辦公自動(dòng)化中的計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用

文/聶飛

所謂的辦公自動(dòng)化，其實(shí)就是講目前階段新進(jìn)的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)運(yùn)用到企業(yè)的辦公系統(tǒng)中，進(jìn)而已達(dá)到提高企業(yè)辦公效率的目的，同時(shí)，還能極大程度的對(duì)企業(yè)的人力資源進(jìn)行解放。隨著時(shí)代的發(fā)展進(jìn)步，各大企業(yè)都開始著手于辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的發(fā)展建設(shè)，對(duì)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行更加廣泛的應(yīng)用，傳統(tǒng)辦公中難以解決的問(wèn)題，也隨著辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的完善，變得越來(lái)越容易解決，不僅使得企業(yè)辦公的效率以及質(zhì)量得到了極大地提升，同時(shí)還極大程度的降低了企業(yè)的經(jīng)營(yíng)成本，進(jìn)而為企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)。

1 辦公自動(dòng)化的含義以及重要性分析

1.1 辦公自動(dòng)化的含義

所謂的辦公自動(dòng)化（Off ice Automation，簡(jiǎn)稱OA），其實(shí)就是將先進(jìn)的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)運(yùn)用到企業(yè)的辦公中，有效的提高相關(guān)工作人員的工作效率，為企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)。結(jié)合辦公自動(dòng)化的實(shí)際發(fā)展情況，我們可以將其分為以下幾個(gè)模塊，即文件審批、協(xié)同辦公、公文處理、電子論壇、項(xiàng)目計(jì)劃、溝通工具、會(huì)議管理、人力管理等等，可以說(shuō)這些方面的工作基本上涵蓋了企業(yè)發(fā)展中的所用辦公工作，當(dāng)然也并不是說(shuō)上述模塊是一成不變的，企業(yè)在實(shí)際的發(fā)展中往往需要結(jié)合自身的實(shí)際情況制定更適合自身的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。相比于傳統(tǒng)落后的辦公模式，自動(dòng)化辦公具有更加開放、嚴(yán)密、高效的優(yōu)點(diǎn)。

1.2 辦公自動(dòng)化的重要性分析

隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的快速發(fā)展完善，目前階段，我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入了一個(gè)全新的時(shí)代，即信息化時(shí)代。在企業(yè)的辦公中，最重要的就是準(zhǔn)確高效，及時(shí)的對(duì)企業(yè)發(fā)展所需的各種信息進(jìn)行有效的收集處理，也只有這樣，才能確保企業(yè)能夠在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中占據(jù)有利的地位。但是傳統(tǒng)落后的辦公模式卻很難達(dá)到這一點(diǎn)要求，而且往往還需要浪費(fèi)大量的人力資源。因此要想實(shí)現(xiàn)企業(yè)更好地發(fā)展，必須要使得辦公向著自動(dòng)化方向發(fā)展，利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)對(duì)其辦公模式進(jìn)行優(yōu)化完善，進(jìn)而對(duì)企業(yè)的信息收集處理效率進(jìn)行有效的提升，有效的實(shí)現(xiàn)企業(yè)發(fā)展過(guò)程中內(nèi)部資源的有效共享，為其發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)。

2 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用分析

2.1 計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的出現(xiàn)為自動(dòng)化辦公系統(tǒng)提供了更加多樣化的軟件資源

在企業(yè)的發(fā)展過(guò)程中，所謂的自動(dòng)化辦公，其實(shí)就是主要進(jìn)行相關(guān)信息的檢索、傳輸以及處理工作，可以說(shuō)要想更好地進(jìn)行這些工作，必須要依助于計(jì)算機(jī)進(jìn)行，傳統(tǒng)的辦公模式下，是很難進(jìn)行這些工作的。因此，相對(duì)來(lái)說(shuō)，無(wú)論是計(jì)算機(jī)的硬件設(shè)施又或者軟件資源都是企業(yè)自動(dòng)化辦公系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中必不可缺少的組成。其中企業(yè)辦公自動(dòng)化的專用軟件，主要包括以下幾種，即設(shè)備管理軟件、整理管理軟件等。而比較通用的軟件則主要包括圖形以及文字處理軟件等，這些軟件在企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)發(fā)展中都有著至關(guān)重要的影響。

