云技術(shù)中檔案資源共享與管理體系構(gòu)建

文/王雅喆

在科技飛速發(fā)展的時(shí)代背景下，各行業(yè)領(lǐng)域開始重視專項(xiàng)科技的應(yīng)用與升級(jí)，以此提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理工作水平。云技術(shù)就是當(dāng)前應(yīng)用技術(shù)中的一種常用技術(shù)，將其應(yīng)用于檔案資源管理工作中能夠促進(jìn)信息資源共享的實(shí)現(xiàn)，同時(shí)還可以為檔案管理體系的構(gòu)建提供良好的技術(shù)支持，對(duì)于企事業(yè)單位檔案管理工作的順利進(jìn)行具有重要的意義。

1 關(guān)于云技術(shù)的簡(jiǎn)要介紹

云技術(shù)屬于當(dāng)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與傳統(tǒng)計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行結(jié)合發(fā)展而來的技術(shù)成果，可以提供以網(wǎng)絡(luò)的方式便捷地訪問可定制式的共享計(jì)算資源池的一種模式，能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)信息的共享，其重點(diǎn)在于技術(shù)服務(wù)與資源的動(dòng)態(tài)配置。云技術(shù)的運(yùn)行原理主要為：在數(shù)量龐大的分布型計(jì)算機(jī)上進(jìn)行數(shù)據(jù)信息的計(jì)算，使得數(shù)據(jù)中心管理和運(yùn)行方式與互聯(lián)網(wǎng)運(yùn)行方式相似，根據(jù)具體操作要求將數(shù)據(jù)信息轉(zhuǎn)換到各應(yīng)用中，并且訪問存儲(chǔ)體系與計(jì)算機(jī)獲得目標(biāo)資源。云技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)主要體現(xiàn)在以下方面：首先，規(guī)模龐大。例如當(dāng)下盛行的谷歌，其云服務(wù)器數(shù)量超過百萬，大大提高了計(jì)算能力。其次是虛擬化。通過云技術(shù)的應(yīng)用能夠確保任何位置的用戶都可以得到相應(yīng)服務(wù)，只要具備移動(dòng)或PC終端以及通常的網(wǎng)絡(luò)即可實(shí)現(xiàn)信息的查詢，而無需掌握云技術(shù)服務(wù)的位置信息。再次，可靠性。通過計(jì)算節(jié)點(diǎn)的互換及多副本數(shù)據(jù)的容錯(cuò)等有效保證技術(shù)應(yīng)用過程的可靠性。第四，共享性。信息共享為云技術(shù)的主要特點(diǎn)，可以同時(shí)對(duì)多應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行支持。第五，高容量。云技術(shù)的應(yīng)用屬于一種動(dòng)態(tài)性的服務(wù)，可以結(jié)合用戶要求對(duì)信息容量進(jìn)行靈活伸縮。最后是成本低的優(yōu)勢(shì)。用戶結(jié)合具體需求支付相應(yīng)費(fèi)用即可享受信息服務(wù)，無需以投資的方式購(gòu)買軟件。

2 檔案資源共享中云技術(shù)的應(yīng)用

2.1 對(duì)檔案資源數(shù)據(jù)進(jìn)行云存儲(chǔ)

在云技術(shù)支持下，檔案管理部門可結(jié)合服務(wù)需求選擇合適的云端服務(wù)商，將非涉密信息交給對(duì)方并簽署信息安保協(xié)議，對(duì)檔案資源實(shí)施云端存儲(chǔ)，便于用戶進(jìn)行查閱。針對(duì)需保密文件則可存儲(chǔ)于私有云中，對(duì)信息安全加以保障。

2.2 構(gòu)建檔案管理云服務(wù)平臺(tái)

應(yīng)用虛擬技術(shù)建立以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為媒介的資源管理平臺(tái)，集中相關(guān)數(shù)據(jù)信息構(gòu)建信息池，結(jié)合服務(wù)方式對(duì)用戶開放。

2.3 構(gòu)建檔案館際間云技術(shù)服務(wù)體系

全面整合各地區(qū)檔案信息資源館數(shù)據(jù)平臺(tái)，借助公用云的途徑在各個(gè)檔案館間建立聯(lián)系并進(jìn)行信息化資源的整合，構(gòu)建檔案館際間云技術(shù)服務(wù)體系，提高信息共享的靈活性水平。

3 構(gòu)建檔案資源管理體系中面臨的主要問題

3.1 建設(shè)資金不足

資金是構(gòu)建信息化資源管理體系的重要基礎(chǔ)，由于云技術(shù)的應(yīng)用對(duì)配套基礎(chǔ)設(shè)施具有嚴(yán)格的要求，一定要確保設(shè)備的質(zhì)量。但目前很多單位部門專項(xiàng)資金投入力度不足，專項(xiàng)建設(shè)資金短缺，尤其是那些經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)地區(qū)，根本無法確保信息化設(shè)備的完善，對(duì)檔案管理信息化產(chǎn)生不好的影響。

