論工程檔案信息化建設的必要性

蘭春莉

豐都縣旅游產業開發服務中心 重慶 408200

從工程立項之初，要經歷開工前資料、施工質量資料、施工過程資料、竣工資料、必要時增補資料、建筑工程質量監督存檔資料等工程文檔，且檔案資料的收集、整理都是由不同的單位或部門來完成，這就為工程檔案的完整收集帶來了一定的難度，那么信息化建設的出現無疑為工程檔案的收集、保存等工作帶來簡便的同時大大提高了工作效率。

1 工程檔案信息化建設的必要性

在工程建設的過程中，會形成許多的數據、聲音、視頻、圖片、表格以及文字等材料，這些材料記載了工程在規劃、施工、設計、管理和運行等多個環節的基礎信息，這些工程檔案是反映建筑工程質量和工作質量的重要依據，是評定建筑工程等級的重要依據，也是單位工程以后維修、擴建、改造、更新的重要檔案。傳統工程檔案管理的主要對象是紙質以及照片，并且所有工程檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管以及統計等工作都是由人工完成，整個檔案的處理過程非常繁瑣和浪費時間，極大的工作量使得檔案并不能得到有效的整理利用，這也是絕大部分工程檔案被閑置浪費的主要原因[1]。實現工程檔案管理信息化，項目檔案管理員工便可從繁重的手工勞動中解脫出來，從而把工作重點和主要精力轉向對信息資料的收集、提供、分析和更細致的日常管理工作，從而提高項目工程檔案管理的工作效率。工程檔案形成周期長、涉及部門多，工程建設的基層人員又存在極大的流動性，導致大量的工程檔案資料并沒有被重視，在形成之后不久就被隨意丟棄，檔案的收集、整理和歸檔方面都因為缺乏足夠的意識而漏洞百出，導致項目竣工后工程檔案資料沒能夠收集和歸檔不夠徹底的情況，基本無法實現歸檔后的再利用。如果將工程檔案進行信息化處理，可以確保網絡化和實時進行檔案管理，檔案內容將會逐漸標準化、規范化、數字化，脫離了區域和時間的限制，可以按照相關的要求來匯總、分類和統計檔案文件，而且，能夠在企業或者單位的內部網絡中共享檔案數據信息，提高檔案借閱查詢的容易程度，從而讓檔案管理部門的工作效率和效果得到明顯的改善，讓檔案借閱人員能夠享受到高端品質的檔案信息服務。

2 改善工程檔案信息化的相應措施

2.1 廣泛收集相關資料

檔案收集是基礎工作，只有將相關資料收集及時、齊全、完整，日后的整理歸檔才能順利開展。（1）明確收集范圍。區分涉及建設項目資料與竣工文件兩個定義，建設項目資料是指建設項目在立項、審批、招投標、勘察設計、施工、監理及竣工驗收過程中形成的不同載體的文字、圖表、聲像等資料。竣工文件是建設項目竣工驗收后，需要向接管單位及檔案管理部門移交歸檔的建設項目資料。2.分清各方責任。做好資料的收集工作就必須弄清建設單位、參建單位、檔案部門這三方在整個項目建設資料形成過程中的責任。建設單位應建立健全檔案、資料和竣工文件編制與管理的相關規章制度。確保文件資料的完整性[2]。（3）工作同步進行。為保證建設項目資料具有有效的查考利用價值和完備的質量責任追溯功能，在建設項目資料的形成、收集工作中要做到“三同步”，即布置施工任務與布置竣工文件編制同步，工程施工進展與竣工文件形成積累同步，工程驗收與竣工文件驗收同步。（4）提高保管條件。設立專門機構，指定專人對相關資料進行監督、檢查、指導，保證資料收集齊全。如遇工作變動時，及時做好接替、交接工作，做到人走、資料不走不漏，確保資料的完整性和連續性。

2.2 認真做好資料整理

將收集來的資料按照歸檔要求進行整理，既不能破壞資料之間的聯系，又根據專業合理劃分，方便查閱者利用。（1）提高編制質量。資料整理按照齊全完整、內容準確、系統配套、整潔規范的原則，文件資料、圖紙全部收齊，各項簽字蓋章齊全，具備法律效力；真實記述和準確反映建設過程和竣工時的工程客觀實際，各項技術數據翔實可靠，竣工圖紙做到“圖物相符”；建設項目內各專業內容，每個單位工程內文件資料、圖紙的各項內容連續完整；裝訂整齊、美觀，卷內目錄內容清楚，圖表整潔，圖樣規范，圖紙打印及藍曬線條清晰、反差良好。（2）掌握組卷方法。首先，把握基本原則。組卷過程中，要遵循文件的自然形成規律和成套性的特點，保持卷內文件的有機聯系，合理組成保管單位。掌握具體方法，按綜合、線路、路基、橋梁、涵渠等專業進行劃分。其次，組成若干個保管單位。組成保管單位時應考慮建設（運營）單位維修管轄區段，不是一個管轄區段的工程不能組在一起[3]。（3）合理排列裝訂。主要是指文字資料的整理工作。一是對文字資料進行排序。按照檔案部門的有關規定，將收集好的資料排序，便于查找利用。二是對文字資料進行裝訂。控制資料裝訂的厚度，因為科技檔案盒厚度為25、30、40和50mm4種，所以裝訂厚度要控制在15至25毫米之間；裝訂的方向規定為向上或向左，方便查閱；在資料的左側打4個眼，用棉線裝訂。更有利于延長資料的使用壽命。4.做好圖紙整理。圖紙分為藍圖和底圖兩部分。一是藍圖整理。竣工圖紙一般散裝在盒內，不裝訂。竣工圖折疊尺寸為297×210mm，為便于查閱，要求將圖紙先折成210毫米手風琴式，然后再折成297mm。二是底圖整理。整理程序基本與藍圖一致，但底圖材料的特殊性決定它了不能折疊，將每卷底圖用牛皮紙包扎、棉線捆扎[4]。

3 結語

本文嘗試分析工程檔案管理工作的重要性和必要性，針對當前應用的傳統檔案管理工作存在的問題提出相應的解決措施，以求達到提高工程檔案管理水平的目的，讓工程檔案資源得到更加充分的應用，并且節約了大量的人力和物力，更好地促進了未來工程檔案管理工作的發展。