軟件機器人在企業醫療費用報銷流程中的應用

文/何偉玲

1 概述

醫療費用報銷頻繁、重復、枯燥，數量大、耗時多，數據準確性無法保障，造成資源的再投入，進而影響財務工作整體的質量提升。工作量、時間成本與人力成本之間的矛盾日益突出,迫切需要新技術提高效率來減輕醫療報賬人員的負擔。針對此類價值不高的工作環節，軟件機器人可以完美地取代人力的投入，高效完成重復性高并且有邏輯性的工作。通過人工智能、RPA技術解脫簡單勞動，解決電力企業中業務處理高度重復、業務工作量大、業務處理時間緊迫等問題,將人力釋放到更深層次的創造性工作,對促進企業精益管理水平的提升,提升財務管理中的工作效能，具有重大的現實意義和必要性。

2 現狀分析

醫療費用是民生焦點,職工及離退休人員每年發生的門診、住院醫療單據、報銷頻率、費用管控業務量呈上升趨勢，給醫療費用報賬人員帶來巨大的壓力。醫療報賬業務手工操作量大，每月需要打勞動力集中戰，安排大量員工對上千張醫療票據進行手工識別、整理、統計以及核查校驗。數據處理以及制單效率不高，數據準確性無法保障，且出現賬單數據不一致、單號與憑證混淆的退單循環問題，對業務處理時效和服務品質都帶來了負面影響。

3 軟件機器人的亮點

軟件機器人應用于企業醫療費用報銷可以從優勢和效益兩方面來分析本研發的亮點。

3.1 軟件機器人的應用優勢

替代醫療費用報銷流程中重復性的手工操作；根據明確的規則進行無差別化的業務處理,消除人的不穩定因素影響；機器人處理業務準確率較高,差錯率較低,顯著提高了企業醫療費用報銷的效率和效果。通過持續重復進程，減少人為錯誤，緩解企業交付風險。并且能自動生成風險預警,從根本上降低電力企業有可能面臨的財務風險。機器人作業的每一個步驟可被監控和記錄，可為后續的業務處理異常提供審計證據；采用非侵入性,不影響原有IT基礎架構的模式。

3.2 軟件機器人的應用給企業帶來的效益

管理效益：用軟件機器人替代人工完成日益增加的復雜、繁瑣的工作,將業務人員從大量重復性勞動中解放出來,大量的人力得到釋放,轉而投入到更深層的、更有意義的企業財務戰略方向的工作中去,有助于人財物等資源重新整合，有助于企業將人力資源投入更高價值的工作上。軟件機器人的應用加速了業務處理的速度,加快了業務的流轉,提高了業務數據質量。

經濟效益：軟件機器人的業務處理效率比人工普遍快12倍，可以滿足特殊業務在極短時間內完成的高效性要求。軟件機器人可以全天候待命作業，可以在晚上等非繁忙階段執行業務處理，不影響正常的工作。可以全天候365d、24h不間斷工作，可以不受工作量等重擔的影響，始終保持著高昂的工作激情。

4 核心功能

（1）處理重復性工作的軟件程序，這些程序可以模擬和替代手工作業。

（2）有明確的規則操作,對應流程中有明確的、可被數據化的觸發指令和輸入,并保持對規則的高度嚴肅性。

（3）在用戶界面運行，以外掛的形式部署在現有系統上，通過用戶業務界面自行進行應用數據獲取，而不必為現有系統添加新的調用接口，不會影響企業原有的IT基礎架構以及財務流程。

（4）復制人機交互行為，模擬常規業務，文字模版代填。

（5）提供較強的管控能力及審核能力，所有流程步驟都能夠做到詳細、實時的記錄及追蹤。

（6）機器人運行及控制中心，提供機器人運行效率報表及效果分析視圖。

（7）實現多頁面表單信息集中展現自動化，業務受理流程自動化。

5 整體框架

主要依托員工操作過程的錄屏數據、操作行為文本數據的采集，從而實現自動化、智能化的行為分析，使用流程可視化設計工具對流程進行設計配置，通過機器人管理、流程管理及任務管理，執行許多預先制定的流程自動化方案,并模擬人工操作來完成人的工作，將這些重復且枯燥的工作程序自動化，進一步提升工作效率、提高合規性。

整體的功能框架，實現了基礎數據的采集，從而為業務分析及人員行為分析服務，從而兼顧了后續大數據分析的發展需要，加入了從安全、應用、維護、開發等各種場景數據，從而實現整體數據的全面分析，實現全面的智能分析手段，提供更智能、更自動化的輔助工具。根據機器人流程自動化程序的管理、運行過程和結果，通過報表及視圖的方式展現機器人流程自動化運行情況，同時,機器人在完成任務的每個步驟都可以被監控和記錄,從而用作審計證據已滿足法律合規的需求。