3.2 信息化建設(shè)意識(shí)有待提高

部分單位領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)檔案管理信息化建設(shè)工作的重要意義缺乏正確認(rèn)識(shí)，對(duì)于信息化建設(shè)缺乏科學(xué)、合理規(guī)劃，致使檔案管理過程中容易出現(xiàn)信息丟失及信息整合力度不足等問題，無法滿足當(dāng)代檔案管理工作需求。

3.3 缺乏有效的橫向交流

我國(guó)地區(qū)間經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平存在明顯差異，相關(guān)單位檔案管理信息化建設(shè)水平參差不齊，尤其是在自動(dòng)化管理檔案館的建設(shè)程度上參差不齊，不利于檔案館際間云技術(shù)服務(wù)體系的建立，對(duì)于各信息化檔案館之間的橫向交流造成了阻力。

4 完善信息化檔案管理體系的方案

4.1 提高專項(xiàng)資金投入力度

為了能夠確保檔案管理信息化建設(shè)水平，各單位應(yīng)結(jié)合自身實(shí)際情況適當(dāng)提高專項(xiàng)資金投入力度，完善技術(shù)應(yīng)用與引進(jìn)，保證計(jì)算機(jī)等配套設(shè)備的質(zhì)量，為云技術(shù)的有效應(yīng)用奠定基礎(chǔ)。政府方面也發(fā)揮政策性作用，對(duì)我國(guó)經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)地區(qū)給予一定的資金支持，使其檔案管理信息化建設(shè)水平與其他地區(qū)持平，促使檔案管理信息化建設(shè)整體水平的提高。

4.2 明確檔案管理信息化的作用

單位領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)充分發(fā)揮帶頭作用，對(duì)檔案管理信息化平臺(tái)的作用進(jìn)行正確認(rèn)識(shí)，對(duì)該項(xiàng)工作給予應(yīng)用的重視，引導(dǎo)相關(guān)部門積極配合。同時(shí)，對(duì)檔案管理信息化平臺(tái)的建設(shè)工作進(jìn)行合理規(guī)劃，使其能夠較好地服務(wù)于事業(yè)單位，服務(wù)于社會(huì)。

4.3 建立完善的技術(shù)支持與用戶管理體系

對(duì)于云技術(shù)的應(yīng)用，確保檔案信息的安全性為第一要?jiǎng)?wù)，而云存儲(chǔ)是多租戶對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行共享，需對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)信息實(shí)施必要的隔離，提高信息安全性。服務(wù)商方面對(duì)不同用戶分配獨(dú)立的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)空間、訪問管控對(duì)策、存儲(chǔ)對(duì)策及訪問日志文件等。信息化檔案館則應(yīng)確保館藏資源的定期備份和保存。還應(yīng)構(gòu)建完善的用戶管理體系，對(duì)訪問檔案資源的用戶設(shè)置權(quán)限，用戶在通過身份審核的條件下才能夠進(jìn)入檔案系統(tǒng)。同時(shí)做好管理員權(quán)限管理，將秘鑰和系統(tǒng)管理權(quán)限分別交給不同管理員負(fù)責(zé)，避免泄露信息的風(fēng)險(xiǎn)。

4.4 構(gòu)建完善的制度保障體系

加強(qiáng)技術(shù)應(yīng)用分析，結(jié)合單位發(fā)展實(shí)際制定完善的信息化檔案資源管理工作制度保障體系，以信息化檔案資源共享服務(wù)為中心研究相關(guān)技術(shù)應(yīng)用及管理標(biāo)準(zhǔn)，在管理平臺(tái)建設(shè)中提前做好科學(xué)規(guī)劃，對(duì)各地區(qū)統(tǒng)籌華建設(shè)進(jìn)行充分考慮，建立相對(duì)統(tǒng)一的資源共享指標(biāo)，確保數(shù)字化檔案館資源信息能夠無障礙地實(shí)現(xiàn)云共享目標(biāo)。

5 結(jié)語(yǔ)

隨著科技的發(fā)展，借助云技術(shù)的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行信息化檔案資源共享與管理體系的建設(shè)依然成為事業(yè)單位新時(shí)代背景下的發(fā)展趨勢(shì)，各主管部門應(yīng)正確認(rèn)識(shí)信息化檔案資源信息系統(tǒng)平臺(tái)及對(duì)應(yīng)管理體系的重要意義，結(jié)合自身發(fā)展實(shí)際采取合理的技術(shù)措施促進(jìn)信息化建設(shè)，從而更好地發(fā)揮檔案管理工作的社會(huì)價(jià)值。