試論“互聯網+”時代事業單位檔案管理創新

解美麗

摘? ?要：“互聯網+”時代對社會各行各業都產生了深遠影響。事業單位檔案管理工作中，應用信息化手段，已經成為一種必然趨勢。運用信息化檔案管理方法，能夠提高事業單位檔案管理工作效率，促進信息資源共享，進而提高事業單位整體的信息化水平，更好的實現公共服務職能。

關鍵詞：互聯網+? 事業單位? 檔案管理

中圖分類號：G271? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻標識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號：1674-098X（2019）07（a）-0179-02

信息化技術手段的應用，已經極大的改變了事業單位的辦公模式。充分運用信息化技術進行檔案管理創新，不但可以提高事業單位信息化水平，同時也能夠提高信息資源的利用效率，進而提高事業單位的公共服務職能。本文通過對事業單位檔案管理工作中存在問題的分析，深入探索和研究解決辦法，從而使事業單位檔案管理工作能夠有效開展。

1? 信息化檔案管理的內涵

信息化檔案是區別于傳統紙質檔案的一種檔案記錄形式。信息化檔案是以電子數據形式，儲存于信息化媒介中的。信息化檔案的使用，避免了傳統檔案分類檢索時間長，檔案保管易出現丟失、損毀，檔案存儲占用大量空間，檔案查詢無法快速傳遞等問題，還解決了傳統檔案無法被多個使用部門共享的問題。而在“互聯網+”背景下，信息技術在事業單位檔案管理工作中廣泛使用，實現了檔案信息的安全存儲，并提高了檔案管理和使用效率。

2? “互聯網+”時代事業單位檔案管理創新的意義

2.1 實現檔案信息資源共享

信息化檔案管理創新能夠在事業單位管理中實現資源共享。通過互聯網的數據傳輸功能，能夠及時地將檔案數據進行提交、報送、傳遞、瀏覽、下載。信息化檔案數據可以通過自動化辦公系統實現數據的分類存儲，實現了傳統檔案管理向信息化檔案管理的轉化[1]。不同使用部門不再依靠傳統的借閱、抄錄等方式進行檔案信息查詢，通過互聯網技術，使各使用者可以實現同時間、不同地點對檔案數據的使用要求，避免了原始檔案每次只能滿足單一使用者需要的弊端。

2.2 提高檔案管理工作效率

通過信息化檔案管理模式，可以有效的減少檔案管理人員的工作量，降低傳統人工管理中易出錯等問題。通過信息化檔案管理平臺，實現了檔案信息的智能化收集和自動檢索，為檔案管理工作節約了大量時間。通過信息化檔案管理平臺，管理工作均通過計算機程序處理，有效的避免了檔案信息存在差錯情況。電子檔案的歸檔工作也不再需要人工完成，而是通過信息化技術進行不同種類檔案的存儲分類，極大的方便了管理者對檔案的有效管理。

3? 事業單位檔案管理中出現的問題

3.1 信息化管理水平較低

由于事業單位的發展，使得電子檔案文件數量增多，傳統的檔案管理模式無法適應這種新形式的檔案管理內容。雖然事業單位也通過掃描等技術，提高電子檔案的處理速度，但這遠遠不能達到信息化檔案管理的需要[2]。目前的掃描技術仍然需要人工進行，速度慢、效率低。信息化管理在事業單位中貫徹程度仍然較低，不利于信息化管理工作的切實開展。一些單位的信息化檔案管理工作沒有得到重視，信息化檔案管理機制建設不完善，沒有專門的管理制度保障，使得信息化管理水平較低。

3.2 信息化管理風險性高

互聯網給檔案管理工作帶來便利的同時，也不能忽視其存在的風險因素。如果不能夠有效應對互聯網給管理工作帶來的風險，將嚴重影響事業單位的檔案管理安全。例如，用于存儲電子檔案的計算機媒介，在網絡環境中易遭受電腦病毒的感染以及黑客等的入侵，從而導致電子檔案被損害或者被盜取，嚴重威脅事業單位的檔案安全。由于一部分事業單位的檔案帶有保密性質，一但數據泄露，將給國家造成無法挽回的損失[3]。部分檔案管理人員安全意識薄弱，信息化技術水平較低，也給事業單位檔案管理的安全造成了一定的影響。

