現代化檔案管理路徑分析

毛麗

摘 要：隨著新時代的不斷發展變化，現代化檔案管理的要求也越來越高，檔案管理關系著個人及單位的發展，對于個人或單位而言具有重要作用，因此研究現代化檔案管理路徑具有重要意義。本文筆者從“信息化檔案管理制度、標準化檔案歸檔制度、全面化硬件設施制度”三點出發，對現代化檔案管理路徑進行初步的分析與探討。

關鍵詞：現代化 檔案管理

科學技術推動了各項檔案管理的發展進程，使得檔案管理進入了現代化階段，與傳統檔案管理不同，科技背景下的檔案管理呈現出了很多新的特點;數字化的信息形態，對設備的依賴性、信息與載體的相分離性、信息的易更改性、信息的共享性等等。因此，必須要建立一個完備的檔案信息數據庫。其次在發展信息化檔案管理的同時也應保護好紙質檔案，因為很多檔案無法通過信息化技術保存，它更需要紙質檔案才能表里清楚，因此要構建標準化檔案歸檔制度，最后要根據黨和國家關于檔案管理儲存的法律法規建設全面化檔案管理硬件設施。

一、信息化檔案管理制度

信息化檔案管理的應用要從檔案管理工作人員的信息素養和信息設施建設方面入手進行總體性的管理和發展，首先是檔案管理工作人員的信息素養要通過系統培訓、自主學習等方式進行提升，這一點可與制度化管理設施建設相融合，學校領導可將檔案管理制度的建設與學校信息課程建設聯合到一起，學校領導可以要求本校內信息教師對本校信息化建設貢獻力量。另外可以撥出一定的資金強化信息化檔案管理的路徑，同時對于紙質檔案的管理協調工作也要同步使用信息化管理建設，如部分檔案需要進行網上信息報備，則有學校檔案管理員統一管理，而個人的相關信息檔案可在手機上進行查閱和分析，但是值得強調是的是個人檔案信息查閱時必須要輸入個人身份證號或者個人手機驗證碼，同時檔案界面也應有學校水印等，從而保障檔案管理的保密性。另外，學校要關注檔案信息化檔案管理工作的開發性，可以與相關軟件工作合作進行研發和實行相應的軟件設施管理，強化企業檔案管理的數字化和電子化的步伐。

二、標準化檔案歸檔制度

完善和推進載體檔案的歸檔制度需要做到聲相檔案與電子檔案為紙質檔案做后背與補充。檔案管理的重要性不言而喻，各級單位應指定專人負責照片、錄音、錄像等聲像材料和電子文件的收集、整理、歸檔工作。工程建設重要階段、重大事件及事故必須要有完整的聲像材料歸檔。歸檔的聲像材料均應標注事由、時間、地點、人物、作者等內容。

另外，檔案管理方面要建立起專業化隊伍，如要強化考核機制的運行與監督，要求相關檔案管理人員必須要設立初審、復審、層層把關簽字的工作要求，按照不合格不接收的原則，保證檔案達到接收標準。同時，嚴防借機造假、涂改、抽取替換材料，杜絕檔案丟失、損毀等情況發生，可以從制度化管理、人員學習調配、人員培訓發展等角度全面深化檔案管理專業化發展的腳步。同時聲像檔案管理要注重檔案管理的科學系，檔案管理工作人員的信息素養要通過系統培訓、自主學習等方式進行提升，這一點可與制度化管理設施建設相融合，各部門檔案管理領導要與工程部門領導進行協商制定信息化檔案管理職能，對于紙質檔案的管理協調工作要同步適合社信息化檔案管理，如部分檔案管理需要進行網上信息報備時，由相關部門直接對接檔案管理部門，防止檔案管理中重要信息的泄露。

三、全面化硬件設施制度

在硬件設施建設和軟件設施建設上也要加大制度化管理路徑，對于檔案管理室的評定更要建立嚴格的規章制度，包括人事檔案的提取、入檔等，可以建立相應的考核機制，完善硬件設施建設的同時也完善軟件設施，通過硬件制度加上思想意識來強化檔案管理的程度，致力于學校人事檔案管理的本質問題上入手，人事檔案工作者還應充分認識學校體制和管理體制改革后檔案工作的新特點，探索出學校檔案管理的新模式。

受辦公樓老舊、可利用空間有限等因素影響，暫時無法完全實現檔案庫房面積達到國家標準及要求。因此，檔案管理總體負責人要要求各部門檔案管理負責人對部門單位辦公場所的調整、置換，統籌謀劃和介入，切實做好檔案庫房、檔案整理室、閱檔室和檔案人員辦公室建等四個方面的建設，對于檔案管理信息平臺的漏洞等要及時地找相關技術人員進行修補，避免出現干部檔案管理盜用或者修改的安全問題。另外，檔案室的管理應用要選擇具有防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫的建設標準，加快配置庫房的設施設備，確保達到國家標準。硬件設施建設要同步軟件設施建設從各個方面進行系統優化，最終保障國有企業干部人事檔案管理路徑的全面深化與個性。

總之，檔案管理工作職能的轉變要回歸到檔案管理工作的本質上，檔案管理工作作為服務意識上的工作，現代化檔案管理的路徑選擇一方面需要應用到實際管理工作中，一方面需要落實到服務意識中，只有依據時代背景不斷變化的檔案管理才會更符合現代化檔案管理要求。

參考文獻

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