì)較低

人事檔案管理因?yàn)槠涔ぷ餍再|(zhì)的特殊性，平時(shí)的工作量是非常的大的，而且對(duì)工作的質(zhì)量要求也很高，而現(xiàn)在很多部門和單位的檔案管理還停留在原始的手工錄入和整理階段，這就導(dǎo)致人事檔案管理容易出現(xiàn)偏差，錄入和歸檔不及時(shí)，有時(shí)候甚至出現(xiàn)整理不完整的情況，而人事檔案整理過程耗費(fèi)的時(shí)間也較長(zhǎng)，不利于人事檔案的及時(shí)查閱和調(diào)取，這就要求對(duì)人事檔案管理工作要提高工作的科學(xué)化，包括專業(yè)的檔案管理軟件和聯(lián)網(wǎng)機(jī)制，讓人事檔案管理可以更規(guī)范更系統(tǒng)化。

二、人事檔案管理問題的對(duì)策

（一）要用立法手段規(guī)范檔案管理工作，同時(shí)也要確定全國(guó)檔案管理統(tǒng)一化的思想。通過對(duì)管理檔案工作的法律法規(guī)的制定，并且在檔案管理工作中對(duì)相關(guān)規(guī)定進(jìn)行切實(shí)的執(zhí)行，也可以在單位或者部門的具體工作中根據(jù)法律法規(guī)的方向制定具體的執(zhí)行制度，目前國(guó)家已經(jīng)針對(duì)人事檔案的管理制定了《人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》等法律法規(guī)，對(duì)人事檔案管理工作做出規(guī)范化的管理，對(duì)檔案管理行業(yè)進(jìn)行有效的監(jiān)督和管理，力求保護(hù)好人事檔案的個(gè)人隱私不被泄露和損毀。

（二）對(duì)人事檔案進(jìn)行分類管理，可以根據(jù)檔案的類型、收取時(shí)間等方式進(jìn)行人事檔案的分類管理，根據(jù)已經(jīng)頒布的有關(guān)人事檔案管理的相關(guān)法律規(guī)定，將國(guó)家公務(wù)員的檔案統(tǒng)一交由組織人事的部門按各自的管理權(quán)限進(jìn)行管理；而其他類型的檔案，則可以將以前的相對(duì)限制解除，統(tǒng)一交由政府的人事部門或者是所屬的人才交流機(jī)構(gòu)進(jìn)行統(tǒng)一的合并管理。

（三）對(duì)人事檔案建立信用檔案體系，在征信體系的建立上，要明確各個(gè)部門及相關(guān)單位的關(guān)系，包括公安、銀行、工商、稅務(wù)、民政、法院、企業(yè)之間的統(tǒng)籌關(guān)系，將收集到的信用記錄及時(shí)的歸納入檔，向人事檔案的相關(guān)部門提供真實(shí)可靠的征信證明資料。建立起各部門聯(lián)動(dòng)的聯(lián)合征信，做到各單位各部門之間的資源共享。對(duì)人事檔案管理做出強(qiáng)制規(guī)定，對(duì)于需要?dú)w納入檔的材料和各單位或者個(gè)人提供的材料，或者其他需要提供資信證明的材料要強(qiáng)制歸檔，逐步地建立起檔案管理機(jī)構(gòu)的征信權(quán)威。

（四）人事檔案管理機(jī)構(gòu)實(shí)行許可證并進(jìn)行年度檢查，對(duì)人事檔案管理的軟件和硬件制定相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，并加強(qiáng)平時(shí)的檢查力度；要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)的檔案管理知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)于通過培訓(xùn)的人員頒發(fā)資格證書，定期地對(duì)檔案管理人員進(jìn)行考試，讓檔案管理人員的管理知識(shí)和管理能力不斷提高，實(shí)行統(tǒng)一的行業(yè)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和服務(wù)準(zhǔn)則。

（五）利用現(xiàn)代化的管理手段，促進(jìn)人事檔案管理工作可以做到與時(shí)俱進(jìn)，讓管理人員從不斷的學(xué)習(xí)中掌握更多的現(xiàn)代化檔案管理的知識(shí)和理論，將新的技術(shù)更好的運(yùn)用到檔案管理工作中去，開發(fā)和利用新的管理手段，向人事檔案管理工作部門和單位加大財(cái)政和人力的投入。對(duì)人事檔案的管理實(shí)施動(dòng)態(tài)的管理和維護(hù)，加快研制和開發(fā)人事檔案管理專用軟件，實(shí)行檔案管理數(shù)字化和檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，更好的通過科技手段建立健全人才的信息收集和后續(xù)的反饋跟蹤工作。更多地注重研究人事檔案管理用戶的各種不同需求，做到可以有針對(duì)性地提供個(gè)性化人事檔案服務(wù)。

三、小結(jié)

人事檔案是對(duì)每個(gè)人成長(zhǎng)經(jīng)歷持續(xù)記錄的重要載體，包括個(gè)人的工作經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力和平時(shí)的工作業(yè)績(jī)都進(jìn)行了全面的記載，承載著個(gè)人最原始的憑證材料，是今后用人單位與組織人事部門對(duì)個(gè)人進(jìn)行考察和了解的重要信息來源和評(píng)價(jià)依據(jù)，可以說是決定一個(gè)人今后工作走向和發(fā)展前景的重要工具。人事檔案管理社會(huì)化就是要求圍繞人事檔案工作所開展的人事認(rèn)定、人事爭(zhēng)議、人事流動(dòng)、檔案保管等必須讓渡給擬定建設(shè)或是已有的社會(huì)中介機(jī)構(gòu)——人事事務(wù)所、人才交流中心或者公民文件中心等，讓公共權(quán)力機(jī)構(gòu)或公共事業(yè)單位與公共雇員“袖手旁觀”，從而充分實(shí)現(xiàn)社會(huì)的“人事代理”和公共管理。只有做到檔案管理工作與現(xiàn)代的社會(huì)需要相適應(yīng)，更多地注重人事檔案管理工作的服務(wù)性，才可以更好地做好檔案管理工作，更好地突出檔案工作的重要價(jià)值。做好人事檔案管理制度的改革，必然可以讓人事檔案管理工作煥發(fā)出新的生級(jí)和活力，就一定可以讓社會(huì)生活中關(guān)于檔案問題產(chǎn)生的阻力和障礙不攻自破，就可以為社會(huì)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供更加強(qiáng)大的動(dòng)力和保障。