3.3 信息資源利用率低

事業單位檔案是一項重要的資源，可以為事業單位的決策工作提供信息數據支持，也能夠幫助事業單位進行工作情況的歸納和總結，進而積累工作經驗。目前很多事業單位沒有充分重視起檔案信息資源的利用，降低了檔案的價值，不利于事業單位的進步和發展。

4? “互聯網+”時代事業單位檔案管理創新的途徑

4.1 加強事業單位檔案管理數字化進程

事業單位對于傳統檔案的管理，主要是通過設立專門的檔案室，將紙質檔案分類保存。在傳統檔案的收集、歸納、整理、保存、檢索等過程，都是通過檔案管理員人工操作完成，影響了檔案管理的效率。在“互聯網+”時代，充分運用信息化的技術手段，創新事業單位的檔案管理模式，從而使信息化檔案管理系統能夠真正發揮其作用。事業單位可以與專業化的信息技術企業建立合作關系，通過專業化的電子信息服務，增進檔案管理的數字化進程。利用專業的技術服務和數據支持，完善自身的信息化檔案管理平臺建設，通過購買專業的掃描軟件和設備，進行傳統檔案的批量掃描，高效地將紙質數據轉化為電子數據。在檔案管理中，設置合理的記錄方式，將電子數據形成的每一個環節進行記錄，并將紙質檔案與電子檔案相關聯，實現信息化檔案的線上和線下同步管理。

4.2 做好信息化檔案管理的安全保障

事業單位檔案管理工作，要時刻注重信息化檔案的安全保障。首先，要對單位的網絡環境進行實時監控和保護。運用專業的防火墻技術保證網絡不被惡意攻擊，使用功能全面的專業殺毒軟件定期對計算機等設備進行病毒查殺，以保證數據不被感染損壞。電子數據文件要及時進行備份，避免數據丟失。其次，要限制信息化檔案管理平臺的訪問權限。建立嚴格的管理流程和制度，設置檔案管理專人專崗，保證電子檔案管理的嚴謹性和獨立性。對于檔案使用部門的使用，要嚴格審批授權機制，避免信息化檔案系統被非法訪問，從而保證系統的安全性。最后，建立訪問記錄機制。用戶登錄到信息化檔案系統的時間、地點、使用的設備號以及進行的操作，都要在系統內進行留痕登記，幫助檔案管理人員進行事后追蹤。

4.3 構建信息化檔案數據庫

事業單位應加強對檔案信息的利用率，通過信息化檔案管理平臺，實現檔案數據管理的科學化使用。通過不斷加大信息化軟件及硬件的投入，利用先進的信息化手段，加強事業單位檔案管理創新。通過對檔案信息數據庫的建立，可以實現檔案信息的集中統一管理，從而實現信息資源的整合利用。數據庫信息要隨著檔案信息的變更進行及時更新，保證數據資源的精確性。數據庫要以滿足使用為前提，為滿足公共服務功能，設置專門的應用模塊，便于公共領域的信息查詢。例如，政府所屬事業單位，承擔著重要的公共服務職能，如醫療保險管理機構等，其信息數據庫就要將公用信息與政務信息相結合，實現電子數據的廣泛、有效應用，從而增強信息資源的利用率。

5? 結語

“互聯網+”環境背景下，事業單位檔案管理必然會受到信息化進程的影響。通過信息化技術的普遍應用，使事業單位檔案管理工作有了長足的進步與發展。同時也要重視其中存在的問題，通過不斷加強檔案管理的數字化進程、完善電子檔案的安全化管理途徑、構建綜合信息化數據庫，使事業單位的檔案管理能夠實現效率化，電子檔案的存儲和使用安全化，檔案信息資源的應用更加廣泛化，從而提高事業單位檔案管理工作的科學化發展。

參考文獻

[1] 孫靖靖.“互聯網+黨建”視域下高校檔案管理策略研究[J].蘭臺世界，2019（5）：67-69.

[2] 遲永生.“互聯網+”時代檔案管理特征及創新策略[J].牡丹江教育學院學報，2019（4）：79-80.

[3] 唐越.“互聯網+”時代檔案數據管理面臨的機遇與挑戰[J].辦公室業務，2019（8）：121.