6 具體實施內容

醫療費用報銷業務包含票據初審、票據粘貼、報銷金額統計、制作憑證、費用稽核、票據審批、票據掃描、數據錄入、賬務核算等環節。根據發票總金額、發票自費金額，自動統計報銷基數、報銷金額，自動生成補充醫療保險門診補助填報單，自動生成銀行報盤。保障數據的準確性、規范性，簡化工作，縮短報帳結算時間，節約人力成本。人工操作需要1小時的工作量，軟件機器人僅需5分鐘，報帳結算每月節省了130小時，提高了相當于原來12倍的工作效率，極大地提升管理效率，發揮了信息化對行政辦公精益化管理的助推器作用。

軟件機器人實施的醫療費用報帳過程被細分為五大部分：數據采集與處理，報表生成、制作填報單及憑證，銀行報盤生成，附件處理，財務系統數據錄入及提交。其中，數據采集過程是與本地數據的交互（員工信息、銀行信息、開票信息、財務信息等），報表生成過程是處理補助填報單及報表匯總，而數據提交過程是與財務系統的交互過程（登錄、數據填寫、提交等動作）。

6.1 數據準備

（1）啟動軟件機器人，通過腳本的預定義，機器人自動打開事先維護好的Excel文件，獲取業務基礎數據及員工信息；

（2）根據發票總金額、發票自費金額，按照員工身份證號碼、銀行名稱、銀行帳號以及員工狀態等信息進行自動統計，統計歷史累計基數、本次報銷基數、報銷金額、實報金額；

（3）并自動判斷員工報銷金額是否超出報銷范圍，根據設定的標準，自動計算標準內以及標準外相應報銷比例的金額，自動通過設定好的規則進行調整。經過每條明細項之間的計算，再按照條目明細一一對應的填入匯總的Excel表中；

（4）補全費用數據，新增、分列、明細匯總統計，機器人將處理好的數據放到統一的文件夾，由業務人員進行審查（或干預）。

6.2 自動生成報表、補助填報單及制作憑證

（1）自動打開醫療費用明細表及員工信息表，獲取相應的數據信息，對票據進行整理和分類，根據員工的醫療情況分別選擇對應的醫療保險補助填報單模板（包括一般門診填報單、特殊門診填報單、住院填報單）；

（2）根據設定的腳本，對財務數據進行處理和相關計算，按日期和明細數據自動生成相應人員的當筆補充醫療保險補助填報單，包括累計報銷金額、已報銷累計次數、發票單據數、發票總金額、自費金額；

（3）自動統計歷史基數，自動判斷是否超出補助限額，自動判斷計算限額3000元及以下報銷基數、3000元及以上報銷基數、建國前參加工作退休老工人的報銷基數等等，分別按員工姓名統一存儲在預設的文件夾下；

（4）批量完成后，自動制作憑證，批量打印填報單，打印明細表及統計表。

6.3 自動生成銀行報盤

自動打開醫療費用明細表，根據設定的腳本，調用相應的員工數據，按日期和明細數據填入報盤模板，自動生成銀行報盤，包括銀行帳號、實發金額、基數等。

6.4 附件處理

票據、填報單、憑證等附件粘貼后，按照銀行報盤的員工姓名順序整理，依次疊放，按順序掃描。機器人獲取銀行報盤的員工姓名，將指定的文件夾下的掃描件，依次自動將掃描件按順序重命名為對應的員工姓名。

6.5 財務系統數據提交

（1）軟件機器人自動打開財務系統，并自動登錄帳號，進入報賬平臺的費用報銷管理模塊，同時打開Excel費用明細表，讀取信息，獲取業務報賬數據進行數據處理發起。

（2）對應每個員工的明細項逐條填表錄入賬務系統，包括每個員工的費用報銷單、費用明細、借款核銷等相關數據信息項。

（3）自動識別員工的借款信息，自動核銷歷史借款，自動提取指定文件夾對應員工的附件并上傳系統，在不對財務系統做任何調整的情況下完成系統間的數據錄入。

（4）錄入完整保存數據之后與源數據進行自動校驗，校驗之后提交，自動傳遞給財務審核人，記錄處理結果，并對工作結果展現，郵件通知填報結果，關閉退出。

7 結束語

軟件機器人與醫療費用報銷管理的結合,將大大改善電力企業財務報銷管理的現狀，為報銷管理提供更為穩健的企業資金安全，增強企業內部醫療費用報銷管理工作的效率，規范財務內部管理，使財務工作更加精益化、專業化，使電力企業向信息化、數字化、智能化轉型。