2.2 企業(yè)辦公文檔管理工作的自動(dòng)化

在企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的發(fā)展建設(shè)過(guò)程中，最重要的一項(xiàng)工作就是相關(guān)的自動(dòng)化文檔管理，將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到傳統(tǒng)的文檔管理工作中，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行相關(guān)辦公文件的批復(fù)以及審閱，不僅可以對(duì)企業(yè)的辦公效率進(jìn)行有效的提升，而且相關(guān)文檔的操作時(shí)間以及修改批復(fù)痕跡也能得到保留。在實(shí)際的工作中，人們受到文件時(shí)，首先需要對(duì)文檔進(jìn)行登記，然后發(fā)送給相關(guān)的工作人員，進(jìn)行文檔的保存，后續(xù)人們需要對(duì)著文檔進(jìn)行查看時(shí)，只需要打開電腦就行。

2.3 企業(yè)辦公流程的優(yōu)化管理

在企業(yè)辦公自動(dòng)化中，首先需要做的一項(xiàng)工作就是要對(duì)相關(guān)的辦公流程進(jìn)行優(yōu)化完善，對(duì)企業(yè)各個(gè)部門以及各個(gè)崗位之間的工作進(jìn)行有效的協(xié)調(diào)，最終達(dá)到提升企業(yè)人力、物力和財(cái)力等資源的利用率，對(duì)企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力進(jìn)行有效的提升。而且將計(jì)算機(jī)信息計(jì)算運(yùn)用到企業(yè)的自動(dòng)化辦公中，還能對(duì)人為的失誤進(jìn)行有效的控制，對(duì)各項(xiàng)資源的利用進(jìn)行更加優(yōu)化的配置。

2.4 企業(yè)辦公自動(dòng)化信息平臺(tái)的構(gòu)建

目前階段，隨著時(shí)代的發(fā)展進(jìn)步，很多的企業(yè)都開始構(gòu)建先進(jìn)的信息交流發(fā)布平臺(tái)，使得相關(guān)的工作人員能夠在信息平臺(tái)進(jìn)行各種信息的交流探討，能夠極大程度的節(jié)省工作人員的時(shí)間，有效的實(shí)現(xiàn)資源的共享。除此之外，互聯(lián)網(wǎng)信息平臺(tái)的構(gòu)建，還可以為企業(yè)員工提供相關(guān)的規(guī)章制度、法律法規(guī)以及企業(yè)的文化內(nèi)涵，進(jìn)而為企業(yè)的發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，傳統(tǒng)落后的辦公模式已經(jīng)不能滿足時(shí)代的發(fā)展需求，相關(guān)的管理部門必須要及時(shí)的對(duì)其進(jìn)行改革完善，才能對(duì)企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力進(jìn)行有效的提升，進(jìn)而使得企業(yè)能夠激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中占據(jù)有利的地位。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的出現(xiàn)可以說(shuō)很好地彌補(bǔ)了傳統(tǒng)辦公中存在的問(wèn)題，不僅使得相關(guān)工作人員的工作效率得到了很大的提升，同時(shí)也使得相關(guān)的辦公變得更加科學(xué)準(zhǔn)確。而伴隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的快速發(fā)展完善，再不久的將來(lái)，計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用只會(huì)變得更加廣泛，使得企業(yè)的自動(dòng)化辦公系統(tǒng)變得更加完善，進(jìn)而對(duì)企業(yè)發(fā)展的經(jīng)濟(jì)效益進(jìn)行有效的提升。